خلاصه کتاب جلسات کاری نویسنده استیون جی. راجرز

جمع آوری و تلخیص دکتر مازیارمیر

خلاصه کتاب جلسات کاری

علم مواجهه مؤثر نویسنده: استیون جی. راجرز – انتشارات هاروارد بیزینس ریویو

خیلی خوشحالم که قراره باهم این کتاب مهم رو مرور کنیم. من استیون جی. راجرز رو نمی‌شناسم ولی بعد از خوندن این کتاب، حس می‌کنم یه همکار باتجربه و دلسوز داره

از قلب مفاهیم علمی و تحقیقات روز، رازهایی رو برای مواجهه‌های بهتر در محیط کار برامون فاش می‌کنه. راستش رو بخواید، من همیشه کلمه “مواجهه” برام یه جورایی

ترسناک بود. یاد درگیری و بحث و دعوا می‌افتادم. اما این کتاب کاملاً نگاهم رو عوض کرد. بذارید راحت و دوستانه، مثل یه گپ کاری بین خودمون، خلاصه جامعی از چیزی که

یاد گرفتم براتون تعریف کنم.

**یه تعریف کاملاً جدید: مواجهه، مهربانانه و هوشمندانه**

راجرز از همون اول یه شُک مثبت به ذهنم وارد کرد. می‌گه مواجهه مؤثر، اصلاً همون جر و بحث و دعوا یا تحقیر کردن نیست. بلکه یه **”فرآیند عمدی و ساختاریافته”**

است. یعنی اتفاقی نیست که از سر خشم و عصبانیت رخ بده. کاملاً برنامه‌ریزی شده و هدفمند هستش. هدفش چیه؟ حل یه مسئله، برطرف کردن یه سوءتفاهم، یا

تصحیح یه رفتار، اما با حفظ و حتی **تقویت رابطه**.

این برای من که همیشه نگران بودم مبادا با یه صحبت صریح، رابطه‌م با همکار یا رییسم خراب بشه، خیلی دلگرم‌کننده بود. مواجهه درست، به جای آسیب زدن، رابطه رو

محکم‌تر می‌کنه. چون نشون می‌ده شما به اندازه‌ای برای اون شخص و کارتون ارزش قائلید که حاضرید در مورد مسائل سختی که دیگران نادیده می‌گیرن، صحبت کنید. یه

جور سرمایه‌گذاری روی اعتماد و شفافیت هستش.

**چرا ما از مواجهه فرار می‌کنیم؟ یه سرک کوچیک به مغز**

کتاب خیلی جالب به ریشه‌های عصبی این فرار می‌پردازه. مغز ما عادت داره هر چیز ناخوشایند یا غیرمنتظره رو به عنوان “تهدید” تفسیر کنه. وقتی احساس تهدید می‌کنیم،

بخشی به نام “آمیگدال” فعال می‌شه و ما رو وارد حالت “جنگ یا گریز” می‌کنه. در این حالت، خون از بخش منطقی مغز (کورتکس پیش‌پیشانی) دور میشه و به سمت

عضلات می‌ره تا برای فرار یا مبارزه آماده باشیم. نتیجه؟ ما دیگه نمی‌تونیم منطقی فکر کنیم، حرف‌هایمون نامناسب میشه و فقط می‌خویم از شر اون موقعیت خلاص بشیم.

راجرز چند تا ترفند ساده اما مؤثر برای آروم کردن این سیستم هشدار مغز پیشنهاد میده:

– **نفس‌های عمیق و کُند:** این قدیمی‌ترین و بهترین ترفنده. سه ثانیه دم، نگه داشتن، سه ثانیه بازدم. این کار مستقیماً به سیستم عصبی می‌گه: “آروم باش، خطری در

کار نیست.”

– **تغییر نگاه:** به جای گفتن “وای، چه موقعیت وحشتناکی!” به خودمون بگیم “این یه فرصته که یه مسئله رو حل کنم و رابطه‌م رو بهتر کنم.” این جابجایی ذهنی معجزه

می‌کنه.

– **مکثِ عمدی:** قبل از پاسخ دادن، حتی سه ثانیه صبر کنیم. این وقفه کوتاه، به بخش منطقی مغز فرصت می‌ده خودش رو به صحنه برسونه.

**سه گانه طلایی: قبل از هر صحبت سخت، این سه تا رو چک کن**

یه مدل خیلی کاربردی که کتاب ارائه میده، اینه که هر مواجهه‌ای سه انگیزه اصلی داره. برای موفقیت، باید به هر سه توجه کنیم:

1. **موضوع:** اون مسئله یا رفتاری که می‌خویم در موردش صحبت کنیم. (مثلاً تاخیر در تحویل کار)

2. **رابطه:** حفظ احترام و اعتماد بین طرفین.

3. **هویت:** حفظ حرمت و شخصیت خودم و طرف مقابل. احساس نشدن تحقیر یا بی‌کفایتی.

مشکل از اونجا شروع می‌شه که ما معمولاً فقط روی “موضوع” متمرکز می‌شیم و “رابطه” و “هویت” رو فراموش می‌کنیم. طرف مقابل هم که احساس حمله به هویتش رو

بکنه، وارد حالت دفاعی می‌شه و دیگه به موضوع گوش نمی‌ده. پس هدف ما باید این باشه که **هم موضوع رو حل کنیم، هم رابطه رو حفظ کنیم، هم به شخصیت هم

احترام بذاریم.**

**مرحله به مرحله، مثل یه نقشه راه: سه فاز اصلی**

کتاب یه چارچوب خیلی قوی به نام **”آماده‌سازی، اجرا، پیگیری”** میده. به نظرم مهمترین پیام اینه: **۸۰٪ موفقیت شما در مرحله آماده‌سازیِ قبل از گفتگوه!**

**فاز اول: آماده‌سازی (اینجاست که همه چیز رو تعیین می‌کنی)**

این فاز خصوصی و درون‌ذهنی خودتونه. باید این سوالا رو از خودت بپرسی:

– **آیا واقعاً لازمه؟** از “قاعده سه بار” استفاده کن: اگه این رفتار یا مشکل سه بار تکرار شده یا یه بار ولی تأثیر خیلی مخربی داشته، پس لازمه.

– **هدف دقیقم چیه؟** نه یه هدف مبهم مثل “بگم بدش!”، بلکه یه هدف SMART. مثلاً: “تا پایان این هفته با هم به یه برنامه عملی برسیم که تحویل گزارش‌های آینده

حداقل دو روز زودتر انجام بشه.”

– **طرف مقابل چی فکر می‌کنه؟** خودت رو جای اون بذار. چه دلایل و فشارهای پنهانی ممکنه داشته باشه؟ این کار خشم و قضاوت رو کم می‌کنه و همدلی رو زیاد.

– **کجا و کی؟** مکانی خصوصی و بی‌طرف و زمانی که هر دو استرس دیگه‌ای ندارین.

**فاز دوم: اجرا (زمان عمل، با رعایت چهار قدم)**

حالا که آماده‌ای، با اعتماد به نفس بیشتری وارد گفتگو می‌شی. اینجا هم یه ساختار داریم:

1. **شروع با دقت:** گفتگو رو با یه نکته مثبت یا تأکید بر هدف مشترکتون شروع کن. مثلاً: “علی جان، ممنونم که وقت گذاشتی. من می‌دونم هر دوتامون موفقیت پروژه

جدید برامون مهمه. می‌خواستم در مورد یه موضوع که مربوط به هماهنگی‌هامون میشه صحبت کنم.”

2. **بیان مسئله، بدون حمله:** اینجا بهترین تکنیک کتاب رو باید استفاده کرد: **مدل “موقعیت-رفتار-تأثیر” (SBI).**

– **موقعیت:** موقعیت رو به طور عینی بگو. (“در جلسه ارائه به مشتری دیروز…” )

– **رفتار:** رفتاری که دیدی رو بدون قضاوت توصیف کن. (“…وقتی که صحبت من در مورد بخش فنی رو قطع کردی و رفتی سراغ نکات مالی…”)

– **تأثیر:** تأثیر اون رفتار رو روی خودت، کار یا تیم بگو. (“…این کار باعث شد رشته کلام از دستم بره و نتونستم اون بخش رو به خوبی منتقل کنم. نگرانم این باعث بشه

مشتری نسبت به توانایی‌های فنی ما شک کنه.”)

دقت کن، نگفتی “بی‌ادب بودی” یا “حواس‌پرت هستی”. فقط واقعیت‌ها و تأثیرش رو گفتی.

3. **سکوت کن و گوش بده:** حالا نوبت اونه. با دقت گوش کن. از تکنیک‌های گوش دادن فعال استفاده کن. مثلاً حرفش رو خلاصه کن: “پس از نظر تو، تو احساس کردی

که دارم قسمت مالی رو کم‌اهمیت جلوه می‌دم و می‌خواستی سریع اصلاحش کنی؟ درست متوجه شدم؟” این نشان می‌ده واقعاً می‌خوای بفهمی، نه اینکه فقط حرف

خودت رو بزنی.

4. **راه‌حل مشترک بسازید:** حالا با هم فکر کنید: “خب، برای جلسات آینده، چطور می‌تونیم این مشکل رو حل کنیم؟” پیشنهاد بده، از اون هم بخواه پیشنهاد بده. روی

یک اقدام مشخص، توسط شخص مشخص و با زمان مشخص توافق کنید. (“پیشنهاد می‌کنم برای جلسه بعد، پنج دقیقه قبلش یه هماهنگی سریع داشته باشیم که ترتیب

صحبت‌هامون رو مشخص کنیم. توافق داری؟”)

**فاز سوم: پیگیری (این مرحله رو هیچ‌وقت حذف نکن!)**

مواجهه با گفتن “خیلی خب، حالا بریم سر کار” تموم نمیشه. پیگیری باعث می‌شه طرف مقابل بدنه شما جدی هستین و به قولتون پایبندید.

– یه زمان مشخص (مثلاً یک هفته بعد) وضعیت رو بررسی کن.

– اگه پیشرفتی بوده، حتماً تصدیق و تشکر کن. (“مرسی که روی قولت عمل کردی، هماهنگی کوچیک قبل از جلسه واقعاً کمک‌کننده بود.”)

– اگه هنوز مشکل هست، بدون سرزنش دوباره موضوع رو باز کن. (“به نظرم هنوز یه کم در هماهنگی چالش داریم. فکر می‌کنی چیکار می‌تونیم بکنیم؟”)

**موقعیت‌های خاص و چطور مدیریتشون کنیم**

– **مواجهه با رئیس:** ترسناک‌ترین حالت! کلیدش اینه که نشان بدین نگرانی شما در راستای اهداف او و سازمان است. به جای شکایت، با چند پیشنهاد راه‌حل برید. از

زبان مشورت‌جویانه استفاده کنید: “من در مورد افزایش بهره‌وری تیم یه ایده دارم، ممکنه چند دقیقه وقت بدین تا براتون توضیح بدم؟”

– **مواجهه در تیم‌های متنوع:** اینجا باید حواسمون به تفاوت‌های فرهنگی باشه. ممکنه در بعضی فرهنگ‌ها صراحت ما توهین محسوب بشه. قبل از مواجهه در مورد

هنجارهای فرهنگی طرف تحقیق کنین و در حین گفتگو، بارها روی قصد مثبت خودتون تأکید کنید.

– **مواجهه با رفتارهای واقعاً مخرّب:** وقتی پای قلدری، تبعیض یا بی‌احترامی مکرر در میان باشه، باید سخت‌گیرانه‌تر عمل کرد. در این موارد:

– همه چیز رو یادداشت کن (تاریخ، مکان، شاهد).

– از چارچوب‌های رسمی سازمان (مثل منابع انسانی) کمک بگیر.

– حد و مرزهای بسیار شفاف بذار: “اگه این رفتار تکرار بشه، من مجبورم موضوع رو به صورت رسمی گزارش بدم.”

**یه سری تله‌های ذهنی که باید حواسمون باشه**

ذهن ما گاهی خودش دشمن مواجهه مؤثره. کتاب به چند “سوگیری شناختی” مهم اشاره می‌کنه:

– **سوگیری تأیید:** ما فقط چیزهایی رو می‌بینیم که نظر اولیه‌مون رو تأیید کنن. برای مقابله، عمداً به دنبال شواهدی بگرد که خلاف تصورت رو ثابت می‌کنه.

– **نسبت دادن اشتباه:** ما رفتار بد دیگران رو به شخصیت اونها (“اوه، چه آدم بی‌مسئولیتی!”) و رفتار بد خودمون رو به شرایط (“استرس داشتم!”) نسبت می‌دیم. سعی

کن برای رفتار دیگران هم دنبال دلایل موقعیتی بگردی.

– **ترس از تخریب رابطه:** با خودت تکرار کن که یه مواجهه درست و ساختاریافته، برعکس، رابطه رو نجات میده. اجتناب از صحبت، مثل این می‌مونه که یه زخم رو زیر

پانسمان قایم کنی تا عفونت کنه.

**حرف آخر: مواجهه، هنر رهبری در عصر جدید**

خوندن این کتاب برام مثل گذروندن یه دوره عملی بود. استیون جی. راجرز قانعم کرد که **”مواجهه مؤثر” یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌های رهبری و کار تیمی در قرن بیست و

یکمه.** این دیگه یه انتخاب نیست، یه ضرورته.

سازمان‌هایی که این فرهنگ رو نهادینه می‌کنن (یعنی جایی که افراد می‌تونن بدون ترس، نگرانی‌هایشون رو مطرح کنن)، در بلندمدت برنده‌اند. چرا؟

– **مشکلات کوچک، تبدیل به فاجعه‌های بزرگ نمی‌شن.** مسائل در نطفه شناسایی و حل می‌شن.

– **نوآوری شکوفا می‌شه.** وقتی ترس از قضاوت نباشه، ایده‌های غیرمعمول و خلاقانه بیشتری مطرح میشه.

– **اعتماد واقعی شکل می‌گیره.** اعتماد وقتی به وجود میاد که آدم‌ها با تمام نقاط قوت و ضعفشون دیده بشن و در عین حال محترم بمونن.

پس بیایید دیدمون رو عوض کنیم. مواجهه رو نه به چشم یه دردسر و درگیری، بلکه به عنوان **”فرصتی برای ساختن چیزی قوی‌تر”** ببینیم. فرصتی برای شفافیت، برای

یادگیری متقابل و برای پیشبرد کارها در کنار هم، نه در مقابل هم.

این مهارت، مثل هر مهارت دیگه‌ای، نیاز به تمرین داره. شاید دفعات اول کاملاً روان پیش نره. اما مطمئن باشین که هر بار تلاش، شمارو به یه همکار، یه رهبر و یه انسان

مؤثرتر تبدیل می‌کنه. امیدوارم این خلاصه براتون مفید بوده باشه. حالا بریم سر کار و اولین مواجهه سازندمون رو برنامه‌ریزی کنیم!