چک‌لیست جامع برای حفظ محرمانگی در شرکتهاو موسسات

🛡️ چک‌لیست ۱۰۰ مرحله‌ای برای حفظ محرمانگی در شرکتها

بخش اول: محرمانگی فیزیکی و محیطی

1. تمام اسناد کاغذی محرمانه درون قفل‌های امن قرار دهید.
2. از قفل‌های کمد و کشو برای بایگانی اسناد استفاده کنید.
3. تابلوها و نمودارهای حاوی اطلاعات حساس را در معرض دید مراجعین نگذارید.
4. پس از اتمام جلسات، وایت‌بردها را کاملاً پاک کنید.
5. از سطل‌های زباله «محرمانه» برای تخریب اسناد استفاده کنید.
6. به مهمانان تنها به بخش‌های لازم راهنمایی شوید.
7. سیستم‌های کامپیوتری را با رمز عبور قفل کنید.
8. از محافظ صفحه نمایش (Screen Saver) با رمز عبور استفاده کنید.
9. هنگام ترک میز، کامپیوتر خود را قفل (Win + L) کنید.
10. از چاپ اسناد محرمانه بدون ضرورت خودداری کنید.
11. اسناد چاپ‌شده محرمانه را بلافاصله از دستگاه بردارید.
12. از گفتگوی شفاهی درباره اطلاعات محرمانه در فضاهای عمومی خودداری کنید.
13. در آسانسور، غذاخوری و پارکینگ از بحث مسائل کاری پرهیز کنید.
14. از شنود مکالمات تلفنی در محیط‌های عمومی جلوگیری کنید.
15. از عکس‌برداری و فیلم‌برداری در بخش‌های حساس شرکت خودداری کنید.
16. کلیدهای دسترسی به اتاق‌های امن را مدیریت کنید.
17. از ورود افراد بدون مجوز به اتاق سرور جلوگیری کنید.
18. سیستم‌های دزدگیر و دوربین‌های مداربسته را فعال نگه دارید.
19. از امنیت فیزیکی پنجره‌ها و درب‌های خروجی اطمینان حاصل کنید.
20. مهمانان را همراهی کنید و از گردش آزادانه آنها جلوگیری کنید.

بخش دوم: محرمانگی دیجیتال و سایبری (۲۵ مورد)

1. از رمزهای عبور قوی و منحصر به فرد استفاده کنید.
2. رمزهای عبور را هر ۳ ماه تغییر دهید.
3. از نرم‌افزارهای مدیریت رمز عبور استفاده کنید.
4. احراز هویت دو مرحله‌ای (2FA) را فعال کنید.
5. تاریخچه مرورگر (Browser History) را به طور مرتب پاک کنید.
6. کوکی‌ها (Cookies) و کش (Cache) مرورگر را پاک کنید.
7. از حالت ناشناس (Incognito) برای جستجوهای حساس استفاده کنید.
8. از وای‌فای عمومی برای کارهای شرکت استفاده نکنید.
9. از VPN شرکت برای دسترسی از راه دور استفاده کنید.
10. آنتی‌ویروس و فایروال را به روز نگه دارید.
11. از نرم‌افزارهای امنیتی معتبر استفاده کنید.
12. به ایمیل‌ها و لینک‌های مشکوک پاسخ ندهید.
13. پیوست ایمیل‌های ناشناس را باز نکنید.
14. اطلاعات را فقط روی درایوهای شبکه شرکت ذخیره کنید.
15. از فلش مموری و هارد اکسترنال بدون مجوز استفاده نکنید.
16. دستگاه‌های قابل حمل را رمزگذاری (Encrypt) کنید.
17. از اشتراک‌گذاری غیرایمن فایل در فضای ابری خودداری کنید.
18. دسترسی کاربران را بر اساس اصل «کمترین امتیاز» مدیریت کنید.
19. دسترسی‌های کارکنان استعفا داده را فوراً لغو کنید.
20. لاگ‌های سیستم و دسترسی‌ها را به طور مرتب بررسی کنید.
21. از نشت اطلاعات در رسانه‌های اجتماعی جلوگیری کنید.
22. تنظیمات حریم خصوصی شبکه‌های اجتماعی را بررسی کنید.
23. از افشای اطلاعات شرکت در فضای مجازی خودداری کنید.
24. از اپلیکیشن‌های غیررسمی برای کارهای شرکت استفاده نکنید.
25. دستگاه‌های موبایل شرکت را با رمز عبور ایمن کنید.

بخش سوم: محرمانگی اطلاعاتی و اسناد (۲۰ مورد)

1. قراردادهای محرمانگی (NDA) با تمام کارکنان امضا کنید.
2. اطلاعات محرمانه را به وضوح طبقه‌بندی و برچسب‌گذاری کنید.
3. از افشای اطلاعات مالی شرکت خودداری کنید.
4. از افشای استراتژی‌های بازاریابی پرهیز کنید.
5. لیست مشتریان را محرمانه نگه دارید.
6. اطلاعات تحقیق و توسعه (R&D) را کاملاً محافظت کنید.
7. از افشای اطلاعات حقوق و دستمزد همکاران خودداری کنید.
8. فرمول‌ها و فرآیندهای اختصاصی را محرمانه بدانید.
9. از کپی‌برداری غیرمجاز از اسناد جلوگیری کنید.
10. اسناد محرمانه را اسکن و به صورت امن ذخیره کنید.
11. نسخه‌های قدیمی اسناد را به طور ایمن معدوم کنید.
12. از امضای دیجیتال برای اسناد مهم استفاده کنید.
13. زمان و تاریخ دسترسی به اسناد را ثبت کنید.
14. از واترمارک برای اسناد حساس استفاده کنید.
15. جلسات محرمانه را فقط با مجوز برگزار کنید.
16. از حضور افراد غیرمجاز در جلسات حساس جلوگیری کنید.
17. صورتجلسه‌های محرمانه را ایمن نگهداری کنید.
18. از افشای اطلاعات تدارکات و زنجیره تأمین خودداری کنید.
19. اطلاعات بودجه و هزینه‌ها را محرمانه نگه دارید.
20. از افشای برنامه‌های آینده شرکت پرهیز کنید.

بخش چهارم: محرمانگی رفتاری و ارتباطی (۲۰ مورد)

1. میزان حقوق و مزایا را با همکاران در میان نگذارید.
2. از بحث مسائل مالی شرکت در جمع خودداری کنید.
3. اطلاعات محرمانه را با خانواده در میان نگذارید.
4. از گفتگو درباره مسائل شرکت در شبکه‌های اجتماعی پرهیز کنید.
5. در مهمانی‌ها و جمع‌های دوستانه از بحث کار خودداری کنید.
6. هنگام صحبت تلفنی، مراقب شنود باشید.
7. از بازگو کردن شوخی‌های داخلی شرکت با outsiders خودداری کنید.
8. از انتقاد از شرکت در فضای عمومی پرهیز کنید.
9. از افشای مشکلات داخلی شرکت خودداری کنید.
10. از اظهار نظر در مورد عملکرد همکاران پرهیز کنید.
11. از افشای تعارضات داخلی شرکت خودداری کنید.
12. از بحث در مورد مشتریان در مکان‌های عمومی پرهیز کنید.
13. از افشای استراتژی‌های قیمت‌گذاری خودداری کنید.
14. در مورد قراردادهای در حال انعقاد سکوت کنید.
15. از افشای اطلاعات فناوری شرکت خودداری کنید.
16. از صحبت در مورد طرح‌های توسعه آینده پرهیز کنید.
17. در مورد همکاران سابق شرکت اظهار نظر نکنید.
18. از افشای روش‌های کاری شرکت خودداری کنید.
19. از بحث در مورد مدیران و تصمیمات آنها پرهیز کنید.
20. فرهنگ «نیاز به دانستن» را در شرکت نهادینه کنید.

بخش پنجم: محرمانگی مدیریتی و نظارتی (۱۵ مورد)

1. سیاست‌های محرمانگی را به طور مداوم به روز کنید.
2. دوره‌های آموزشی منظم برای کارکنان برگزار کنید.
3. آزمون‌های دوره‌ای از کارکنان بگیرید.
4. سیستم پایش و نظارت بر رعایت محرمانگی ایجاد کنید.
5. محرمانگی را بخشی از ارزش‌های شرکت قرار دهید.
6. برای تخلفات محرمانه، جریمه در نظر بگیرید.
7. خط‌مشی رسیدگی به شکایات را ایجاد کنید.
8. ممیزی دوره‌ای از سیستم محرمانگی انجام دهید.
9. مسئولیت نظارت بر محرمانگی را به فردی معتمد بسپارید.
10. گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت محرمانگی تهیه کنید.
11. فرهنگ گزارش‌دهی تخلفات را تقویت کنید.
12. از بهترین روش‌های صنعت (Best Practices) پیروی کنید.
13. استانداردهای بین‌المللی مانند ISO 27001 را اجرا کنید.
14. قراردادهای محرمانگی با پیمانکاران امضا کنید.
15. سیستم پاداش برای رعایت محرمانگی طراحی کنید.

📋 نکات اجرایی چک‌لیست

سطح‌بندی محرمانگی:

· اطلاعات عادی: برای استفاده عمومی
· اطلاعات محرمانه: برای استفاده محدود
· اطلاعات بسیار محرمانه: فقط برای افراد مجاز
· اطلاعات فوق‌محرمانه: فقط برای مدیریت ارشد

پیاده‌سازی مرحله‌ای:

1. ابتدا موارد ساده‌تر را اجرا کنید
2. آموزش مستمر برای کارکنان برگزار کنید
3. نظارت مداوم داشته باشید
4. بازخورد بگیرید و بهبود دهید
5. فرهنگ محرمانگی را نهادینه کنید

نکته مهم: این چک‌لیست را می‌توانید با توجه به اندازه شرکت، نوع فعالیت و سطح حساسیت اطلاعات، سفارشی‌سازی کنید.

برای اجرای موفق این چک‌لیست، تعهد مدیریت ارشد و مشارکت تمام کارکنان ضروری است. محرمانگی باید به بخشی از فرهنگ سازمانی شما تبدیل شود.برای آموزش و‌مشاوره تخصصی در محل و شهر سازمان و شرکت شما

با ما تماس فرمایید