صد نکته برای برگزاری جلسات حرفه ای

دکترمازیارمیر محقق و‌پژوهشگر

ایران تهران اندیشکده خرداد 1398

صد نکته طلایی برای برگزاری جلسات حرفه‌ای و کاربردی
نوشته:دکتر مازیار میر، محقق و پژوهشگر

مقدمه
در دنیای پرسرعت کسب‌وکار امروز،جلسات به ستون فقرات تصمیم‌گیری و هم‌افزایی تبدیل شده‌اند. با این حال، بسیاری از جلسات به جای ایجاد ارزش، به کابوسی برای وقت و انرژی شرکت‌کنندگان مبدل می‌شوند. این نوشتار با گردآوری صد نکته کلیدی و بین‌المللی، راهنمایی برای تبدیل جلسات از اتلاف وقت به موتور محرک بهره‌وری و نوآوری است.

بخش نخست

پیش از جلسه

۱. هدف واضح: دقیقاً مشخص کنید هدف از برگزاری جلسه چیست. “تصمیم‌گیری”، “ایده‌پردازی” یا “اطلاع‌رسانی”؟
۲.ضرورت برگزاری: از خود بپرسید “آیا این جلسه واقعاً ضروری است؟” بسیاری از موضوعات را می‌توان با یک ایمیل یا پیام کوتاه حل کرد.
۳.دستور جلسه دقیق: دستورجلسه‌ای روشن و مبتنی بر اقدام تهیه کنید. هر آیتم باید هدفمند باشد.
۴.انتخاب هوشمندانه شرکت‌کنندگان: فقط افرادی را دعوت کنید که حضورشان برای تحقق هدف جلسه حیاتی است. “هرچه جمعیت بیشتر، بازدهی کمتر.”
۵.ارسال به موقع مدارک: تمام اسناد و پیش‌خوانش‌ها را حداقل ۲۴ ساعت قبل از جلسه برای شرکت‌کنندگان ارسال کنید.
۶.تعیین زمان‌دار جلسه: جلسات کوتاه‌تر معمولاً متمرکزتر و مؤثرتر هستند. جلسات را به صورت پیش‌فرض ۲۵ یا ۵۰ دقیقه‌ای برنامه‌ریزی کنید تا زمان استراحت بین جلسات فراهم شود.
۷.انتخاب مکان مناسب: محیطی را انتخاب کنید که با هدف جلسه همخوانی داشته باشد. یک جلسه طوفان فکری به فضایی متفاوت از یک جلسه بررسی مالی نیاز دارد.
۸.بررسی فناوری: برای جلسات مجازی، از عملکرد صحیح نرم‌افزار، صدا و اینترنت اطمینان حاصل کنید.
۹.تعیین نقش‌ها: مسئولیت‌هایی مانند “مدیر جلسه”، “ثبت‌کننده مصوبات” و “نگهدارنده زمان” را از قبل تعیین کنید.
۱۰.تعیین خروجی مورد انتظار: مشخص کنید که در پایان جلسه چه نتیجه‌ای باید حاصل شود (مثلاً یک لیست از تصمیمات گرفته‌شده).
۱۱.تعیین مهلت‌ها: برای هر آیتم دستورجلسه زمان مشخصی در نظر بگیرید.
۱۲.جلسات ایستاده: برای جلسات کوتاه و عملیاتی، ایستاده برگزار کردن جلسه می‌تواند تمرکز و سرعت را افزایش دهد.
۱۳.حذف عوامل حواس‌پرتی: از شرکت‌کنندگان بخواهید لپ‌تاپ و تلفن همراه خود را در حالت سکوت قرار دهند، مگر اینکه برای جلسه ضروری باشد.
۱۴.آماده‌سازی ذهنی شرکت‌کنندگان: در دعوت‌نامه، از افراد بخواهید با ایده‌ها و پیشنهادات مشخصی حاضر شوند.
۱۵.بررسی تاریخچه: اگر جلسه ادامه یک بحث قبلی است، خلاصه‌ای از مصوبات گذشته را ارسال کنید.
۱۶.تعیین خط قرمزها: موضوعات غیرقابل بحث را از قبل شفاف سازی کنید.
۱۷.طراحی فضای فیزیکی: چیدمان صندلی‌ها را به گونه‌ای تنظیم کنید که تعامل و مشارکت را تسهیل کند.
۱۸.تهیه لیست حضور و غیاب: برای پیگیری مسئولیت‌ها و ارزیابی اثربخشی جلسه.
۱۹.دعوت از متخصصان: اگر موضوعی تخصصی است، از یک متخصص داخلی یا خارجی برای ارائه بینش دعوت کنید.
۲۰.تعیین معیارهای موفقیت: از ابتدا بدانید که چگونه موفقیت جلسه را اندازه‌گیری خواهید کرد.

بخش دوم: حین اجرای جلسه (۴۰ نکته)

۲۱. شروع به موقع: دقیقاً در زمان مقرر شروع کنید، حتی اگر همه حاضر نشده‌اند. این کار فرهنگ نظم را ترویج می‌دهد.
۲۲.بیان اهداف در ابتدا: در دقایق اولیه، هدف و خروجی مورد انتظار جلسه را به وضوح بیان کنید.
۲۳.تصریح قوانین پایه: قوانین ساده‌ای مانند “احترام به نظرات دیگران” و “پرهیز از قطع کردن صحبت دیگران” را یادآوری کنید.
۲۴.اختصاص زمان به معرفی: اگر افراد یکدیگر را نمی‌شناسند، زمانی کوتاه برای معرفی اختصاص دهید.
۲۵.پیروی از دستورجلسه: جلسه را بر اساس دستورجلسه پیش ببرید و از انحراف به موضوعات حاشیه‌ای جلوگیری کنید.
۲۶.مدیریت زمان سخت‌گیرانه: به برنامه زمانی تعیین‌شده پایبند باشید. اگر بحثی به زمان بیشتری نیاز دارد، آن را به جلسه دیگری موکول کنید.
۲۷.تشویق به مشارکت فعال: مدیر جلسه باید محیطی امن ایجاد کند تا همه افراد، به ویژه افراد درون‌گرا، بتوانند نظرات خود را بیان کنند.
۲۸.پرسش سؤالات باز: به جای سؤالات بله/خیر، از سؤالاتی که با “چگونه”، “چه چیزی” و “چرا” شروع می‌شوند، استفاده کنید.
۲۹.خلاصه‌سازی دوره‌ای: پس از اتمام هر آیتم، نکات کلیدی و تصمیمات گرفته‌شده را خلاصه کنید.
۳۰.ثبت مصوبات و اقدامات: یک نفر به طور همزمان مصوبات، اقدامات بعدی، مسئول هر اقدام و مهلت انجام آن را ثبت کند.
۳۱.کنترل افراد پرحرف: با احترام، اما قاطع، مانع از تسلط افراد پرحرف بر جلسه شوید.
۳۲.جلب مشارکت افراد ساکت: مستقیماً و با احترام از افراد ساکت نظرخواهی کنید.
۳۳.ایجاد فضای امن برای اختلاف نظر: از اختلاف نظرهای سازنده استقبال کنید، اما آن را به بحث شخصی تبدیل نکنید.
۳۴.استفاده از تکنیک‌های خلاقیت: برای جلسات ایده‌پردازی از تکنیک‌هایی مانند طوفان فکری معکوس یا شش کلاه تفکر استفاده کنید.
۳۵.ویزوالایز کردن مفاهیم: از وایت‌برد، فلیپ‌چارت یا نرم‌افزارهای اشتراکی برای ترسیم ایده‌ها استفاده کنید.
۳۶.اختصاص زمان برای استراحت: برای جلسات طولانی‌تر از ۹۰ دقیقه، حتماً زمان‌های استراحت کوتاه در نظر بگیرید.
۳۷.مدیریت تعارض: اگر بحث داغ شد، به عنوان یک میانجی بی‌طرف عمل کرده و بحث را به موضوع اصلی بازگردانید.
۳۸.حفظ تمرکز: اگر بحث به حاشیه رفت، با احترام آن را به دستورجلسه بازگردانید.
۳۹.پرهیز از multitasking: از شرکت‌کنندگان بخواهید بر جلسه متمرکز بمانند و به کارهای دیگر نپردازند.
۴۰.بررسی دوره‌ای روند جلسه: هر از گاهی از شرکت‌کنندگان بپرسید “آیا داریم در مسیر درست حرکت می‌کنیم؟”
۴۱.استفاده از داده‌ها و واقعیات: بحث‌ها را بر اساس داده‌ها و اطلاعات مستند پیش ببرید، نه احساسات و推测.
۴۲.انعطاف‌پذیری هوشمندانه: اگر یک ایده یا موضوع غیرمنتظره با ارزش مطرح شد، در صورت لزوم انعطاف به خرج دهید.
۴۳.قدردانی از مشارکت‌ها: از ایده‌ها و نظرات ارزشمند شرکت‌کنندگان قدردانی کنید.
۴۴.پرهیز از تصمیم‌گیری‌های شتابزده: برای تصمیم‌های بزرگ، در صورت نیاز زمان برای تفکر بیشتر در نظر بگیرید.
۴۵.تعیین گام‌های بعدی: در پایان هر موضوع، اقدامات بعدی را به وضوح مشخص کنید.
۴۶.بررسی مصوبات نهایی: در پایان جلسه، فهرست مصوبات و اقدامات را برای همه مرور کنید تا از درک مشترک اطمینان حاصل شود.
۴۷.تعیین مسئول پیگیری: فردی را به عنوان مسئول پیگیری مصوبات و اقدامات تعیین کنید.
۴۸.جمع‌بندی پایانی: در پایان، دستاوردهای کلیدی جلسه را مرور کرده و بر ارزش ایجادشده تأکید کنید.
۴۹.برگزاری جلسات ایستاده کوتاه: برای موضوعات فوری و روزمره، جلسات ایستاده ۱۰-۱۵ دقیقه‌ای بسیار مؤثر هستند.
۵۰.استفاده از تایمر: برای آیتم‌های حساس به زمان، از تایمر قابل مشاهده برای همه استفاده کنید.
۵۱.تعیین “پارکینگ ایده‌ها”: یک تابلوی فیزیکی یا مجازی برای ثبت ایده‌های خوب اما حاشیه‌ای در نظر بگیرید تا بعداً به آن‌ها رسیدگی شود.
۵۲.شروع با یک نکته مثبت: جلسه را با یک خبر خوب یا یک دستاورد تیم شروع کنید تا فضای مثبتی ایجاد شود.
۵۳.تکرار پرسش‌ها: در جلسات بزرگ یا مجازی، سؤالات شرکت‌کنندگان را تکرار کنید تا برای همه واضح باشد.
۵۴.استفاده از نظرسنجی‌های سریع: از ابزارهای نظرسنجی آنلاین برای دریافت سریع بازخورد یا تصمیم‌گیری‌های جمعی استفاده کنید.
۵۵.ارجاع به ارزش‌های سازمان: بحث‌ها را به مأموریت و ارزش‌های کلیدی سازمان پیوند بزنید.
۵۶.تشخیص حال و هوای حاضرین: به زبان بدن و انرژی شرکت‌کنندگان توجه کرده و در صورت نیاز، تنفس کوتاهی بدهید.
۵۷.پرهیز از تخصصی‌گویی: از به کار بردن اصطلاحات تخصصی غیرضروری که ممکن است برای همه قابل درک نباشد، خودداری کنید.
۵۸.ایجاد حس فوریت: اهمیت و ضرورت موضوعات را به وضوح بیان کنید.
۵۹.تعیین حداقل یک اقدام فوری: اطمینان حاصل کنید که حداقل یک اقدام فوری و مشخص بلافاصله پس از جلسه انجام خواهد شد.
۶۰.پایان به موقع: به قول خود در مورد زمان پایان جلسه احترام بگذارید. این کار احترام به وقت دیگران است.

بخش سوم: پس از جلسه (۲۰ نکته)

۶۱. ارسال خلاصه جلسه در سریع‌ترین زمان: خلاصه مصوبات و اقدامات را حداکثر تا ۲۴ ساعت پس از جلسه برای همه ارسال کنید.
۶۲.شفافیت در خلاصه جلسه: در خلاصه جلسه، مصوبات، اقدامات، مسئولان و مهلت‌ها را به وضوح قید کنید.
۶۳.شروع فوری اقدامات: پیگیری اقدامات را به تعویق نیندازید.
۶۴.ارجاع وظایف: مسئولیت‌های تعیین‌شده را به صورت رسمی به افراد مربوطه ارجاع دهید.
۶۵.ثبت مصوبات در یک مکان مرکزی: تمام مصوبات را در یک سیستم مدیریت پروژه یا سامانه اشتراکی ثبت کنید.
۶۶.بررسی پیشرفت اقدامات: پیشرفت اقدامات را در جلسات بعدی پیگیری کنید.
۶۷.درخواست بازخورد: از شرکت‌کنندگان در مورد کیفیت و اثربخشی جلسه بازخورد بگیرید.
۶۸.ارزیابی بازدهی جلسه: هزینه جلسه (حقوق شرکت‌کنندگان بر اساس زمان) را با ارزش خروجی آن مقایسه کنید.
۶۹.تقدیر از همکاری‌کنندگان: از افرادی که به طور ویژه در موفقیت جلسه نقش داشتند، قدردانی کنید.
۷۰.بایگانی اسناد: تمام اسناد مرتبط با جلسه را به طور منظم بایگانی کنید.
۷۱.انعکاس نتایج به ذی‌نفعان: نتایج و تصمیمات مهم را به افراد مرتبط خارج از جلسه نیز اطلاع‌رسانی کنید.
۷۲.بررسی اثربخشی مصوبات: پس از مدتی، ببینید که تصمیمات گرفته‌شده در جلسه تا چه حد به اهداف مورد نظر رسیده‌اند.
۷۳.حذف نامرتبطان از دعوت‌های آینده: افرادی که حضورشان ضروری نبوده را از جلسات آینده حذف کنید.
۷۴.تجدید نظر در دستورجلسه‌های آینده: با استفاده از بازخوردها، دستورجلسه جلسات آینده را بهبود بخشید.
۷۵.اشتراک‌گذاری دانش تولیدشده: دانش و بینش‌های تولیدشده در جلسه را در اختیار کل سازمان قرار دهید.
۷۶.برگزاری جلسات پیگیری کوتاه: برای پیگیری مصوبات، جلسات کوتاه و متمرکز برگزار کنید.
۷۷.استفاده از ابزارهای مدیریت وظیفه: از نرم‌افزارهایی برای پیگیری و مدیریت اقدامات استفاده کنید.
۷۸.انجام اقدامات محوله: به عنوان یک رهبر، مسئولیت خود را در انجام اقداماتی که بر عهده گرفته‌اید، به موقع انجام دهید.
۷۹.برگزاری جلسات بدون مدیر: برای تقویت مسئولیت‌پذیری تیم، گاهی جلسات را بدون حضور شما به عنوان مدیر برگزار کنید.
۸۰.تفکر در مورد بهبود مستمر: همیشه از خود بپرسید: “چگونه می‌توانم جلسات بعدی را مؤثرتر کنم؟”

بخش چهارم: نکات کلیدی برای جلسات مجازی (۱۰ نکته)

۸۱. تأکید بر آداب ارتباطی: قوانین پایه مانند “استفاده از میکروفون در حالت سکوت” و “فعال کردن دوربین” را مشخص کنید.
۸۲.فعال کردن دوربین: تا حد امکان از شرکت‌کنندگان بخواهید دوربین خود را روشن کنند تا تعامل افزایش یابد.
۸۳.استفاده از ویژگی “بلند کردن دست”: برای نظم‌بخشی به صحبت‌ها، از ویژگی بلند کردن دست در پلتفرم‌ها استفاده کنید.
۸۴.تهیه پشتیبان اینترنت: برای اطمینان از قطع نشدن ارتباط، از اینترنت دیگری (مثلاً تلفن همراه) به عنوان پشتیبان آماده داشته باشید.
۸۵.استفاده از ابزارهای مشارکتی: از وایت‌بردهای آنلاین، نظرسنجی‌های زنده و سایر ابزارها برای افزایش مشارکت استفاده کنید.
۸۶.صحبت با ریتم آهسته‌تر: در جلسات مجازی، کمی آهسته‌تر و با وضوح بیشتر صحبت کنید.
۸۷.بررسی مداوم چت: فردی را مسئول نظارت بر چت و سؤالات مطرح‌شده کنید.
۸۸.تقسیم جلسات طولانی: جلسات مجازی طولانی‌تر از ۶۰ دقیقه می‌تواند خسته‌کننده باشد. آن‌ها را به بخش‌های کوتاه‌تر تقسیم کنید.
۸۹.تشویق به استفاده از پس‌زمینه حرفه‌ای: از پس‌زمینه‌های ساده یا مجازی استاندارد استفاده کنید.
۹۰.ارجاع مکرر به اسامی: در جلسات مجازی، برای جلب توجه، بیشتر اسامی افراد را به زبان بیاورید.

بخش پنجم: جملات بزرگان درباره برگزاری جلسات (۱۰ نکته)

۹۱. پیتر دراکر: “اگر می‌خواهید بدانید یک سازمان چقدر ضعیف عمل می‌کند، به تعداد جلساتش نگاه کنید. سازمان‌های موفق، جلسات کمی دارند. در هر جلسه نیز چندین تصمیم گرفته می‌شود.”
۹۲.دیوید آلن: “بسیاری از جلسات برای جبران فقدان یک سیستم سازمانیافته برگزار می‌شوند.”
۹۳.پاتریک لنسیونی: “اگر مجبورید جلسات طولانی برگزار کنید، حتماً کاری اشتباه انجام می‌دهید.”
۹۴.استیو جابز: “Innovation comes from people meeting up in the hallways or calling each other at 10:30 at night with a new idea.”
۹۵.ریچارد برانسون: “هیچ کسب‌وکاری نباید آنقدر بزرگ باشد که نتوان یک جلسه را دور یک میز آشپزخانه اداره کرد.”
۹۶.ایلان ماسک: “اگر به یک جلسه دعوت شدید و فکر می‌کنید حضور شما نمی‌تواند ارزش افزوده ایجاد کند، مجازید آن جلسه را ترک کنید.”
۹۷.جف بزوس: “هرکس نمی‌تواند با دو پیتزا سیر شود، احتمالاً جمعیت حاضر در جلسه بیش از حد زیاد است.”
۹۸.بیل گیتس: “در جلسات، کیفیت از کمیت مهم‌تر است. یک جلسه خوب می‌تواند هفته‌ها در وقت شما صرفه‌جویی کند.”
۹۹.هنری فورد: “ملاقات کردن همان نقطه شروع است. با هم ماندن، پیشرفت. با هم کار کردن، موفقیت.”
۱۰۰.آریستوتل: “ماهیت یک سیستم، در محصول نهایی آن مشخص می‌شود.” یک جلسه مؤثر، محصولی ملموس و اقدام‌محور تولید می‌کند.

نتیجه‌گیری
برگزاری جلسات مؤثر،یک هنر و علم است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، اجرای منظم و پیگیری مستمر است. با به کار بستن این صد نکته، می‌توانید جلسات خود را از حالت روتین و بی‌حاصل به ابزاری قدرتمند برای پیشبرد اهداف سازمانی تبدیل کنید. به خاطر داشته باشید که هدف نهایی، نه صرفاً “برگزاری جلسه”، بلکه “خلق ارزش” و “اتخاذ تصمیمات بهتر” است.