نقشه ذهنی و مدیریت زمان در مذاکره

مدیریت زمان در مذاکره
مدیریت زمان در مذاکره

نقشه ذهنی و مدیریت زمان در مذاکره

مدیریت زمان در مذاکره

برنامه ریزی نباید به معنی داشتن ساعاتی خسته کننده با یادداشت ها واسناد بی شمار باشد. با استفاده از نقشه های ذهن برنامه ریزی می تواند کاری لذّت بخش،

آسان برای مدیریت کردن خلاق و پربار باشد مخصوصا در فرایند پیچیده و نفس گیر مذاکرات سخت؟

 


لطفا فیلم تکنیک ها وتاکتیک ها در فن حرفه ای اداره جلسات (مدیریت زمان ) در آپارات https://www.aparat.com/v/r2eVIمشاهده فرمایید.


 

مدیریت زمان در مذاکره
مدیریت زمان در مذاکره

هنگامی که با استفاده از نقشه های ذهن برای پیشرفت مذاکره  برنامه ریزی می کنید متوجّه خواهید شد که اداره کردن مذاکرات و یا قسمتهایی از مذاکراتی که تمایل

دارید به روزی دیگر موکول کنید چقدر ساده تر و لذّت بخش تر است به وسیله نقشه ‏برداری ذهن نه تنها مدیریت زمان و تصمیم گیری های شما در حین قبل و یا بعد از

مذاکره واضح تر می شوند بلکه خودتان را دارای  قدرت و دقت و وقت فراوان تری برای انجام دادن قسمتهای حساس یک مذاکره که دوست دارید تمرکز بیشتری روی آن

داشته باشید خواهید دید.

مدیریت زمان در مذاکره

اما باید خاطر نشان کرد که در چند دهۀ گذشته به تبع گستردگی و تنوع ارتباطات خارجی و جهانی شدن امور ، به ویژه در چند سال اخیر روابط خارجی و بین المللی

کشورمان ایران مذاکره دامنۀ بسیار وسیعی پیدا کرده است. از جملۀ این گوناگونی روابط خارجی و بین المللی، روابط اقتصادی ، صنعتی و بازرگانی کشور ما با سایر

کشورها و اتحادیه های منطقه ای و جهانی است . این روند فزاینده به سرعت ادامه داشته و خواهد داشت .خود این امر نشان گر این است که برای اینکه در مذاکره

رابطه ی برد – برد را به نمایش بگذاریم نمی توان تنها به شناخت اولیه عناصر مذاکره بسنده کرد.


لطفا فیلم آینده نگری ؛ کلید موفقیت در کسب وکار در آپارات https://www.aparat.com/v/kIJcBمشاهده فرمایید.


شما باید با تک بعدی مذاکره نمودن و به مذاکره نگاه کردن  را برای همیشه فراموش فرمائید و حتی بدانید که اصول و فنون مذاکره به شکل کاملا علمی در آمده است که

نیاز به سالها کسب تجربه و دانش در کنار یکدیگر دارد.

این موضوع در مذاکرات خارجی که با طرف غیر ایرانی انجام می شود اهمیت بیشتری پیدا می کند. لزوم برقراری ، حفظ و تداوم  ارتباطات خارجی بر کسی پوشیده

نیست. هر روزه  تعداد زیادی از ایرانیان را در مقام ها و مشاغل مختلف پشت میز مذاکره با خارجیان کشانیده است .

مدیریت زمان در مذاکره
مدیریت زمان در مذاکره

همه روزه در داخل و خارج کشور و در اقصی نقاط جهان هزاران میز مذاکره برقرار است که ایرانی ها به عنوان یکی از طرف های مذاکره حضور دارند و با طرف های خارجی

در مورد روابط سیاسی ، اقتصادی ، صنعتی و بازرگانی یا سایر روابط در حال مذاکره هستند .

زمانی این افراد از جانب خود و شرکت متعلق به خود در این زمینه ها با دیگران مذاکره می کنند و گاهی به نمایندگی از طرف”سازمان ها” یعنی شرکت ها وزارت خانه ها،

مؤسسات ، نهادها،بنیادها،بانک ها و ….که انجام مذاکرات را به آنها محول کرده اند مشغول مذاکره هستند.

این حقایق ما را وادار به تأمل می کند . تأمل در اینکه آیا همه ایرانی هایی که از جانب خود یا به نمایندگی از طرف”سازمانهای”  ایرانی با طرف یا طرف های خارجی

مذاکره می کنند مسلط یا حداقل آشنا به اصول و فنون مذاکره به خصوص مذاکرات خارجی هستند یا خیر ؟ چرا این تأمل مطرح است ؟

زیرا در جریان تمام این روابط گسترده و پیچیده حتی در حد روابط شخصی و روابط داخلی با دیگران فقط صرف داشتن حق و محق بودن کافی نیست بلکه خوب و اصولی

مذاکره کردن دربارۀ حق خود و به کرسی نشاندن حق روی میز مذاکره عامل اساسی در رسیدن به هدف ، است .

نیاز فوق تعهدی را هم در سطح ملی برای ایران ایجاد می کنند . تعهد این است که به توسعه سریع آموزش اصول و فنون و هنر مذاکره به خصوص مذاکرات خارجی

پرداخته شود و این امر بسیار مهم دست کم گرفته نشود بلکه بهای لازم و شایسته به آن داده شود.

مدیریت زمان در مذاکره

(جدول بندی) زمان (Time boxing)
جعبه بندی زمان راهی برای خرد کردن زمان و گرفتن نتیجه مطلوب است. اگر مدام فرصت ها را از دست می دهید یا تمامی وقت خود را صرف یک کار کرده و به بقیه ی کار های خود نمی رسید،
روش جعبه بندی زمان می تواند بهترین ابزار مدیریت زمان باشد. یک جعبه ی زمان به طور ساده بازه ی زمانی محدودی است برای رسیدن به نتیجه ای خاص. این گونه به این روش فکر کنید که چه
مقدار کار می توانید در محدوده ی زمانی خاص انجام دهید. از این روش می توانید برای مرتب کردن کار های روزمره، صرف وقت بر روی مشکلات موجود، زمان بندی برای درس خواندن، یا انجام
تکالیف استفاده کنید.
چرا جعبه بندی زمان؟
استفاده از زمان به عنوان مهار کننده و اجبار برای رسیدن به نتیجه بسیار موثر است:
·         فرصت ها را دیگر از دست نمی دهید. زمان سرمایه ای محدود است. اگر این گونه با آن رفتار نکنید، در نهایت زمان بندی کار هایتان از بین می رود، فرصت ها  را از دست داده یا کار بسیار
کمی انجام داده و برای بیشتر کار کردن دیر است.
·نتایجی که می گیرید را در تمامی زمینه ها تجربه می کنید. اگر تمامی وقت خود را صرف یک بخش از کارهایتانمی کنید و سایر کار هایتان را قربانی می کنید، می توانید از جعبه های زمانی برای
اختصاص دادن زمان مناسب به کار های مهم استفاده کنید.
·اولویت بندی موثر تری خواهید داشت. اگر بدانید برای انجام کاری خاص برای مثال تنها سه ماه زمان دارید، در مورد مقدار کاری که می توانید انجام دهید هوشمندانه تر برخورد خواهید کرد و حجم کاری را انتخاب می کنید که بتوانید به اتمام برسانید.
·مشکلات را کوچک و ریز می کنید. از جعبه های زمانی برای کوچک کردن یک مشکل به اندازه های کوچکتر استفاده کنید. اگر مشکل بزرگی دارید که به نظر سر و کله زدن با آن زمان گیر است این
کار به شما بسیار کمک می کند. همچنین جعبه بندی زمان راهی واقع گرایانه تر برای حل مشکلاتی است که با طی شدن زمان گسترش می یابند. اگر در یک جلسه نمی توانید مشکل و مسئله ی خاصی
را حل کنید پس قطعه های زمانی به اندازه ی درست و مناسب را پیش بینی کنید و در آن زمان ها به سراغ مسئله بروید. چگونه یک فیل را می خورید؟ هر بخش آن را به جعبه ی زمانی خاصی
اختصاص داده و تک تک به سراغشان می روید.
·نتایج بهتری بدست آورید. از جعبه بندی زمان برای نمایش پیشرفت نتایج و بهبود آن استفاده کنید. برای مثال به جای تفکر هیچ چیز یا همه چیز، با استفاده از این روش پیشرفت خود را مشاهده کنید.
·تمرکز خود را افزایش دهید. اختصاص دادن جعبه های زمانی خاص برای تمرکز بر روی مسئله ای خاص باعث می شود از جابجایی کار های مختلف جلوگیری کنید، و بر روی همان مسئله متمرکز
شوید. اگر در انجام کار ها سر در گم شدید، بازه های زمانی خود را کوچک تر کنید.
·انگیزه ی خود را افزایش دهید. مثل یک بازی با این کار رفتار کنید. برای مثال، چند دراز نشست در شصت ثانیه می توانید انجام دهید؟ در رابطه با کوچک کردن مشکلات، متمرکز ماندن بر روی
مشکل و بازی با آن، روش جعبه بندی زمان راهی مطمئن برای ایجاد سرعت و نتایج بهتر است.
·اثر بخشی و بهره وری خود را افزایش دهیداز جعبه بندی زمان برای تنظیم نتایج خود استفاده کنید. استفاده از یک جعبه ی زمان می تواند در شناسایی زمینه هایی که نیاز به ارتقا دارند و حتی
روشی که باید در مواجهه با آن ها استفاده کنید به شما کمک کند. اگر مقدار کاری که در بازه زمانی مشخص شده انجام می دهید کافی نیست، روش های مختلفی را انجام دهید، و در عین حال اثر بخشی
و بهره وری خود را افزایش دهید.
·نتایج خود را مقایسه کنید. سر و کله زدن با یک مشکل به طور مجدد در دوره های زمانی متفاوت در مقایسه با سر کله زدن با کل مشکل به طور یک جا بسیار آرامش بخش تر است.
·         فلج آنالیز را شکست دهید. فلج آنالیز بدترین دشمن نتایج شماست. از جعبه بندی زمان برای تغییر حالت از تفکر محض و بی فایده به انجام عمل استفاده کنید.
خلاصه ی قدم های لازم
در اینجا چند دیدگاه کلی راهنمایی کننده برای ایجاد و استفاده از جعبه بندی زمان به طور موثر به شما رائه می دهیم:
·         قدم ۱٫ کار های داوطلب برای جعبه بندی زمان را شناسایی کنید.
·         قدم ۲٫ اهداف خود را شناسایی کنید.
·         قدم ۳٫ جعبه ی زمانی مناسب را شناسایی کنید.
·         قدم ۴٫ کار های مد نظر را در جعبه ی زمانی ایجاد شده انجام دهید.
·         قدم ۵٫ برآور کرده و خود را سازگار کنید.
مدیریت زمان در مذاکره
قدم۱٫ برآور کرده و خود را سازگار کنید.
اگر به نتیجه نمی رسید، روش خود را عوض کنید. استفاده از جعبه بندی زمانی یکی از موثر ترین راه های تجربه کردن تکنیک ها و روش های متفاوت و پیدا کردن موثر ترین آن هاست.
قدم ۲٫ اهداف خود را شناسایی کنید.
در این قدم، از خودتان بپرسید که به چه چیزی در این بازه زمانی باید برسید. مثال ها شامل:
·         انجام دادن کار ها قبل از مهلتی خاص
·         پیشرفت در نتایج
·         پیشرفت در حل یک مسئله
·         افزایش سرعت
قدم ۳٫ جعبه ی زمانی مناسب را شناسایی کنید.
در این مرحله، جعبه ی زمانی با اندازه ی مناسب پیدا کنید. برای مثال، ممکن است پروژه ای داشته باشید که باید آن را در طی سه هفته انجام دهید. در طی این جعبه ی زمانی سه هفته ای، ممکن است به این نتیجه برسید که اگر روزی ۲ ساعت به این کار اختصاص دهید، نتایجی پر بهره بدست خواهید آورد.
جعبه های زمانی با اندازه مناسب بیشتر بستگی به کاری دارد که در مرحله ی ۱ انجام دادید. ممکن است بسته به خواسته شما مبنی بر اینکه بخواهید سرعت خود را افزایش دهید یا در بدست آوردن
نتایج پیشرفت کنید یا در حل یک مسئله پیشرفتی داشته باشید، نیاز داشته باشید که جعبه ی زمانی را بزرگ تر یا کوچک تر کنید.
قدم ۴٫ کار های مد نظر را در جعبه ی زمانی ایجاد شده انجام دهید.
کار های خود را در داخل جعبه زمانی مشخص شده انجام دهید و زمانی که وقت تان تمام شد دست از کار بکشید. ممکن است که این کار در ابتدا مشکل باشد چون احتمالا به انجام کار عادت کرده اید و
به قول معروف روی غلطک افتاده اید. همچنین این کار می تواند برای کسانی که عادت دارند که تا به هدف خود نرسیدند دست از کار نکشند هم سخت باشد. چیزی که در این مرحله یاد می گیرید این
است که چگونه کاملا متمرکز بر روی کار خود باشید، چگونه از زمان به عنوان سرمایه ای محدود استفاده کنید، و چگونه نتایج و کار های خود را تنظیم کنید. همچنین در این بخش اثر بخش کردن
جعبه بندی زمانی را برای خود تمرین می کنید.
از جعبه بندی زمانی به عنوان خط مبنایی برای برآورد نتایج استفاده کنید. بزرگترین اشتباه این است که به خودتان برای رسیدن به نتیجه ای خاص یک ساعت وقت داده و در عوض دو ساعت از وقت
خود را صرف آن کار کنید و در انتها از کاری که در یک ساعت اول انجام داده اید راضی باشید. به جای اینکار، در یک ساعت هر مقدار که می توانید کارتان را انجام دهید، بعد بررسی کنید و ببینید
که آیا نیاز به جعبه ی زمانی بزرگتری دارید یا اینکه باید روش خود را عوض کنید.
کار های داوطلب برای جعبه بندی زمان را شناسایی کنید.
کاندیدا های و داوطلب مد نظر را برای جعبه بندی زمان مشخص کنید. این می تواند پروژه ای که رو آن کار می کنید باشد. در ابتدا بهترین کار این است که با کار های کوچک شروع کنید.

همچنین در حوزه‌ی استفاده از ابزارهای تکنولوژیک برای مدیریت زمان هم، کتابهای خوب و جریان سازی منتشر شده که از جمله آنها می‌توان به کتاب

مایکل لینن برگر تحت عنوان Total Workday Control  اشاره کرد که کتاب او، آغازگر مجموعه جدیدی از کتابهای مربوط به استفاده از تکنولوژی برای

مدیریت زمان بوده است.

مدیریت زمان در مذاکره
مدیریت زمان در مذاکره

 

چکیده کتاب مدیریت زمان برایان تریسی

مدیریت زمان در مذاکره

فصل اول : نگاهی به مفهوم زمان

زمان در نکاه فیلسوفان :

فلسفه را دانش وجودشناسی میدانند و یکی از قدیمی ترین مباحث فلسفی مساله ماهیت زمان بوده است.فیلسوفان در این زمینه همواره با سوالات اساسی رو به رو

بوده اند.بعضی می گویند زمان امر موهوم است.بعضی گویند موجود به وجود وهمی است .بعضی گویند اصولا زمانی وجود ندارد و …

زمان در نگاه عارفان :

عارفان به دلیل ماهیت ابزار شناختی خود (یعنی دل) از زبان نمادین و سمبلیک استفاده می کنند و برای بیان منظور خود اصطلاحات خاصی دارند.عارفان به مفهوم زمان

جنبه درونی داده و از آن با اصطلاحاتی مانند “وقت” ,”آن” ,”دم” و… یاد کرده اند.

فصل دوم : استفاده مناسب از زمان

زمان یکی از با ارزشترین منابعی است که در اختیار انسانها قرار دارد و به دلیل همین اهمیت و ارزش نام زمان در بسیاری از فرهنگها و زبانها تکرار شده است.زمان بسیار

با ارزشتر از پول و سرمایه ارزشمندی است.سرمایه ای کمیاب و نادر!

بنابراین از وقتتان استفاده کنید : مدت زمان بالقوه کار در بخش های مختلف اداری در حدود ۳۰ الی ۴۰ درصد تخمین زده میشود.یعنی کمتر از ۶۰ درصد زمان کاری افراد به

هدر میرود.استفاده بهتر از زمان در گرو یک نگرش صحیح به این منبع کمیاب است.یکی از بهترین راههای استفاده از زمان محدود و باارزش ,بکارگیری دایمی و هوشیارانه

مدیریت زمان است.مدیریت زمان یعنی اینکه کنترل زمان و کار خود را بدست گیرید و اجازه ندهید امور و حوادث شما را هدایت کند.

زمانتان را صرف کار ,تفکر,تفریح,مطالعه,دوستی,محبت ورزیدن و خندیدن بکنید.

فصل سوم : تعییت اهداف

مدیران موفق مدیرانی هستند که قادرند بطور واضح و روشن تعریف دقیقی از اهداف و همچنین پیشنهادهای لازم برای رسیدن به این اهداف را ارائه کنند.اهداف ,آن

چیزهایی هستند که بصورت تمام و کمال ما را بسوی علم صحیح سوق داده و جلب مینمایند.

مدیریت بر مبنای هدف,یک روش شایسته برای کارکنان و مدیران شرکت میباشد.علاوه بر شرکتها ,این روش برای افراد موفق نیز فواید بسیاری دارد.این تنها راه برقراری

حلقه ارتباطی بین وظایف مختلف و کارهای امروزی و موفقیت های فردا و رضایتمندی شماست.همچنین کسانیکه از اهداف هوشمندانه پیروی می کنند قادرند قدرتهای

نیمه خلاق و نیمه هوشیار خود را بکار گیرند.

 

مدیریت زمان در مذاکره
مدیریت زمان در مذاکره

مدیریت زمان در مذاکره:

میتوانید زمان خود را به نحو احسن به کارهای مهم تخصیص دهید.برای اینکار میتوانید از قاعده ۲۰,۸۰ استفاده کنید.یعنی با صرف کمتر از ۲۰ درصد زمان میتوانیم به نتیجه

۸۰ درصد برسیم.درصورتیکه اکثر مردم ۸۰ درصد زمان خود را مشغول اموری میشوند که از درجه اهمیت زیاده برخوردار نیستند و تنها به ۲۰ درصد نتایج می رسند.

فصل چهارم : مکتوب کردن اهداف و برنامه ها

بهترین روش برای سازماندهی زمان و استفاده بهینه از ان برنامه ریزی است.مزیت اصلی برنامه ریزی کاری عبارت از این است که درک کنیم : برنامه ریزی یعنی ذخیره

زمان .۸ دقیقه برنامه ریزی برابر یک ساعت زمان ذخیره شده است.

مهمترین نقش برنامه ریزی عبارت است از مکتوب سازی آنچه قرار است انجام شود.بنابراین طبقه بندیهای ذهنیمان را کنترل میکند.به ما تمرکز میدهد.فشار کاری را کم

میکند.محرکی در جهت فعال نمودن انگیزه های شخصی در کارهاست.میتوانید نتایج حاصل از انجام کارهایتان را بررسسی کنید.امکان موفقیت خود را از نظر زمانی تخمین

بزنید.همچنین میتوانید برنامه های مکتوب خود را بایگانی کنید و از آنها به عنوان شواهد و مدارک کارهایی که انجام داده اید یا نداده اید استفاده کنید.

فصل پنجم : استفاده از جداول روزانه

آنچه در ابتدای استفاده از فهرست روزانه کار باید برای شما مهم باشد توجه به این نکته است که هریک از وظایف روزانه شما بایستی دارای برنامه خاص خود باشد.اگر

شما دارای جدولی که در آن کارهای روزانه تان بصورت دقیق قید شده باشد نیستید,باور داشته باشید که نمیتوانید دارای یک برنامه بلند مدت یک ساله و یا حتی یک

ماهه باشید.

 


لطفا مقاله مدیریت زمان و هنر نه گفتن ملاحظه فرمایید.


 

 

مدیریت زمان در مذاکره
مدیریت زمان در مذاکره

 

روش لیدز یکی از روشهای نسبتا ساده و قابل استفاده در مدیریت زمان است و دارای مراحل زیر است :

۱/ فهرست وظایف مهم :

فهرست وظایف ,فعالیتها و حداکثر زمان تحت اختیارتان را تهیه کنید.از یک فرم جدول روزانه استفاده کنید و وظایف و حداکثر زمانی که برای آنها در اختیار دارید ,کارهای

ناتمام و مسائل غیر قابل انتظار ,تماسهای تلفنی و مکاتباتی که باید انجام دهید و ترتیب فعالیتهای خود را در آن بنویسید.

۲/برآورد زمان مورد نیاز :

زمانی که وظایفتان به خودشان اختصاص میدهند را برآورد کنید.به فعالیتهای خارج از برنامه خود توجه کنید.به گونه ای به محاسبه زمان خود بپردازید که گویا پول پرداخت

میکنید.

قانون دیگر که در ارتباط با توانایی چگونگی انجام وظایف و منظور کردن مقدار زمان مورد نیاز برای انجام کار مطرح شده است این است ک زمان را بسان بودجه مالی

ببینیم.یعنی برای زمان مورد نیاز برای انجام هریک از وظایف مخصوص ,محدوده ای تعیین کنیم.

دکتر مازیارمیر مبدع #آموزش_بدون_پاورپوینت مدیریت زمان

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *