• تلفن02188939730
  • ایمیلmazyarmir.com@gmail.com
  • آدرستهران ، خیابان ولیعصر ، بعد از چهارراه زرتشت ، کوچه نوربخش ، ساختمان بهرام ، طبقه اول ، مجتمع فنی علوی
  • ساعتهای آزاد8صبح تا 9شب
  • تلفن02188939730
  • ایمیلmazyarmir.com@gmail.com
  • آدرستهران ، خیابان ولیعصر ، بعد از چهارراه زرتشت ، کوچه نوربخش ، ساختمان بهرام ، طبقه اول ، مجتمع فنی علوی
  • ساعتهای آزاد8صبح تا 9شب

کارگاه سه گانه مذاکره زبان بدن و مدیریت جلسات

کارگاه سه گانه دکتر مازیارمیر برای شرکت نفت ستاره خلیج فارس

1- سمینار       2- سمپوزیوم            3- کنفرانس       4- کنگره         5- جشنواره         6- همایش

 7- گردهمایی   8- نشست       9- یادواره      10-کارگروه       11- میزگرد        12- گروه یا هیئت یا کمیسیون   13- کارگاه آموزشی        14- تجمع یا میتینگ

سمینار :به جلساتی که به منظور مبادله اطلاعات و یادگیری نکات تازه از یکدیگر برگزار می شود ، سمینار گویند .

تعریف سمینار علمی: به اجتماع تبادل نتایج تحقیقات فردی گروهی از دانشجویان که زیر نظر یک استاد و یا مرجع علمی به مطالعه مباحث علمی می پردازد سمینار علمی گفته میشود .

سمپوزیوم :جلساتی که درآن سخنرانان متعدد نظر های کوتاه خود را درباره یک موضوع ولی از منظر های مختلف ارائه می کنند را سمپوزیوم گویند .

کنفرانس :در لاتین به معنای کاری را با هم و دسته جمعی به انجام رساندن . به نشست های بزرگ که در آن افراد دیدگاه های خود را درباره مسائل و مشکلات مهم ارائه می کنند و یا به کمک هم به راه حل و سیاست اجرایی واحدی در قبال یک معضل بین المللی می رسند را کنفرانس گویند .

کنگره :واژه کنگره در لاتین به معنای آمدن و رفتن است . کنگره به اجتماعی از سران یا مغز های متفکر گفته میشود ، که هر عضوی به نمایندگی از ایالات یا دولتی آماده باشد تا پیرامون مسائل خاص سخن گویند و تشریک مساعی کند . مانند کنگره روسای دانشگاه ها ، کنگره روان شناسان و …

جشنواره :فرصت مناسب برای جشن گرفتن . مجموعه ای از فعالیت های مرتب با حوزه رقابت ها که بیشتر در زمینه هنر به کار می رود و به صورت مرتب تکرار می شود جشنواره گویند .

همایش :همایش به نشستی که در آن نکات علمی و تخصصیارائه می شود ، به گونه ای که برای شرکت کنندگان قابل یادگیری باشد گفته میشود . همایش به جای سمینار و سمپوزیوم هم بکار می رود.

 نشست :به جلساتی که به منظور بحث درباره موضوعی خاص تشکیل می شود اطلاق می گردد .

یادواره :به نشست تجلیل و ستایش از خدمات ارزنده مفید و ماندگار افراد و چهره های شاخصی که در قید حیاط نیستند یادواره گویند.

کارگروه :به گروهی از افراد که وظیفه ویژه ای به آنها محول و متعهد می شوند مسئولیتهای خاص را انجام دهند ، کارگروه گفته میشود . مثل کمیته رسیدگی به زلزله زدگان بم و …

گروه یا کمیسیون :گروهی که از دولت یا سازمان رسمی برای رسیدگی به موضوعات خاص مأمور می شود و رسماً موظف است درباره آنها پژوهش و تحقیق کند .

کارگاه آموشی :به محل یا اجتماع افرادی که درباره طرح یا موضوعی مطالعه می کنند ، در کارگاه های آموزسی مسائل آموزشی مطرح شده و در سمینارها و کنفرانس ها مورد بحث و همفکری قرار می گیرد . را کارگاه آموزشی گویند .

 تجمع یا میتینگ :گرد هم آمدن گروهی از مردم به منظور و هدف خاص که اغلب منجر به صدور قطعنامه میشود و گاها با سخنرانی فرد یا افرادی همراه است و معمولا در موضوعات سیاسی و اجتماعی برگزار میشود ، تجمع یا میتینگ میگویند .

میز گرد :گروهی که معمولا در شرایطی مساوی قرار دارند و در محیطی دوستانه جمع میشوند و درباره موضوعی مشخص با هم گفتگو می کنند را میز گرد گویند . مباحث میزگرد منجر به بحث های آزاد نمی شود و در موضوعات علمی منسوخ شده است .

تله کنفرانس :میز گرد یا گردهمایی است که با استفاده از تجهیزات صوت و تصویر و تکنولوژی های دیجیتال و فن آوری های فضای مجازی برگزار شده ، مثلا چت بدون حضور فیزیکی افراد در محلی خاص برگزار میشود را تله کنفرانس گویند .

گردهمایی :به معنای اجتماع کردن و به جای کنفرانس و کنگره هم به کار می رود . به اجتماعی گویند که به مباحث عمومی روزمی پردازد و کمتر جنبه علمی و گستردگی کمتری دارد را گردهمایی گویند . مثل گردهمایی شورای شهر و روستا .

انواع گردهمایی ها :1- ملی و بین المللی 2- علمی و غیر علمی 3- یک نوبتی و دوره ای 4- کاربردهای خاص

اهداف گردهمایی :1- دگرگونی عمده در شیوه های مدیریتی   2- استفاده بهینه و صحیح از منابع موجود .    3- ارائه رهیافت ها و دستاوردهای نوین تحقیقاتی .    4- شناسایی و بهره گیری از قابلیت ها و پتانسیل های موجود .   5- ارائه راهبردها و برنامه های علمی و عملی    6- رشد و اعتلای دانش و ارتقاء سطح آگاهی های عمومی

  اصول برگزاری گردهمایی ها : 1– عنوان مناسب 2- زمان مناسب 3- مدیریت برنامه ریزی و هماهنگی 4- مکان مناسب 5- مدعوین 6- کیفیت و کمیت مقالات سخنرانی ها 7- ایجاد دبیرخانه 8- برآورد بودجه .

محدودیت های برگزاری گردهمایی :1- توجه به محدودیت درآمدها ، تسریع بودجه و کمبود امکانات .   2- نامحدود بودن نیاز ها و ضرورت و اولویت بندی آنها .   3- اولویت بندی در هزینه ها و موضوعات .

برنامه های گردهمایی:1 – مراسم افتتاحیه    2- مراسم روزانه  3- برنامه های جانبی   4- مراسم اختتامیه 

مراسم

فرایند مدیریت مراسم :1- برنامه ریزی       2- اجرا   3- ارزیابی

مراحل زمانی برگزاری مراسم :

1.  قبل از مراسم ( برنامه ریزی ):تعریف برنامه ریزی، برنامه ریزی تفکر درباره آینده برای رسیدن به تصمیم گیری جمعی است . تصمیم گیری مبتنی بر پیش بینی که وضعیت روشنی از مقصد و یا مقاصد و چرایی و چگونگی رسیدن به آن را مشخص می نماید . مبتنی بر پیش بینی و برآورد .هنر برنامه ریزیدر بهره بروری و صرفه جویی می باشد که با کمترین امکانات بتوانیم خوب مدیریت کنیم لازمه اول برنامه ریزی داشتن اطلاعات و آمار است.

مزایا و دست آوردهای برنامه ریزی :1. بهترین و موثر ترین راه برای صرفه جویی .  2. انتظام بخشیدن به امور. 3- ساخت و مهار آینده.  4. استفاده به موقع و به جا از ظرفیت های نیروی انسانی .  5. پیش بینی و پیشگیری از بحران ها و مشکلات .    6. دستیابی به اهداف سازمانی .   7. ارائه راهکارهای عملی برای برطرف کردن مشکلات و موانع .    8. ترسیم عملکرد کلی سازمان و شرح وظایف و مسئولیت های آن .      9. اولویت دادن به کارها .     10. تقویت رفتار سازمانی .    11. تسهیل بر کنترل و نظارت بر فعالیت ها .

الزامات برنامه ریزی :  1. دانش ، اطلاعات و آمار   2. شناخت کامل از موضوع .    3. آسیب شناسی      4. توجه به نیازهای فرهنگی ، روانی و اجتماعی مخاطبان .    5. بهره گیری از نتایج نظرسنجی های ادواری برای تقویت نقاط قوت و بر طرف کردن نقاط ضعف .

اقدامات مرحله برنامه ریزی :  1- جمع آوری اطلاعات     2- جلسات تصمیم گیری و هماهنگی

3- طراحی برنامه و چک لیست مراسم      4- ارسال دعوتنامه ها و انجام مکاتبات

2. حین مراسم ( اجرا ):این مرحله اجرای برنامه از پیش طراحی شده میباشد که به تناسب هر مراسمی اقدامات و برنامه بر اساس چک لیست هایی که از قبل آماده و طراحی شده ، مدیریت میشود . هر آنچه که برنامه ریزی قوی تر و کاربردی تر طراحی شده باشد اجرایمراسم نیز راحت تر و کم اشتباه تر خواهد بود . مرحله اجرا از استقبال و مراسم افتتاحیه آغاز و تا مراسم اختتامیه و بدرقه ادامهدارد .

فرایند مراحل تشریفات یا اقدامات مرحله اجرا :

1- استفبال    2- حمل و نقل     3- اسکان     4- پذیرایی     5- بدرقه

3. بعد از مراسم ( ارزیابی ):

 ارزیابی سنجش کیفی و کمی چگونگی برگزاری مراسم است که ضمن مشخص کردن نواقص ، کاستی ها و نقاط ضعف و قوت و مورد توجه مراسم را برای برنامه ریزی بهتر و بهبود فعالیت ها در آینده نمایان می سازد .

شیوه های ارزیابی : 1– نظرسنجی     2- تحلیل محتوا       3- تحقیق و پژوهش

اقدامات مرحله ارزیابی:1. نظرسنجی     2. مستند سازی      3. تهیه و تنظیم گزارش  4. جلسه ارزیابی مراسم و تقدیر از برگزیدگان .

مدیریت تشریفات 

جلسه

جلسه را می توان گردهمایی دو نفر یا بیشتر از کسانی تعریف کرد که دارای هدف های مشترک هستند و ارتباطات ( شفاهی یا کتبی ) را وسیله اصلی نیل به اهداف قرار می دهند.جلسات شورای مدیران ، جلسات پرسشی و پاسخ مدیران و کارکنان یا مشتریان ،مصاحبه مطبوعاتی 

انواع جلسات:دو گروه اصلی جلسات تصمیم سازی (جلسات کارشناسان سازمان ها )و جلسات تصمیم گیری (جلسات مدیران ارشد سازمان)

3- وظایف مسئول و تیم تشریفات چند مرحله است ، برای هر مرحله5 مورد را بنویسید ؟

الف) درزمان آماده شدن برای یک جلسه :1 – هدف از تشکیل جلسه و تعداد و سطح شرکت کنندگان را بداند  2- زمان آغاز و پایان جلسه راتعیین و به اطلاع دبیر یا رئیس جلسه برساند. 3- اگر به افراد خاص مطلعی نیاز است آنان را دعوت کرده و برای جلسه آماده کند   4- تجهیزات کاری ضروری را تهیه کند(مثلا کاغذ ،‌برگه گزارش… ) 5- برگزاری جلسه را درتاریخ و ساعتی پیش بینی کند که شرکت کنندگان در دسترس باشند.

 ب) در خلال جلسه :1– از رفت و آمد زائد به جلسه خودداری شود.      2- پذیرایی به موقع باید انجام شود.      3- گوش به فرمان میهمانان باشید و به اشاره ها توجه نشان دهید.3- چشم به ساعت داشته باشد(مدیریت زمان جلسات).      4-برای جمع بندی به مدیر جلسه کمک کند5- صورتجلسه را به طور حرفه ای تنظیم کند.

ج) بعد از جلسه :امکانات رفت و آمد میهمانان را در نظر داشته باشد.2- دقت کنید وسایل میهمانان جانمانده باشد3- از انجام کاری که قرار است پیش از تشکیل جلسه آینده انجام شود و ضرورت دارد مطمئن شود 4- نسخه ایی از صورتجلسه تنظیمی و امضاء شده را به اعضا بدهد.

صورتجلسه

تعریف صورتجلسه

 به سند یا نوشته ایی گفته می شود که در بردارنده مطالب مطروحه ،گفته گو ها و یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد.به عبارتی دیگر صورتجلسه گزارش تصمیمات یک جلسه رسمی به صورت نوشتار حقوقی است.

ارکان یا ساختار صورتجلسه

مقدمات: عنوان صورتجلسه ، شماره جلسه ،‌دستور جلسه ، زمان برگزاری جلسه ، مکان برگزاری جلسه ، شرکت کنندگان جلسه

بدنه صورتجلسه

تصمیمات ، مجریان ، مشمولان تصمیمات ،تاریخ شروع و اتمام اقدامات
مأخرات : زمان جلسه بعدی ، مکان جلسه بعدی ، موضوع جلسه بعدی ،امضاء ها ، رونوشت ها ، پیوست ها

موخرات صورت جلسه

– زمان جلسه ی بعدی

– مکان جلسه ی بعدی

– موضوع جلسه ی بعدی

– امضاها، رو نوشت ها،پیوست ها

نمایشگاه

نمایشگاه محل یا مکانی است که در آن برخی یا گروهی از محصولات و آثاری که خصلت دیداری دارند برای هدف های خاصی در معرض مشاهده و قضاوت مخاطبان آن گروه هدف گذاشته می شود.

انواع نمایشگاه:الف) انواع نمایشگاه از نظر تنوع موضوع :نمایشگاه های ‌عکس ،‌کالاهای شرکت ، نوآوری کارکنان ، برنامه های جدید شرکت ، آثار هنرمندان ،کتاب ، تکنولوژی های نوین ، افتتاحیه ، اختتامیه ،‌مجازی مثل اینترنتی موزه هاب) انواع نمایشگاه بر حسب پوشش جغرافیایی :نمایشگاههای محلی ، منطقه ای ، ملی ، بین المللی  انواع نمایشگاه از نظر مدت زمان برگزاری : نمایشگاه موقت بین 20 روز تا شش ماه  نمایشگاه دائمی د)انواع نمایشگاهها از نظر هدف :نمایشگاه تجارتی    ه) انواع نمایشگاهها از نظر تنوع کالا :نمایشگاه عمومی  نمایشگاه تخصصی     و) انواع نمایشگاه از نظر محتوا :نمایشگاه عمومی که جهت معرفی انواع کالاهای مصرفی ، واسطه و سرمایه ای و خدمات و تکنولوژی برگزار می شود- نمایشگاه تخصصی که جهت معرفی کالاهای خاص  – نمایشگاه اختصاصی برای معرفی محصولات یا خدمات یک کشور در یک بازار خاص برگزار می شود- نمایشگاه اکسپو که جهت بیان ایده ها ، تکنولوژی جدید و نمایش توانمندی ها برگزار می شود  نمایشگاه عرضه مستقیم که جهت جبران نارسایی سیستم توزیع برگزار می شود.

دلایل برگزاری نمایشگاه:1-توسعه ارتباط مستقیم خریدار و تولید کننده  2- تبادل نظر با متخصصان 3- گردآوری نظرات مشتریان به طور مستقیم 4- معرفی محصولات جدید 5- بازاریابی مقرون به صرفه

هزینه های نمایشگاه:هزینه های مستقیم  هزینه های غیر مستقیم  هزینه های تبلیغاتی

منابع مورد نیاز نمایشگاه :منابع انسانی ( طراح ، مدیر غرفه و …)  منابع مالی (اجاره محل نمایشگاه و…)  منابع مادی (میز و صندلی و تلفن و…)

مراحل مدیریت نمایشگاه:قبل از برگزاری نمایشگاه شامل : دعوت از مشتریان و مخاطبان مورد نظر ،‌تدارک و برنامه ریزی ،غرفه آرایی و …     در طول نمایشگاه شامل : پاسخگویی به مراجعه کنندگان ،‌توزیع بروشور و کارت های ویزیت ، تکمیل پرسش نامه نمایشگاه و…    پس از نمایشگاه شامل : تدوین گزارش نمایشگاه ، تدارک برای نمایشگاه بعدی و …

بازدید

دیدار از افراد ، ‌محیط ها و آشنایی با فرهنگ ها تا آشنایی افراد و گروهها با هم که به تبادلات علمی ، اجتماعی و‌اقتصادی بیانجامد را بازدید می گویند.

انواع بازدید : فردی و گروهی

برنامه ریزی بازدید :اطلاع رسانی دقیق بازدیدکنندگان  پیشبینی راهنمایان مجرب و آموزش دیده و…

 اجرای بازدید :تهیه بروشور پروژه ، سی دی ، معرفی سایت و…

ارزیابی بازدید :ارزشیابی ، مستند سازی

کنفرانس مطبوعاتی

مدیریت کنفرانس خبری یکی از اصلی ترین وظایف روابط عمومی هاست.

در این گونه کنفرانس ها تعدادی جوابگوی خبرنگاران هستند و به پرسش های آنان پاسخ میدهند و یکی از آزاد ترین مصاحبه هاست.

بهترین زمان برگزاری کنفرانس ها اوایل و اواسط هفته و ساعت 10 صبح میباشد چرا که اخبار می تواند موضوعات مهم را به اطلاع عموم برساند.

برای مدیریت کنفرانس خبری باید قبل از برگزاری مطالبی پیرامون ان بحث جمع اوری کنیم تا در کنفرانس حرفی برای زدن داشته باشیم و تهیه ی دعوت نامه و بروشور و امادگی سالن برگزاری و ….

هنگام برگزاری کارهایی از قبیل فیلم برداری ، عکس برداری ، صدا برداری و راهنمایی خبرنگاران به محل کنفرانس و معرف مصاحبه شونده.

و بعد از برگزاری تهیه ی بریده جراید ،تشکر کتبی و تهیی گزارش تصویری از کنفرانس را داریم.

 ————————————————————————————————————

فصل دوم

تشریفات و رعایت آن

در روابط عمومی

واژه شناسی

کلمه تشریفات  از ریشه شرف و مصدر تشریف می آید، شرف در زبان عرب، به معنی مجد و بزرگی است و بنا بر فرمایش حضرت امام حسن مجتبی (ع): «شرف؛ یعنی احترام به قوم و قبیله و دیگران

در فارسي كلمه تشريفات از معادل انگليسيProtocol گرفته شده است. كلمه پروتكل از ريشه لاتين آن Protocollum مشتق شده و به معناي كتابي است كه مدارك عمومي در آن ثبت مي‌شود و در ديپلماسي به معناي ثبت پيش نويس كنفرانس‌ها نيز بكار برده شده است. هم چنين به مفهوم شيوه‌ها و روش هايي است كه وزارت امور خارجه مي‌بايست در مكاتبات رعايت نمايد و به پيش نويس مدارك ديپلماتيك شامل موافقت نامه‌ها، قراردادها، مقاوله نامه‌ها و اعلاميه‌ها نيز اطلاق شده است.

پروتكل، اشكال، مراسم و آدابي است كه وسيله ديپلمات ها و روساي كشورها بايد رعايت شود، همچنين نسخه اول هر قرارداد قبل از تصويب و يا پيش نويس مقدماتي هر سندي پروتكل خوانده مي‌شود.

Etiquette يا Manner عبارت است از طرز برخورد اشخاص با يكديگر در زندگي روزمره، كه در فارسي معادل ادب يا نزاكت تعبير مي‌شود، در حاليكه تشريفات Protocol و يا Ceremonial مقررات و رسومي است كه در روابط رسمي بين افرادي خاص و روي سوابق و اصولي ايجاد شده است.

تعریف تشریفات

مجموعه ای از آداب شامل:    حسن سلوک (رفتارهای پسندیده اختیاری مانند تقدم در سلام، رعایت احترام دیگران، خوش خلقی و خوش بیانی)،    نزاکت (رفتارهای اجباری مانند انضباظ نظامی، احترام به قوانین و آیین نامه ها)،   و رعایت ترتیبات، قوانین، مقررات و کنوانسیونهای داخلی و بین‌المللی است؛

تعريف جامع تر از تشريفات:مجموعه آداب و رسوم، مقررات و قوانيني كه در مراسم رسمي بين افراد و اعضاي هيات‌هاي ديپلماتيك، وزارت امور خارجه، دولت ها و در كنفرانس‌ها و مجامع بين‌المللي معمول مي‌باشد تشريفات يا Protocol گفته مي‌شود.

رفتار با نزاكت:نزاكت يا ETIQUETTE عبارتست از طرز برخورد افراد با يكديگر در زندگي روزمره. بعضي از رفتارها از حدود مرزها گذشته و به عنوان يك نزاكت بين‌المللي مورد قبول قرار گرفته است و تقريباً به صورت مشابهي در جامعه بين‌المللي رعايت مي‌شود، مجموعه اين رفتارها تحت عنوان كد رفتار بين‌المللي معرفي شده است.

مثال:رعایت ترتیبات خاص ترخیص کالا در گمرکات که به تشریفات گمرکی معروف است تا نحوه رفتار با نمایندگان سیاسی و کنسولی سایر کشورها، و سبک متعارف کار در سازمانهای بین‌المللی مانند طریقه ثبت نام، نظردادن در جلسات و نحوه ابراز مخالفت و یا همکاری با نمایندگان سایر کشورها در خصوص قطعنامه هاست.

پوشيدن لباس رسمي، آراسته بودن، ايستاده صرف غذا نمودن، تظاهر به خوشحالي و يا تظاهر به غمگين بودن، دوستي هاي ناخواسته، رعايت تقدم در تشريفات همگي ممكن است مغاير با خواسته‌هاي شخصي ما باشد، ولي به خاطر پيشبرد اهداف سازماني ناگزير به انجام آن هستيم.عواقب عدم رعايت تشريفات كه مورد قبول جامعه بين‌المللي است باعث طرد شدن از جامعه بين‌المللي مي‌شود.

تشریفات ایرانی

 اما تشریفاتی که امروزه در ایران از آن سخن می رود، با اسراف، تبذیر، تجملات و اشرافی‌گری در تضاد است كه بر اساس آیات کریمه قرآن، « خداوند، مسرفین را دوست نمی دارد» و «مبذرین؛ برادران شیاطین هستند.» این تشریفات که مبتنی بر آیات قرآن کریم، سیره و فرمایشات رسول مکرم اسلام(ص) و ائمه اطهار(ع) می باشد، حفظ شئون ایرانی مسلمان را در سرلوحه اصول خود قرارداده است، نه بر تجملات و ملک و ثروت و یا انواع غذاهایی که در مهمانی ها روی میز قرار می‌گیرد. ضمنا تشریفات ناب را با قناعت تضاد و خصومت نیست که رعایت قناعت در تشریفات اسلامی یک اصل است.

با توجه به آیه ی قرآن کریم در سوره ی آل عمران و خداوند به حضرت محمد می فرماید: مرحمت خدا تو را با خلق مهربان و خوشخوی گردانید و اگر تند خو و سخت بودی مردم از تو متفرق می شدند پس ایشان را عفو نموده و بر ایشان طلب مغفرت کن.

تشریفات به معنای تجمل گرایی:تشریفات به معنای تجمل گرایی و تجمل پرستی نیست بلکه به معنای نظم دهی و نظم بخشی در یک سازمان است.تشریفات رعایت یک سری قوانین رفتاری است که نه تنها توسط نمایندگان یک کشور بلکه توسط نمایندگان نظام های مختلف رعایت می شود و متناسب با آداب و رسوم یک کشور تغییراتی در اجرای آن به عمل می آید.

تشریفات در سایر کشورها:در سایر کشورهای نیز علاوه بر صدها کتاب با عناوین حسن سلوک، رفتار پسندیده، و آدابی چون خوردن و نوشیدن و سفر و سخن گفتن و سخنرانی کردن و قس علی هذا، هزاران هزار پایگاه اینترنتی نیز با عنوان های گوناگون به شرح و بسط موضوعات مرتبط با تشریفات می پردازند و چیزی که در آنها کمتر به چشم می خورد، بحث درباره اسراف و تجملات است. زیرا در خارج از ایران نیز عموما و غالباً مبانی تشریفات، ساده تر شده است. اما در هیچکدام از آنها مطالبی در تحقیر و تکذیب اصالت انسان و رد و انکار زندگی و زیبایی نیست. البته آنها برای هر کاری آدابی نوشته و می گویند که برخی از آنها به دلیل تضاد با اعتقادات دینی و یا ارزشهای انقلابی ما، اساساً در تشریفات ما مطرح نیست.

اصول تشریفات

1-              رفتار بیشتر از گفتار مورد توجه قرار می گیرد.

2- لبخند موثرترین عمل غیر کلامی است که مهمان یا مشتری در اولین برخورد نظرش جلب استقبال گرم شما میشود.

2-   مسیر حمل و نقل مسافرین : اگر شما میهمانان یا تور هتل خود را در هنگام رفت و امد از مسیر هایی زیبا و به یاد ماندنی عبور دهید باعث رضایت بیشتر آنان می شود و می فهمند که شما برای آنها ارزش قائل بوده اید و بیشتر جلب هتل شما می شوند.

3-   نیاز میهمانان به احترام یک نیاز مشترک و نیاز آنان به خدمات یک نیاز متفاوت است .این به ایم معناست که همه ی مشتریان نیاز به احترام دارن و همگی یکسانند اما در مقابل هر مشتری فقط یک مشتری است به ویژگی های منحصر به فرد خودش.

4-   در پذیرایی سلیقه ی میهمان نسبت به سلیقه ی میزبان ارجحیت دارد.

5-   قضاوت میهمانان بر اساس دیده هاست و ظاهر محیط و میزبانان. آنان از روی ظاهر هتل یک تعریف ساده در ذهن خود تداعی می کنند و این ظاهر همیشه یادشان خواهد ماند پس برای جلب مشتری باید حفظ ظاهر کنیم در مقابل رعایت همه ی اصول اخلاقی و …

6-   توجه کردن به انتقادات و پیشنهادات مشتریان باعث کاهش نارضایتی خواهد شد.در یک تعریف ساده ارتباطات کوتاه مدت را با سلام کردن و بلند مدت را با گوش کردن مدیریت کنید.

7-   قضاوت را به عهده ی مشتریان بگذارید و خود را برای انتقاد اماده کنید.

8-   شرایطی فراهم کنید تا میهمانان خود را حفظ کنید و آنان بار ها و بار ها به شما مراجه کنند چرا که جلب مشتری جدید نیازمند هزینه است در صورتی که حفظ مشتریان قدیمی این هزینه را کاهش میدهد و از دست دادان یک مشتری قدیمی برابر با از دست دادن 100 مشتری است و انتخاب مشتری دائمی تنها شرط بقای یک سازمان است.

9-   میهمانان را با خاطره ای شیرین بدرقه کنید.

اصول کاربردی تشریفات

1-              تقسیم وظایف میزبان: برای هر کاری یک مسئول بگذاریم تا خطا ها در اجرای کار کاهش یابد و وظایف هر یک را برایشان شفاف کنیم.

2-              زمان بندی: با توجه به زمان اجرای هر برنامه و در نظر گرفتن جدول زمان بندی اجرای تشریفات اسان تر می شود و همه می دانند که در ساعت فلان چه اقدامی باید انجام شود و حتی جایگزین هایی نیز برای انها انتخاب می کنیم که در صورت تغییرات ناگهانی با مشکل مواجه نشویم.

3-              مخاطب محوری:توجه به سلایق و علایق میهمانان در تمامی مراحل تشریفات و به خصوص در مراحل اسکان و پذیرایی اهمیت دارد.

4-              تواضع میزبان:همواره باید نسبت به میهمانان متواضع بود و این تواضع برای همه یکسان باشد و در یک کل÷ام تواضع را نباید جایگزین تبعیض کرد.

5-              تقدم میهمان بر میزبان:در تمتمی مراحا پنج گانه میهمانان بر میزبانان مقدم هستند چه در پذیرایی چه در نشستن.

6-              اطلاع رسانی دقیق:اطلاع رسانی به میهمان در مورد برنامه های اجرایی به او احساس آرامش میدهد و همچنین سلایق و علایق ان ها را میتوان شناسایی کرد.

7-              ایمنی:ایمنی جانی و روانی میهمانان مهمترین اهمیت ÷را در بین اصول نقره ای دارد و احساس امنیت د رمحل سکونت بیشترین ارزش را داراست میزبان باید در مقابل حوادث احتمالی جان میهمان را تضمین کند با ارائه ی نقشه ی پله های اضطراری یا مطمئن شدن و چک کردن از مکان های خطر ساز همانند نرده های جلوی بالکن و…

8-              کنترل پارازیت:کنترل رفت و امدها که در حین برگزاری مراسم باعث لطمه خوردن به آن نشود و کنترل صدا و مدیریت سکوت که حائز اهمیت هستند.

9-              ارزیابی کار و نظرخواهی از میهمان:برای شناخت عیوب و نواقص کار در انتهای مراسم یا پایان یافتن دوره ی حضور میهمان باید ارزیابی انجام شود و اظهار نظرهای میهمانان می تواند برآوردی از چگونگی انجام و مدیریت کار مد نظر قرار گیرد.

ويژگي‌هاي تشريفات

معيارهاي موجود تشريفاتي حاصل روند جديدي از همكاري هاي متقابل بين افراد، جوامع و ملت‌ها در طي قرون مي‌باشد.

معيارها و اصول تشريفاتي قديمي هستند و در طي سال هاي متمادي به لحاظ مقتضيات و شرايط زمان و مكان دستخوش تغيير و تحول شده‌اند.

ملت‌ها و جوامع متناسب با ساختار اجتماعي و فرهنگي خود تغييراتي را در آن ايجاد و به آن رنگ ملي داده‌اند. بسياري از اين آداب و رسوم با آداب و رسوم متداول در ميان مردم عادي مشابه است و در زندگي روزمره به آن عمل مي‌شود.

در جامعه بين‌المللي اين اصول عمدتاً از آداب و رسوم و سنت هاي اروپايي سرچشمه گرفته شده است، ولي با اندكي توجه مي توان ريشه هاي آن را در بين ملت هاي قديمي آسيايي نيز مشاهده نمود.

 در جامعه بين‌المللي رعايت اصول تشريفاتي از اهميت بيشتري برخوردار است و عدم رعايت آن بعضاً با عكس‌العمل نمايندگان كشورها مواجه مي‌شود.

 رعايت اصول تشريفاتي مطلق نيست و رعايت آن بعضاً تابع زمان و مكان و شرايط جغرافيايي است.

کانون طلایی تشریفات

احترام یکی از نیازهای بشر است که در مراودات رسمی به عنوان تشریفات از آن یاد می‌شود. خوش اخلاقی، ادب و نظم از نشانه‌های احترام است. احترام وقتی موردپسند است که از عمق وجود انسان باشد. با این اوصاف تشریفات نیز باید با اعتقاد و با انگیزه و از عمق وجود انسان باشد. احترام گذاشتن مسئولیتی همه وقتی، همه کسی و همه جایی است.

همه وقتی: احترام گذاشتن به دیگران در همه زمانها الزامی است و محدودیت زمانی ندارد و شب و روز نمی‌شناسد و همیشه باید با خوشرویی با دیگران رفتار کنیم.

همه کسی: احترام گذاشتن به هر فردی الزامی است و براساس ویژگی‌های فردی محدودیت ندارد. یعنی به سن، جنس، سواد، مقام، رتبه و طبقه اقتصادی و اجتماعی افراد ارتباطی ندارد.

همه جایی: احترام گذاشتن به دیگران در همه جا الزامی است و محدودیت مکانی ندارد. پس احترام محدود به خانواده، همکاران در اداره، دوستان در دانشگاه و … نیست.

اصول رفتاري

الف. چگونگي وضع ظاهري:ظاهر آراسته و رفتار متين مشخصه تشريفات است. پاكيزگي و آراسته بودن همواره در زندگي روزمره و در عرف مورد تاكيد بوده و در احاديث مذهبي نيز رعايت آن توصيه شده است.رعايت تناسب در پوشيدن لباس، کت و شلوار پيراهن و كفش و جوراب و انتخاب رنگ هاي مناسب همواره سفارش شده است.اجتناب از پوشيدن لباس‌هاي رنگي و پر نقش و نگار و خيلي روشن در محافل رسمي. كت و شلوار و پيراهن همواره بايد تمیز،اتو زده و بدون لك باشد و كفش‌ها واكس زده، براق و پاشنه‌ها كج نباشد. مرتب بودن آرايش سر و صورت و اجتناب از ژوليدگي خصوصيت شركت در مجالس رسمي و غير رسمي است. انتخاب لباس بايد با رعايت مقتضيات فصل بوده و مندرس نباشد.پوشيدن كفش‌هاي تميز، واكس زده و متناسب با رنگ لباس. عدم ظاهر شدن در ملاء عام با لباس هاي داخل منزل نظير دمپايي، پيژامه و يا لباس خواب. ظاهر آراسته مورد توجه اطرافيان است و مي‌تواند مبناي قضاوت مثبت در مورد ما شود.

ب. چگونگي رفتار در معابر عمومي:رعايت نكات زير به هنگام عبور و مرور در معابر عمومي ضروري است:   – در معابر عمومي بايد متين و آرام راه رفت و رفتار ما توأم با ادب و نزاكت باشد.    – همواره بايد از سمت راست حركت كرد.   – اگر به هنگام راه رفتن براي كسي مزاحمت فراهم كرديد حتماً می بایست عذرخواهي نمود.   – ر مقابل خدمتي كه به ما ارائه مي شود حتماً یاید سپاسگزاري نمود.    – به رهگذران نباید به حالت خيره نگاه کرد و با انگشت نباید به افراد يا اشياء اشاره کرد.  –ز انداختن آب دهان و زباله در معابر می بایست خودداري نمود.   –در ملأ عام حتي‌المقدور بايد از كشيدن سيگار خودداري كرد.    – در صف اتوبوس، مترو، بانك و پستخانه می بایست نوبت را رعايت كرد، و در محیط های خارجی بسرعت باید خود را با مقررات مربوطه در محل هماهنگ نمود.  – در سفر، باید لباس مناسب سفر پوشيد.  – در سفر با قطار و يا اتوبوس هاي بين شهري بدون ضرورت نباید پنجره را باز و بسته نمود.   – در كشورهاي خارجي قوانين و مقررات محل را باید رعايت نمود.     – در سفرهاي خارجي از اماكن ممنوعه نبایدعكسبرداري نمود و به تابلوهاي عكسبرداري ممنوع باید توجه كرد.

پ. نحوه معرفی و آشنایی

براي آشنا شدن و يا معرفي خود به ديگران بايد با نام و نام خانوادگي خود را معرفي كرد.

افراد دون پايه از لحاظ اداري می بایست خود را به مقامات بالاتر معرفي ‌كنند.

در يك جمع، فرد تازه وارد خود را به افراد حاضر در مجلس معرفي مي‌كند و يا ميزبان واسطه معرفي فرد تازه وارد به بقيه مي‌شود.

در عرف معمول نيست دو نفر را با يكديگر مواجه نمود و بدون معرفي آنان از آنها بخواهيم با يكديگر آشنا شوند.

 فردي كه ديد وارد ميهماني شده و ميهمانان هر يك در جاي خود مستقر شده‌اند، كافي است با ميزبان دست داده و با بقيه با علامت سر سلام و احوال پرسي نمايد.

 به هنگام معرفي و آشنايي با افراد، نبايد دست ما در جيب باشد و توجه ما به اطراف باشد.

 به عنوان ميزبان و به هنگام استقبال و بدرقه بايد با ميهمانان دست داد و به آنها تبسم نمود و نام آن ها را بخاطر سپرد و به آنها توجه نمود.

 در معرفي فرزندان بايد از نام كوچك آنها استفاده نمود.

 به هنگام استقبال و بدرقه از ميهمانان بخصوص افراد مسن بايد از جاي خود برخاست.

 همواره مي بايست از ضمير (شما) براي مورد خطاب قرار دادن افراد استفاده نمود.و لو اين كه با فردي صميمي هستيم، نبايد در يك جمع رسمي وي را با اسم كوچك و يا ضمير تو مورد خطاب قرار داد. در مورد شخصيت هاي رسمي بدون ذكر نام مي بايست آن ها را مورد خطاب قرار داد. به طور مثال: آقاي رئيس جمهور، آقاي نخست وزير يا عاليجناب، والا حضرت، جناب سرهنگ.

ت. مهارت هاي رفتاري 

اشراف به آداب اجتماعي محل بخصوص كشورهاي خارجي حائز اهميت است.

استفاده از عبارت هاي مودبانه بهنگام آشنايي، ديدارهاي روزانه و خداحافظي شرط ادب و نزاكت است مانند از ديدار شما خوشحالم، صبح شما بخير، روز بخير، روز خوبي داشته باشيد، بعدازظهر شما بخير، خداحافظ، شب بخير.

در مقابل هر خدمتي كه به ما ارائه مي شود ولو كوچك بايد بنحو مقتضي تشكر نمود و از عبارتهاي مودبانه مربوطه استفاده نمود. درب هاي ورودي و يا خروجي را بايد براي نفر بعدي نگاه داشت و در مقابل چنين خدمتي بايد متقابلاً تشكر نمود.وپشت سر خود نبايد درب را محكم بست و يا بهم زد.

به هنگام ترك منزل بايد سر و وضع را مرتب نمود، انجام اين امر در ملاء عام جايز نيست. در ملأ عام نبايد با صداي بلند صحبت كرد و يا افراد را با آواز بلند صدا نمود. طبق عرف محل، در ساعات استراحت نبايد براي ديگران ايجاد مزاحمت نمود. در معاشرت با خارجيان، طبق عرف محل مي بايست مهارت هاي رفتاري را بكار برد.

به صحبت هاي ديگران بايد توجه نمود و نبايد به افراد بي اعتنايي نمود. نبايد كلام افراد را بدون دليل قطع نمود و چنانچه ما اداره جلسه اي را بعهده داريم، بايد به هم فرصت صحبت كردن را بدهيم.

در يك جمع عمومي در گوشي صحبت كردن جايز نيست. يك جلسه رسمي را نبايد بدون دليل ترك نمود و براي شركت در يك جلسه طولاني بايد خود را آماده نمود.

مزاح كردن و بيان لطيفه مي‌بايست متناسب با جمع باشد و بموقع انتخاب شود. به محض آشنا شدن با افراد جديد نبايد خود را زياد صميمي نشان داد و آنها را با ضمير تو مورد خطاب قرار داد.

سرفه كردن، عطسه نمودن و يا دهن دره كردن در ملاء عام و بخصوص در جلسات رسمي شايسته نيست و بايد آنرا بطور نامحسوس انجام داد و در مقابل اين اعمال نيز نبايد عكس‌العمل ناشايست نشان داد.

اصول معمول در برگزاري ميهماني‌ها

 الف. انتخاب مناسبت براي برگزاري ميهماني:براي برگزاري هر ميهماني لازم است مناسبتي يافته شود و با قيد اين مناسبت در كارت دعوت، ميهمانان دعوت شوند، در ميهماني هاي عادي و شخصي اين مناسبت مي توانند سالگرد تولد، ازدواج، بازگشت از سفر و يا رويدادهاي شاد ديگر باشد و يا در ميهماني های رسمي برگزاري جشن هاي ملي و مذهبي باشد.

نكته مهم در برگزاري هر ميهماني دقت در عدم تلاقي اين مناسبت با مناسبت هاي ديگر است، در غير اين صورت ممكن است در يك روز يا شب مدعوين به طور همزمان به دو یا چند ميهماني مختلف دعوت شده باشند كه در اين صورت ناگزير خواهند بود يا يكي از دو ميهماني را انتخاب كنند و يا بمنظور رفع تكليف به هر دو ميهماني سر بزنند كه در هر دو صورت هر دو ميهماني از رونق خواهد افتاد.

ب. تهيه فهرست ميهمانان:قبل از برگزاري ميهماني مي بايستي فهرستي از ميهمانان را تهيه و جهت آنان كارت دعوت ارسال شود، انتخاب ميهمانان بخصوص در ضيافت هاي رسمي حائز كمال اهميت است و مي بايد جمعي را گرد هم آورد كه سنخيتي بين آنها وجود داشته باشد، بخصوص در ضيافت هاي نشسته كه مدعوين مدتي را مي بايست در ميهماني حضور داشته باشند و ناگزير از بحث و مذاكره و ايجاد ارتباط با يكديگر هستند. اين نكته بخصوص در صورت حضور مقامات رسمي و يا هيات هاي ديپلماتيك مي بايست بيشتر مورد توجه قرار گيرد.

پ. انتخاب نوع پذيرايي:نوع پذيرايي معمولاً با توجه به مناسبت و تعداد مدعوين و محل برگزاري ميهماني انتخاب مي شود، چنانچه تعداد مدعوين محدود باشد مي توان آن را بصورت نشسته برگزار نمود و چنانچه اين گر دهم آيي داراي ويژگي رسمي و يا اداري است مي تواند در ساعات ناهار و به صورت نشسته بر پا گردد و چنانچه تعداد مدعوين زياد باشد نوع پذيرايي بايد بصورت بوفه و ايستاده برگزار گردد. يقيناً چنانچه ميهماني به افتخار رئيس كشور باشد مي‌بايست بصورت نشسته و معمولاً در شب برگزار شود، در هر حال نوع پذيرايي از قبل مي بايست مشخص و در كارت دعوت به اطلاع ميهمانان برسد.

ت. انتخاب محل مناسب براي پذيراييانتخاب محل مناسب نيز يكي از ضروريات ميهماني است و بايد متناسب با تعداد ميهمانان و نوع پذيرايي محل مربوطه را انتخاب نمود و در كارت دعوت نشاني و حتي المقدور كروكي (نقشه) محل را نيز ضميمه نمود.

سفارتخانه‌ها و سركنسول گرهاي خارجي معمولاً ترجيح مي دهند در صورت در اختيار داشتن محل مناسب ميهماني هاي خود را در محل اقامت سفير يا سر كنسول برگزار نمايند كه در اينصورت در چنين محلي انتظار مي رود نمونه‌هايي از صنايع دستي را در معرض ديد قرار دهند و حتماً با غذاهاي محلي خود از مدعوين پذيرايي نمايند.در هر صورت نكته مهم اينست كه محل ميهماني مي بايست با تعداد ميهمانان تناسب داشته باشد، بنحوي كه ماموران پذيرايي بتوانند به راحتي تردد نموده و از ميهمانان پذيرايي نمايند، در درب ورودي نيز ترتيباتي اتخاذ شود كه ميهمانان مورد استقبال قرار گرفته و در صورت داشتن پالتو، باراني و يا كلاه جاي مناسبي براي نگهداري و تحويل آن در نظر گرفته شود.چنان چه محل مناسبي براي برگزاري ميهماني در اختيار ميزبان نيست، بهتر است اين ميهماني در سالن هتل‌ها و يا اماكن پذيرايي برگزار شود.

ث. تهيه كارت دعوت و رعايت اصول لازم در تهيه و ارسال دعوت نامه:در ميهماني‌هاي غير رسمي و دوستانه، دعوت از مدعوين مي‌تواند بوسيله تلفن و يا حضوري صورت گيرد ولي در ميهماني‌هاي رسمي، بخصوص در مواردي كه هيات هاي ديپلماتيك دعوت مي‌شوند حتما بايد دعوت نامه ارسال شود. در صورتي كه ميهماني به صورت نشسته باشد حتما در ذيل دعوت نامه عبارت R.S.V.P كه به مفهوم لطفا ‌پاسخ دهيد مي‌باشد قيد گردد، ضمن اينكه معمولاً مراتب شركت مدعوين بوسيله تلفن و سپس كارت دعوت ارسال مي‌گردد. در صورتي كه ميهماني بصورت كوكتل و يا بوفه اداره مي‌شود تنها در ذيل دعوت نامه عبارت Regret only نوشته مي‌شود كه مفهوم اين است كه در صورت عدم شركت مراتب را اطلاع دهيد معمولا در كارت دعوت اسم ميزبان و همسر وي، مناسبت ميهماني و تاريخ، ساعت و محل برگزاری ضيافت قيد مي‌گردد.  شايسته است دعوت نامه يك تا دو هفته قبل ارسال گردد و در مورد ميهماني هاي روز ملي با توجه به تعدد اينگونه ميهماني‌ها خوب است كارت دعوت يك ماه جلوتر ارسال گردد. در بسياري كشورها مي‌توان كارت دعوت را با پست ارسال نمود، ولي در بعضي از كشورها كه كار آمد بودن پست مورد ترديد است.

ج. تنظيم فهرست غذا:فهرست غذا (منو) با توجه به فرهنگ و سنن غذايي ميزبان و با عنايت به موجود بودن مواد غذايي در طي فصول مختلف انتخاب مي‌شود. در صورتي كه ميهماني بصورت نشسته و رسمي باشد فهرست غذاهايي كه سرو مي‌شود معمولاً بر روي كارت منو (فهرست غذا) نوشته و ترتيبات سرو آن مشخص مي‌گردد آن چه در فهرست غذا مي‌بايست لحاظ شود بخصوص در ميهماني‌هاي رسمي رعايت تنوع است تا در صورتي كه بدلايلي فردي غذاهاي دريايي یا گوشت قرمز را مطابق ميل خود نيافت بتواند از غذاهاي ديگر استفاده نمايد.

چگونگي پذيرش، استقبال و هدايت ميهمانان:چنانچه ميهماني بصورت نشسته باشد معمولاً ميزبان محلي را براي پذيرش ميهمانان در نظر مي‌گيرد و در اين محل با نوشيدني از ميهمانان پذيرايي و پس از گذشتن 30 دقيقه از شروع ميهماني، مدعوين را به اطاق غذاخوري هدايت مي‌كند.

چنان چه ميهماني بصورت بوفه و ايستاده باشد نيز معمولاً محلي براي پذيرش ميهمانان در نظر گرفته مي‌شود و بوسيله نوشابه يا غذاهاي كوكتل از مدعوين پذيرايي و پس از گذشتن 30 تا 45 دقيقه از شروع ميهماني سرپوش غذاهايي كه بر روي ميز بوفه چيده شده است برداشته مي‌شود و در واقع با برداشتن سرپوش غذاها توسط ماموران پذيرايي می توان به ميز بوفه نزديك شد.

 در هر دو نوع پذيرايي معمولاً ميزبان به اتفاق همسر خود در درب ورودي محل برگزاري ميهماني مستقر بوده و از ميهمانان استقبال و يا آنها را بدرقه مي‌نمايد.  بعضي از ميهماني‌ها بدون حضور بانوان برگزار مي‌شود كه در اينصورت مراتب در كارت دعوت قيد مي‌شود

ح. نحوه خداحافظي و بدرقه ميهمانان:ميزبان و در صورت مختلط بودن ميهماني، همسر وي در مقابل درب خروجي با ميهمانان خداحافظي نموده و از حضور آنها در ميهماني قدرداني مي‌كنند. مدعوين نيز از موفقيت آميز بودن ميهماني ياد نموده و متقابلاً از ميزبان و همسر وي تشكر مي‌كنند. در ميهماني رسمي مي‌بايستي ترتيباتي اتخاذ نمود كه در پايان مشخص شود چه درصدي از ميهمنان شركت نموده‌اند و چه ميزان عدم حضور خود را اطلاع داده‌اند.

تقسيم بندي ميهماني‌ها

اصولا ميهماني‌ها به دو نوع كلي روز و شب و يا صبح و بعدازظهر قابل تقسيم بندي هستند.  ميهماني‌هاي روز شامل صبحانه، و ميهماني ناهار و ميهماني‌هاي شب به ميهمان چاي، ميهمان هفتگي، ماهيانه و شام اطلاق مي‌شود.

الف. ميهماني هاي روز:ميهماني روز معمولاً جنبه كاري دارد و ميزبان در وقت صبحانه و ناهار، سعي مي‌كنند ميهمانان خود را دعوت و سر ميز غذا در خصوص مسائل اداري و كاري مذاكره نمايندروسا كشورها و وزارء خارجه معمولا ‌ از اين فرصت براي تبادل نظر و لابي كردن در خصوص مسائل سياسي و بین المللی استفاده مي‌كنند.

ب. ميهماني بعدازظهر و شب :ميهماني بعدازظهر و شب شامل ميهماني هاي زير مي باشد :

 1- ميهماني چاي2- ميهماني هفتگي يا ماهيانه 3- ميهماني شام 4- برگزاري ميهماني شام رسمي به صورت بوفه

برگزاري ميهماني شام رسمي به صورت بوفه:در ميهماني‌هايي كه به مناسبت فرا رسيدن سال جديد و يا افتتاح يك پروژه عمراني و يا برگزاري نمايشگاه بر پا مي‌شود بعلت كثرت تعداد ميهمانان امكان پذيرايي به طريق نشسته وجود ندارد، بنابراين براي ميهمانان عاليرتبه يك ميز خاص در نظر گرفته شده و بصورت نشسته از آنان پذيرايي مي شود و براي بقيه ميهمانان ميز بوفه تدارك و افراد پس از برداشتن غذا در ميزهاي كوچكتر مستقر و غذاي خود را صرف مي نمايند، با توجه به اينكه در اين نوع ميهماني‌ها تعداد ميهمانان بسيار زياد است و مستقر نمودن آنان با رعايت اصول تقدم دشوار مي باشد تدريجاً اين نوع پذيرايي عموميت پيدا كرده و در موارد متعددي مشاهده مي‌گردد كه اين نوع پذيرايي حتي با حضور روساء كشورها انتخاب مي گردد.

انواع پذيرايي ها

الف. پذيرايي به طريق بوفه ايستاده:در اين شيوه از پذيرايي سرويس غذاخوري و كارد و چنگال و دستمال سفره به همراه انواع غذاهاي سرد و گرم و انواع اردور، سالاد و دسر بر روي يك يا چند ميز گذاشته مي‌شود و مدعوين در زمان مقرر پس از تعارف ميزبان يا مامورين پذيرايي به ميز غذا نزديك شده و به ميزان نياز و ذائقه خود از غذاهاي موجود برداشته و از ميز اصلي فاصله مي‌گيرند.

ب. پذيرايي به طريق نشسته 

پذيرايي به صورت تركيبي از بوفه و نشسته

اصول معمول جهت شركت در ميهماني‌ها

الف: پاسخ به دعوت نامه‌ها:بسته به درجه رسميت ميهماني به موقع در خصوص شركت يا عدم شركت خود درميهماني مي‌بايست عكس‌العمل نشان داد و حضور يا عدم شركت خود را اطلاع داد.  در دعوت‌هايي كه به وسيله تلفن انجام مي‌شود، حداكثر ظرف 48 ساعت مي‌بايست پاسخ داد. چنان چه به يك دعوت پاسخ مثبت داده شد، حتماً مي‌بايست در آن ميهماني شركت نمود. عدم پاسخ به دعوت تا حدي كه باعث اسفسار مجدد ميزبان شود دور از نزاكت است.

ب: معرفي خود به ميزبان و آشنایی با ساير ميهمانان:به هنگام ورود و يا در فرصت مقتضي مي‌بايست خود را به ميزبان معرفي و از دعوت وي تشكر نمود.  در طول ميهماني نيز با ساير ميهمانان آشنا شد و با آنان كارت ويزيت مبادله نمود.  شايسته است در محدوده زماني تعيين شده در كارت دعوت، به ميهماني وارد و يا ميهماني را ترك نمود.

پ: خداحافظي از ميزبان:در پايان ميهماني مي بايست از ميزبان و همسر وي خداحافظي و تشكر نمود و از موفقيت ميهماني صحبت به ميان آورد.

ت: لباس مناسب :خوب است متناسب با ميهمانی و فصل، لباس مناسب پوشيد.  چنانچه در كارت دعوت نوع لباس تعيين شده است، گزينه لباس رسمي را مي بايست رعايت نمود.  در صورت تعدد ميهماني‌ها، حضور در ميهماني روز ملي را مي‌بايست در اولويت قرار داد.

ث: اولويت دادن به ميهماني هاي روز ملي:در فرصت مقتضي مي بايست روز ملي را به ميزبان و همسر وي تبريك گفت. در ميهماني هاي روز ملي چنانچه امكان شركت در ميهماني براي ما وجود ندارد بوسيله نامه مي بايست از عدم حضور خود عذرخواهي نمود.

رعايت چند اصل مهم تشريفاتي

الف: آداب تماس تلفنی

در تلفن كردن نيز مي‌بايست اصول تقدم و تشريفات را رعايت نمود.

مرسوم نيست فردي كه تلفن مي‌زند قبل از معرفي خود از طرف مقابل بخواهد كه خود را معرفي كند. مرسوم نيست فرد دون پايه به خصوص در فواصل نزديك به فرد مافوق خود تلفن بزند، مگر اين كه فرد مافوق چنين مجوزي را به وي داده باشد.  مرسوم نيست فرد دون پايه به هنگام تماس از فواصل دور، فرد مافوق را از طريق منشي معطل نمايد،. بلكه اول مي‌بايست ارتباط وي برقرار و شخصاً با مافوق صحبت كند.  ولي فرد مافوق مي‌تواند از طريق منشي افراد را يافته و سپس به مقام مافوق ارتباط بدهد.   به طور اصولي مقام مافوق نيز نبايد افراد را براي مدت طولاني پشت خط تلفن معطل نگاه دارد.

ب: آداب دست دادن:در زندگي امروز دست دادن به صورت يك سنت اجتماعي معمول شده است و بايد آداب مربوط به آن را رعايت نمود. در گذشته دست دادن داراي مفاهيم مختلفي بوده است، من جمله مفهوم بيعت كردن و يا موافقت يا پيروي از يك خط مشي مشخص از آن استنباط مي‌شده است.

در آداب دست دادن رعايت نكات ذيل حائز اهميت است: همواره مقام بالاتر و يا فرد مسن‌تر در دراز كردن دست پيش قدم مي باشد. دراز كردن دست توسط مقام پايين‌تر دور از نزاكت معمول مي‌باشد.   به هنگام دست دادن می‌بايست به صورت طرف مقابل نگاه كرد و دست وي را فشرد و به وي توجه كرد.  به هنگام دست دادن نبايد دست ديگر در جيب باشد و به جاي توجه به فرد مقابل به اطراف نگاه كرد.  فرد تازه وارد مي‌بايست اول به مقام بالاتر و سپس به ساير افراد دست دهد.   نبايد به مدت طولاني دست افراد را نگاه داشت و بيش از حد لزوم فشار داد، به خصوص در مواردي كه صميميتي بين طرفين وجود نداشته باشد.

پ: كارت ويزيت

در زندگي روزمره كارت ويزيت، وسيله معرفي و آشنايي و حفظ ارتباط و تماس با طرف مقابل است. در زندگي ديپلماتيك، داشتن كارت ويزيت يك ضرورت است و ديپلمات ها حتي قبل از ورود به محل مأموريت نسبت به تهيه كارت ويزيت جهت خود اقدام مي‌نمايند.  به طور معمول قطع كارت ويزيت براي مردان 5*9 و براي بانوان 4*8 مي‌باشد.  براي كارت ويزيت رسمي مي‌بايست از زمينه سفيد استفاده نمود. در وسط كارت نام و نام خانوادگي با حروف درشت، در ذيل آن سمت و عنوان فرد، و در ذيل آن با حروف كوچك تر اسم كشور نوشته مي‌شود. شماره تلفن و نمابر در سمت راست و پايين نشاني، و ايميل در سمت چپ و پايين كارت نوشته مي‌شود.

 با استفاده از كارت ويزيت مي‌توان بسياري از امور تشريفاتي را انجام داد.

 براي كاربرد كارت ويزيت در موارد فوق ، حروف اختصاري به كار مي‌رود كه در كشور ما استفاده از آن معمول نيست، ولي با توجه به اين كه اين مفاهيم در مراودات بين‌المللي به خصوص در بين ديپلمات ها معمول مي‌باشد آشنايي با اين مفاهيم ضروري مي‌باشد. اين علايم اختصاري و مفاهيم آن به شرح زير است و با حروف كوچك كتابي و با مداد نوشته مي‌شود.

p.r: pour remercier  براي تشكرP.f:pour fete براي تبريك

p.f.n.a:pour felicite nouvel an براي تبريك سال نو

p.f.c:pour faire connaissance  براي آشنائي

p.p.c:pour prendre congeبراي خداحافظي

Pour. :pour condoleances   براي تسليت

p.p :pour presentation  براي معرفي

ت: رعايت تقدم بانوان

رعايت تقدم بانوان در مناسبت ها و مراسم تشريفاتي و حتي در زندگي روزمره ضروري است.

 به هنگام ورود به اماكن و يا خروج از آن همواره بايد خانم‌ها را مقدم داشت و درب را براي ورود يا خروج آنان نگاه داشت.

 در نشستن سر ميز مذاكره و يا ميز غذاخوري بايد تقدم بانوان را رعايت كرد.

ث: چگونگي نصب عكس مقامات رسمي و قواعد حاكم بر آن

در كشورهاي مختلف جهان سنت هاي متفاوتي براي نصب عكس مقامات وجود دارد.

در بعضي از كشورها كه با سيستم هاي سلطنتي اداره مي‌شوند، پادشاه يا ملكه سمبل كشور خود هستند و فقط عكس آن ها در اماكن نصب مي‌شود.

در بعضي از كشورها، عكس يك قهرمان ملي و يا مبارزاتي به عنوان سمبل كشور انتخاب مي‌شود. مانند گاندي در هند و محمد علي جناح در پاكستان

 در برخي كشورها، رييس كشور مظهر و نماينده كشور است و عكس وي در اماكن نصب مي‌شود.

نکاتی که در نصب عکس باید بدان توجه داشت

به طور اصولي نصب عكس مخصوص اماكن سرپوشيده است و شايسته نيست عكس مقامات در فضاي آزاد نصب شود، مگر در مراسم رسمي و به طور موقت.

 همواره عكس رسمي شخصيت‌ها را مي‌بايست انتخاب و نصب نمود.  چنان چه عكس يك يا چند شخصيت براي نصب انتخاب شود، مي‌بايست نگاه آنها در يك جهت باشد.  معمولاً طويل ترين ديوار كه در آن پنجره نباشد و در صدر اتاق قرار داشته باشد براي نصب عكس انتخاب مي‌شود.

ج: آداب استفاده از اتومبيل در تشريفات

 به هنگام نقل و انتقال مقامات رسمي با اتومبيل نيز مي‌بايست اصول تقدم را مانند ساير موارد رعايت نمود.

 صندلی روبروي ميهمانان همواره بايد خالي باشد و صندلي مقابل ميزبان را ميتوان اولويت سوم تلقي كرد.

 صندلي جلو و بغل دست راننده يا خالي است و يا در اختيار مأمور محافظ گذاشته مي‌شود.

 اين ترتيب تقدم در كشورهايي كه رانندگي از سمت چپ انجام مي‌شود بر عكس مي‌باشد.

 چنان چه اتومبيل را ميزبان هدايت كند، صندلي بغل دست وي متعلق به ميهمان است.

 در صورتي كه هدايت اتومبيل را رييس خانواده به عهده داشته باشد شايسته است همسر وي بغل دست وي قرار گيرد.

 چنان چه همسر داراي فرزند كوچك باشد به خاطر رعايت اصول ايمني مادر و فرزند در صندلي عقب قرار مي‌گيرند.

 با همين ملاحظات فرزنداني كه به سن رشد نرسيده‌اند، مي‌بايست در صندلي عقب قرار گيرند.

مبادله هديه

هديه دادن و هديه گرفتن در زندگي روزمره و در تشريفات امري معمولي است، اين كار براي تحكيم مودت و تداوم دوستي و به عنوان يادبود مفيد مي‌باشد.

اصولي كه در هديه دادن و هديه گرفتن بايد رعايت نمود:

به طور معمول هديه، بايد متناسب با شؤنات فرد هديه دهنده و هديه گيرنده انتخاب شود.

شايسته است وسايل شخصي نظير عطر, ادوكلن, پيراهن و غيره را تنها به دوستان و نزديكان هديه داد.

هدايای رسميبايد از صنايع دستي و توليدات داخل كشور انتخاب گردد. هدايای رسمي بايد به طور مناسب انتخاب و در موقع مناسب اعطا گردد.

معمولاَ به هنگام بازديد و يا سفرهاي خارجي و در اولين ملاقات هدايا بين مقامات عالي رتبه مبادله مي‌شود. براي رؤساي كشورها و مقامات عالي رتبه مي‌بايست هديه با دقت انتخاب و حتماَ آرم كشور به نحوي بر روي آن پيش بيني شود.  اين نوع هدايا مي‌بايست همراه با كارت فرد هديه كننده ارسال و يا اعطا گردد.

 هدايا همواره مي‌بايست در بسته بندي مناسب عرضه و نام كامل و عنوان فرد هديه گيرنده بر روي آن نوشته شود.

 به هنگام مبادله هدايا, بسته بندي‌ها مي‌بايست باز و در خصوص هدايا از جانب طرفين توضيحات لازم ارائه گردد.

 ارسال هديه گران قيمت براي افراد ناآشنا و به منظور انجام خدمتي خاص شايسته نيست و ممكن است به عنوان تطميع تلقي گردد. اصولاَ اعطاي هديه گران قيمت به شخصيت هاي رسمي، روزنامه نگاران و اعضاي هيأت ‌هاي خارجي توصيه نمي‌گردد. اين اقدام همواره مي‌تواند شبهه برانگيز باشد. هدايايي كه به مقامات و شخصيت هاي عالي مقام اعطا مي‌گردد به طور معمول در موزه نگهداري مي‌شود.

طبقه بندی اصول تشریفات

1. استقبال آغاز فعاليت تشريفاتي،ومهمترين مسايلي كه دراين زمينه عموماً بايستي مورد توجه قرار گيرد عبارتند از :1.نحوه معرفي براي آشنايي: آقايان وخانمها، مسن ها وكم سن ها ، مجرد هاومتاهل ها،با سواد وكم سواد درمعرفي اولويت هايي دارند  2.سلام و احوالپرسي : مسئله سلام واحوالپرسي برشاخص ها وتفاوتها افراد همچون مرحله معرفي براي آشنايي برمي گرددوبا صداي رسا وشاد احوالپرسي كردن دراين مرحله مهم است .  3.دست دادن : به چشم فرد مقابل نگريستن وجدي دست دادن مهم است  4.لباس پوشيدن : كت وشلواروپيراهن اتو كشيده، جوراب تميزوكفش واكس زده مهمترين شاخصهاي البسه است  4.سخن گفتن : شمرده و واضح سخن گفتن ، عدم تكراركلمات واستفاده نكردن از كلمات خارجي و كلماتي كه نوشتن آن رابلد نيستيم در تشريفات مهم است  .

2. حمل و نقل  مرحله دوم تشريفاتاست كه ممكن است از هدايت يك فرد براي نشستن تا حمل و نقل با سرويس هاي تشريفاتي را شامل شود و بايستي دراين مرحله علاوه برانتخاب واقدام درست در زمينه راهنمايان ، تابلوها، آمبولاس وآتش نشاني ، نيروي انتظامي،‌ شناسايي جاده هاي اصلي و فرعي ، بررسي ترافيكي مسيرو ديدني هاي مسير حداقل درباره سه انتخاب برنامه ريزي انجام گيرد انتخاب وسيله نقليه      .1.انتخاب همراهان و راهنمايان    .2.انتخاب مسير .

3. اسكان  مرحله سوم تشريفاتو آرامشگاه ميهمانان است وتشريفات چي موظف است در ارتباط با اسكان بررسيهاي زير را انجام دهد : 1.بررسي امكانات موجود براي استراحت .
2.بررسي ايمني امكانات موجود . 3. شرايط فيزكي و محيطي محل اسكان . 4.بهداشت نظافت و پاكيزگي محل اسكان .  5.نور، رنگ ، وسعت و اندازه مكان .

4. “پذيرايي”  مرحله چهارمتشريفات است وبه كليه گفتگو ها و نحوه بيان و بخصوص ميهماني ها بر ميگردد. نوشيدني ها، خوردني ها، امكانات ارتباطي ، سبد فرهنگي در زير مجموعه پذيرايي از ميهمانان است ودراين زمينه آداب سخنراني ،مهمان نوازي وانواع ميهمان نيز مطرح شده است. 4. ” بدرقه” آخرين مرحله فرآيند تشريفات و عموماً با اعطاي هدايا همراه است.

بعضي از اصول كلي تشريفات عبارت است از :

1.    معيارهاي موجود در خصوص مسائل تشريفاتي، نتيجه روند مديدي از همكاري هاي متقابل ميان افراد در زمينه هاي گوناگون اجتماعي ا ست. بدون رعايت اين معيارها كه امروزه به آئين تشريفات معروف هستند ، برقراري روابط سياسي ، اقتصادي ، فرهنگي وحتي خانوادگي امكان پذير نيست.

2.    بسياري از قوانين تشريفات ديپلماتيك با آداب متدول در ميان عامه مردم مشابه مي باشد. تفاوت اصلي در اين است كه رعايت قوانين تشريفات نزد ديپلمات ها اهميت بيشتري دارد تا آن اندازه كه رعايت نكردن و يا نقص اين قوانين مي تواند به اعتبار يك كشور يا نمايندگان ويژه آن كشور لطمه وارد كرده و همكاري ميان دولت ها را با مشكل روبرو سازد .

3.    رعايت تشريفات مطلق نيست، بدين معني كه رعايت آنها منوط به مكان ، زمان و شرايط فرق مي كند. رفتار غير قابل قبول در يك محل ودر شرايط خاص، مي تواند در جاي ديگر ودر شرايط متفاوت ، مناسب و به جا تلقي گردد. به عنوان مثال در مهمانيهاي رسمي، ماهي خوردن بدون استفاده از وسایل مخصوص و يا برداشتن گوشت با دست پسنديده نيست ، در حالي كه در سفرهاي تفريحي انجام اين گونه اعمال كاملاً قابل قبول است .

4. قابل توجه آن كه شخص با ادب و با نزاكت ، تنها در مراسم رسمي مطابق با اصول تشريفاتي رفتار كرده، بلكه نزاكت واقعي ايجاب مي كند كه چنين فردي بر اساس نيت خير خود نظم اجتماعي را نيز به هم نزند، با كلام وعمل خود كسي را نرنجانده و شخصيت او را تحقيرنكند.

آداب و رسوم

هركشوري داراي آداب و رسوم خاصي است كه زائيده شرايط زندگي مردم آن كشور است . ولي به طور كلي در بين همه ملت ها اصول كلي اخلاقي مشتركي وجود دارد كه پايه واساس اين اصول آن است كه افراد انساني تنها به منافع و خواسته هاي خود توجه نكنند و با گفتارها و رفتارشان احساسات ديگران را جريحه دار نسازند و آنچه بر خود نمي پسندند به ديگران نيز روامدارند. در دنياي امروز برقراري ارتباط سياسي ، اقتصادي، فرهنگي وحتي خانوادگي، منوط به رعايت اصول و آيين تشريفات است. بعضي از اصول كلي تشريفات عبارت است از :

  1. 1.                 معيارهاي موجود در خصوص مسائل تشريفاتي، نتيجه روند مديدي از همكاري هاي متقابل ميان افراد در زمينه هاي گوناگون اجتماعي ا ست. بدون رعايت اين معيارها كه امروزه به آئين تشريفات معروف هستند ، برقراري روابط سياسي ، اقتصادي ، فرهنگي وحتي خانوادگي امكان پذير نيست.
  1. 2.                 بسياري از قوانين تشريفات ديپلماتيك با آداب متدول در ميان عامه مردم مشابه مي باشد. تفاوت اصلي در اين است كه رعايت قوانين تشريفات نزد ديپلمات ها اهميت بيشتري دارد تا آن اندازه كه رعايت نكردن و يا نقص اين قوانين مي تواند به اعتبار يك كشور يا نمايندگان ويژه آن كشور لطمه وارد كرده و همكاري ميان دولت ها را با مشكل روبرو سازد .

3.رعايت تشريفات مطلق نيست، بدين معني كه رعايت آنها منوط به مكان ، زمان و شرايط فرق مي كند. رفتار غير قابل قبول در يك محل ودر شرايط خاص، مي تواند در جاي ديگر ودر شرايط متفاوت ، مناسب و به جا تلقي گردد. به عنوان مثال در مهمانيهاي رسمي، ماهي خوردن بدون استفاده از وسایل مخصوص و يا برداشتن گوشت با دست پسنديده نيست ، در حالي كه در سفرهاي تفريحي انجام اين گونه اعمال كاملاً قابل قبول است ..  4.  قابل توجه آن كه شخص با ادب و با نزاكت ، تنها در مراسم رسمي مطابق با اصول تشريفاتي رفتار كرده، بلكه نزاكت واقعي ايجاب مي كند كه چنين فردي بر اساس نيت خير خود نظم اجتماعي را نيز به هم نزند، با كلام وعمل خود كسي را نرنجانده و شخصيت او را تحقيرنكند.

نحوه ارتباط در تشریفاتهمه كارهاي ما نوعي ارتباط است، ارتباطات كليه رفتارها،حركات واشارات ماست وما هرروزبه گونه اي مختلف با يكديگردر ارتباط هستيم وانديشه ها،احساسات وتمايلات خود رابه يكديگرمنتقل ميكنيم.
 
پيامهاي ما بواسطه آموختن ما شكل مي گيرند، گاهي حتي پيامهاي غيركلامي ما آموخته مي شوند و ژستها و حركات ما بواسطه آموزش شكل مي گيردمهارتهاي چهارگانه ارتباطي يعني نوشتن، خواندن، گفتن وشنيدن آموختني است و آدميان بايستي براي ارتباط كامل ترآنها را بياموزند ودر زندگي اجتماعي به كار ببرند. يكي از بحث هاي اساسي تقسيم بندي ارتباطات به كلامي وغيركلامي است واينكه بخش اعظمي ازارتباطات ما را ارتباطات غيركلامي پوشش مي دهدودراين زمينه نيزبايستي عنوان كردكه امكان كنترل وهدايت پيامهاي غيركلامي وجوددارداگرچه به سختي امكان پذير است.دراين راستا پيامهاي غيركلامي به طوركلي چهاروظيفه به عهده دارند:

الف : تكميل پيامهاي كلامي

ب : تاييد پيامهاي كلامي

ج : رد پيامهاي كلامي

د: جايگزيني پيامهاي كلامي

– پيامهاي غيركلامي به آداب وتشريفات برمي گردد كه بحث اصل ما« اصول وآداب تشريفات » است زيرا تشريفات فرآيند ارتباطات غيركلامي است و حركات، اشارات و احساسات ما هستندكه به عنوان پيامهاي غير كلامي به تكميل، تاييد، رد و يا جايگزيني پيامهاي كلامي مي انجامد .

– تشريفات ويژه ارتباطات انساني است و دو اصل اساسي دارد:

الف: تشريفات براي همه ب : تشريفات در همه جا

ارتباطات در تشریفات

همه كارهاي ما نوعي ارتباط است، ارتباطات كليه رفتارها،حركات واشارات ماست وما هرروزبه گونه اي مختلف با يكديگردر ارتباط هستيم وانديشه ها،احساسات وتمايلات خود رابه يكديگرمنتقل ميكنيم.

ما ارتباط برقرار ميكنيم:

–       اعتبار و احترام كسب كنيم

–        عقايد و احساسات خود را ابراز كنيم

 –       به يكديگركمك كنيم و به توافق برسيم

–        با ديگران دوست شويم و تحسين كنيم

–        دست نياز دراز كنيم و مبادله و معامله و تحصيل معاش كنيم

 –       اطمينان حاصل كنيم و از بحران ها جان سالم به در بريم

–        و….

اما ارتباط ما تنها به ارتباط با افرادخلاصه نميشود. ما با خدا ارتباط برقرارمي كنيم با خودمان ارتباط برقرارميكنيم با مخلوقات آدمي ارتباط برقرارمي كنيم و هرلحظه مي آموزيم كه چگونه ارتباط برقراركنيم وچگونه بهترارتباط برقراركنيم زيرا مهارتهاي ارتباطي آموختني است.

پيامهاي ما بواسطه آموختن ما شكل مي گيرند، گاهي حتي پيامهاي غيركلامي ما آموخته مي شوند و ژستها و حركات ما بواسطه آموزش شكل مي گيرد.

مهارتهاي چهارگانه ارتباطي يعني نوشتن، خواندن، گفتن وشنيدن آموختني است و آدميان بايستي براي ارتباط كامل ترآنها را بياموزند ودر زندگي اجتماعي به كار ببرند.

انواع ارتباطات، يكي از بحث هاي اساسي تقسيم بندي ارتباطات به كلامي وغيركلامي است واينكه بخش اعظمي ازارتباطات ما را ارتباطات غيركلامي پوشش مي دهد.

ارتباطات غيركلامي به طوركلي چهاروظيفه به عهده دارندلف : تكميل پيامهاي كلامي   ب : تاييد پيامهاي كلامي     ج : رد پيامهاي كلامي     د: جايگزيني پيامهاي كلامي

مهارت گفتگو و ارتباط

 امروزه روانشناسان راههایی برای زندگی ای به دور از تنش و سرشار از آرامش پیشنهاد می دهند گر چه مهارتهای زندگی عنوانی است امروزین، ولی در آموزه های اسلامی ریشه دارد، و بجاست که درس زندگی را از زلال وحی فراگیریم.
سخن، یک از مواهب بزرگ الهی است که به آدمی ارزانی شده است، خداوند سبحان نه تنها استعداد سخن گفتن را با گویشهای متنوع در نهاد بشر آفرید بلکه چگونگی و آداب آن را نیز به وی آموخت.

ارتباط میان فردی، فرآیندی است که در آن اطلاعات، مفاهیم و احساسات را با پیامهای کلامی و غیرکلامی با دیگران در میان می گذاریم. این ارتباطات نماد و نشانه هویت و کمال انسان است.

 ارتباطات موثر، موجب کیفیت روابط و در مقابل ارتباطات غیرموثر مانع شکوفایی و تخریب روابط می شود کسانی که پیوندها و روابط اجتماعی استواری ندارند دو تا سه برابر بیشتر در معرض مرگ زودهنگام بوده و مشکلاتی از قبیل بیماریهای قلبی، افسردگی، اضطراب، خستگی، نارضایتی شغلی، فشار روانی و مسایل خانوادگی از پیامدهای فقدان ارتباط موثر است.


عوامل برقراری ارتباط گفتاری موثر


1- ادب و احترام متقابل    2- مثبت نگری    3-اعتماد آفرینی    4-همگامی    5-رازداری6-اولویت‌شناسی 7-توجه به سطح فهم و نیاز مخاطب    8-هنر خوب گوش دادن    9-بهره گیری از نشانه های غیرکلامی 10-شایستگی سخن


1- ادب و احترام متقابل
حرمت شکنی و بی آزرمی، حتی در نحوه صدا زدن یا در گونه نگاه کردن حالتی روانی را برای مخاطب پدید می آورد که سخنان گوینده را نمی پذیرد و آتش خشم و تنفر وی را در درون شعله ور می سازد حفظ حرمت و ادب حتی در جایی که طرف مقابل، پایبندی به آن ندارد ضرورت می یابد و این نشان می دهد که در مواجهه با افراد منحرف نیز، گام نخست گفتگویی توأم با احترام است.
گفتگوی بدون رعایت ادب و احترام نه تنها تأثیر مثبتی در پی نخواهد داشت بلکه غالباً بر مشکلات و تنشها می افزاید.
2- مثبت نگری
منفی نگری گاه به بیماری روانی تبدیل می گردد که حتی عناصر مثبت را نیز منفی تفسیر می کند که از  دیدگاه قرآن کریم از ویژگی منافقین است.


3- اعتماد آفرینی
یکی از عوامل مهم ارتباط موثر و نفوذ در مخاطب کسب اعتماد او به گفتار و انگیزه گوینده است. میان افزایش عناصر اعتمادآفرین با افزایش پذیرش مخاطب رابطه مستقیمی وجود دارد.

عناصر اعتماد آفرین در روابط گفتاری الف)راستگویی ب)خیرخواهی ج)پرهیز از خودمحوری د)معرفی خود


4- همگامی
اتخاذ این شیوه (همگامی) اثر روانی خاصی بر مخاطب می نهد که او را از حالت تدافعی جبهه گیرانه خارج می کند و وی را به اندیشیدن وا می دارد و ثمره چنین برخوردی دوری از نگرشهای فردی است و باعث ایجاد حق پذیری فرد می گردد.


5- رازداری
افشای بی حد و مرز حتی در روابط نزدیک هم می تواند خطرناک باشد.
شیخ اجل سعدی شیرازی در گلستان می فرماید: سخن در نهان نباید گفت    که بر انجمن نشاید گفت


6-  اولویت شناسی
گوینده بایستی موضوعاتی انتخاب کند و به گونه ای مطرح نماید که مفید و متناسب با فضای گفتگو باشد و بی تدبیری درا ین کار باعث بروز مشکل خواهد شد برای نمونه سخن از شادی و شعف نزد مصیبت زده و دل شکسته نابجا و مشکل ساز است.

7- توجه به سطح فهم و نیاز مخاطب
گوینده بایستی با در نظر گرفتن سن ، پایگاه اجتماعی و سطح خرد و دانش مخاطب طوری سخن گوید که هم قابل فهم و دریافتنی باشد و هم با ایجاد همسطحی و همسانی بین خود و مخاطب و درد سطح او ظاهر شدن موجب تأثیرگذاری در وی و کسب حمایت و همکاری او گردد.


8- هنر خوب گوش دادن
بر اساس پاره ای بررسیها به طور متوسط 45 درصد از زمان ارتباط ، صرف شنیدن می شود. میان شنیدن و گوش دادن تفاوت است. شنیدن برای توصیف آن بخش از فرآیندهای حسی به کار می رود که از طریق آن تحریک های شنیداری در سیستم شنوایی دریافت شده و به مغز ارسال می گردد ولی گوش دادن فعالیت روان شناختی پیچیده تری است که درک، تعبیر و تفسیر تجربه ای حسی را شامل می شود، توجه ا تمام وجود به سخنان گوینده از آداب گوش دادن است.
مهارت گوش دادن پویا چند ویژگی دارد:
الف) فرصت سخن گفتن را با سئوالات بازپاسخ برای مخاطب خویش فراهم کرد ب) با نگاه کردن به گوینده و حرکات چشم و ابرو و سر رضایت خود را از صحبت کردن به او نشان دهیم.
ج) با تکه کلامهای کوتاه مثل بله، صحیح، درست، همین طور است، جالب بود و … او را تشویق و همراهی نماییم.
د) در میان صحبتهای گوینده خلاصه ای از سخنان او را ارائه کنیم تا مطمئن شود سخنان او را فهمیده ایم یا خیر؟


9- بهره گیری از نشانه های غیرکلامی
بر اساس پاره ای از بررسی ها بیش از نیمی مکالمات رودرروی ما غیرکلامی است و زبان اشاره و ایما پیش از آن که سخن بگوییم احساسات و نگرشهای ما را باز می گوید؛ حالت چهره، تماس چشمی، چگونگی صدا زدن و قیافه بدنی هر کدام پیایم ار تداعی می کنند و در این میان حالات چهره از نشانه های غیرکلامی دیگر موثرتر است.

10- شایستگی سخن
معیارهای سخن شایسته
الف) شنوایی و رسایی     ب) سلامت و عفت کلام    ج) نرمی و ملایمت در عین قاطعیت و شفافیت        د) استواری و سنجیدگی


عوامل ضروری در تشکیل جلسات اداری

امروزه تشکیل جلسات مشخصه جدایی ناپذیر حیات واقعی سازمانهاست و مدیران مجرب و رؤسا و سرپرستان کارآزموده از تشکیل جلسات برای اطلاع رسانی، تصمیم گیری، حل مسئله و ایجاد و گسترش نوعی روابط انسانی گرم و رو در رو ، استفاده می کنند.

برگزاری جلسات که وقت زیادی از سرپرستان و به خصوص رؤسا و مدیران را به خود اختصاص می دهد به عنوان مکانیزمی است که با استفاده درست و مؤثر از آن می توان به کارآیی و بهره وری در کل سازمان کمک نمود.


شما به عنوان سرپرست، رئیس، یا مدیر چگونه تشکیل جلسه می دهید ؟ آیا از جلسات به عنوان ابزار مهم برقراری ارتباط رو در رو و اطلاع رسانی استفاده می کنید؟ آیا قبل از تشکیل یک جلسه، لزوم آن و افرادی که باید در جلسه حضور یابند را به دقت بررسی می کنید ؟ آیا جلساتی که تشکیل می دهید اثربخشی کافی دارند؟ آیا هیچگاه احساس کرده اید که برای تشکیل جلسات مؤثر به اطلاعات و مهارتهای بیشتری نیاز دارید؟ اگر چنین است عوامل زیر که به همین منظور تدوین گردیده شما را در این امر یاری خواهد داد.

عناوین:

* ضرورت تشکیل جلسه

* آگاهی از اهداف

* جلسات غیر رسمی

* جلسات رسمی

* انقلاب در ارتباطات

* انتخاب نوع جلسه

*  حفظ مسیر جلسه

مقدمات تشکیل جلسه:

* دعوت از شرکت کنندگان

* تهیه دستور جلسه

* تعیین محل جلسه

 * محل نشستن شرکت کنندگان 

 *فراهم کردن تمهیدات لازم

ضرورت تشكيل جلسه:

*اكثر مديران بر اين باورند كه بايد زمان زيادي را به شركت در نشست هاي مختلف اختصاص دهند و از اين نظر بسيار تحت فشار هستند.

 *اگر هزينه هاي واقعي اين قبيل نشست ها را مورد بررسي دقيق قرار دهيم، مسلماً كمتر وقت خود را صرف شركت در جلسات يا برگزاري آنها خواهيم  كرد.

تعریف جلسه, انواع و اجزای تشکیل دهنده آن:

جلسه چيست؟

يك جلسه كاري عبارت است از گردهمايي عده اي از افراد كه با هدف حل مشكلات يا اخذ تصميمات كاري انجام شود.

جلسه ممكن است بين دو نفر باشد، اما معمولاً تعداد افراد شركت كننده در جلسات بيش از دو نفر است. به طور كلي، جلسه بايد داراي هدف مشخصي باشد. 

 بررسي هزينه ها:

بهترين جلسات آنهايي هستند كه فقط با حضور افراد مرتبط با موضوع تشكيل مي شوند و ضمن صرفه جويي در وقت و هزينه ها، دانش ايشان براي دست يابي به يك هدف مشخص مورد استفاده بهينه قرار مي گيرد.  مشكل ديگر «هزينه فرصت از دست رفته» است. به عبارت ديگر، شركت كنندگان با حضور در يك جلسه غيرضروري فرصت انجام كارهاي ديگري كه ممكن است براي سازمان ارزشمند باشند را از دست مي دهند.

آگاهي از هدف:

همواره بايد از همان ابتدا هدف از برگزاري جلسه دقيقاً براي رييس جلسه و كليه شركت كنندگان روشن شود تا همگي بتوانند در برگزاري موفقيت آميز مشاركت فعال داشته باشند.

اهداف تشكيل جلسه:

1.انتقال اطلاعات يا ارائه توصيه ها و رهنمودهاي كاري؛

2.صدور دستورات؛

3.رسيدگي به گلايه ها و شكايات يا انجام قضاوت؛

 4.اتخاذ يا اجراي تصميمات كاري؛

5.دست يابي به ايده هاي نو؛

6.ارائه يك طرح پيشنهادي جهت بررسي و به تصويب رساندن آن.

تنظيم وقت:

زماني كه قرار است به عنوان رييس جلسه يا يكي از شركت كنندگان در جلسه اي حاضر شويم از قبل باید در مورد اهداف ويژه جلسه و هدف هاي فردي خود به دقت فكر كنيم.

تأكيد بر اهداف:

اگر رياست جلسه اي را بر عهده داریم، كار را با خلاصه كردن اهداف كلي و جزئي آغاز كنيم تا كليه شركت كنندگان در طول نشست آنها را به خاطر داشته باشند .

آماده كردن محل جلسه:

مناسب و مرتب بودن محل برگزاري مي تواند نقش مهمي در خوب برگزار شدن آنها داشته باشد.

هميشه محيط مناسبي را براي نشست هاي خود انتخاب كنيد تا بهتر به نتايج مورد نظر دست يابيد.

جلسات در فضايي خارج از دفتر كار خود برگزار كنيد تا در صورت تمايل بتوانيد به راحتي جلسه را ترك كنيد.

رعايت قوانين:

قبل از تشكيل جلسات رسمي، قوانين مربوطه را به دقت مطالعه كنيد.

گاهي اوقات قانون صراحتاً به لزوم اعلام زمان تشكيل جلسه با رعايت يك فاصله زماني معين، رعايت حقوق افراد شركت كننده در جلسه، يا نحوه رأي گيري اشاره و تأكيد مي كند.

انواع جلسات

1-جلسات غير رسمي:

ممكن است اين قبيل جلسات به صورت كاملاً اتفاقي يا با برنامه ريزي قبلي (حتي به شكل اطلاع دادن شفاهي به يكديگر) تشكيل شوند.

 اين جلسات براي حل و فصل مسائل به شيوه اي ساده و غير رسمي به عمل مي آيند.

2-جلسات طوفان مغزي:

از جلسات غيررسمي طوفان مغزي براي خلق ايده هاي تازه يا بيرون كشيدن سريع نظرات در جهت حل مشكلات كاري استفاده می كنند.

اگر تعداد شركت كنندگان در جلسات طوفان مغزي محدود و نگرش و تخصص آنها با يكديگر متفاوت باشد، نشست شما با حداكثر كارايي و اثربخشي خواهد شد.

3-جلسات رسمي:

تشكيل هر يك از انواع نشست هاي رسمي آيين نامه مخصوص به خود را دارد.

 به موجب قانون، برگزاري برخي نشست ها از قبيل جلسات عمومي ساليانه ضروري است و حتماً بايد از طريق فراخوان انجام شود.

عوامل مؤثر در تعيين نوع جلسه:

با در نظر گرفتن هدف اصلي مي توانيد مناسب ترين نوع جلسه را انتخاب كنيد. جلسات طوفان مغزي براي تبادل نظر و دريافت پيشنهادات افراد مناسب هستند.

تعيين تعداد شركت كنندگان:

اگر تعداد شركت كنندگان زياد باشد امكان بهره برداري بيشتر از نظرات و پيشنهادات مختلف فراهم مي شود، اما احتمال بروز تفرقه و تشتت آرا نيز افزايش مي يابد؛ از سوي ديگر، كم بودن تعداد افراد باعث همكاري بهتر آنها با يكديگر مي شود اما به همان نسبت طيف نظرات و ديدگاه هاي مختلف نيز محدودتر خواهد شد. معمولاً تشكيل جلسات شش تا نه نفره با كارايي بيشتري همراه است.

حفظ مسير جلسه:

گاهي اوقات شركت كنندگان با اهدافي متعارض در يك نشست حضور پيدا مي كنند، و گاه جريان بحث و گفت وگو از مسير اصلي خود خارج مي شود. توافق در مورد اهداف تشكيل جلسه، شما را در تحقق بخشيدن به آنها كمك خواهد كرد.

جلوگيري از بروز مشكل در جلسات:

كليه مطالبي كه قبل از شروع جلسه در بين افراد توزيع كرده ايد را به دقت مطالعه كنيد؛

جلسات را سر وقت شروع و ختم كنيد؛

كاملاً مطابق با دستور جلسه پيش برويد؛

اگر شركت كنندگان از موضوع اصلي جلسه منحرف شدند، بلافاصله به آنها تذكر بدهيد.

اگر رياست جلسه بر عهده شما است، تا حد امكان افراد را در پرسش و پاسخ مشاركت دهيد؛ همه شركت كنندگان را به طور كامل در جريان تصميمات اتخاذ شده قرار دهيد.

دعوت از شركت كنندگان:

افرادي كه حضور آنها در جلسه ضرورت دارد نقش تعيين كننده اي در تحقق يا عدم تحقق اهداف مورد نظر خواهند داشت.

انتخاب شركت كنندگان:

گاهي اوقات هنگام تصميم گيري در مورد شركت كنندگان ضرورت حضور برخي از آنها كاملاً روشن است.

باید كساني را در نشست ها دعوت كرد كه مهارت آنها در برقراري ارتباط باعث بهره وري بيشتر كار گروهي شود و دست يابي به اهداف تعيين شده را تسريع كند.

ارزيابي نقش شركت كنندگان:

پس از تهيه فهرست اوليه اسامي شركت كنندگان،بایستی نقش احتمالي هر يك از آنها در جلسه را به نوبت مشخص كنيم.

اطلاع دادن به شركت كنندگان:

هماهنگ كردن وقت شركت كنندگان براي حضور در جلسه يكي از دشوارترين كارها در سازمان دهي جلسات است.

ميتوان با ارسال پيام از طريق پست الكترونيك با تماس تلفني زماني را كه مناسب حال همه شركت كنندگان باشد را پيدا كنيم.

تهيه دستور جلسه:

دستور جلسه اصولاً فهرستي از موارد و موضوعاتي است كه قرار است در طول جلسه مطرح شوند و مورد و بحث و بررسي قرار گيرند. دستور جلسه بايد كوتاه، ساده، واضح و روشن باشد.

تنظيم دستور جلسه:

دستور جلسه بايد با مقدمات مرسوم مانند انتصاب رييس جلسه و عذرخواهي از طرف افراد غايب آغاز شود.

توزيع دستور جلسه:

پس از تهيه پيش نويس دستور جلسه، بايد آن را براي ساير شركت كنندگان بفرستيم تا ضمن اعلام نظر و ارائه موارد پيشنهادي، موافقت خود را اعلام كنند.

تعيين محل جلسه:

در انتخاب محل جلسه تنها مسئله راحتي مطرح نيست: مكان بايد از نظر شركت كنندگان نيز مناسب باشد.

بایستی از قبل هزينه سفر شركت كنندگان كه قرار است از راه هاي دور در جلسه شركت كنند را در نظر بگيريم.

باید محل برگزاري جلسات با اهداف آن سازگاي داشته باشد. به عنوان مثال، تشكيل يك جلسه رسمي در فضاي باز و آشفته ي اداري نيز مناسب نيست.

ارزيابي محيط:

در تمامي جلسات سعي كنم حاضرين راحت باشند تا تمركز خود را از دست ندهند. بایستی سر و صداي بيرون را به حداقل ممكن رسانيده و دما و تهويه هوا را در حد مطلوب نگه داريم.

هنگام بررسي محل تشكيل جلسه موارد زير را پيش بيني و از بروز آنها جلوگيري كنيم:

اگرتعداد شركت كنندگان بيش از حد انتظار باشد، فضاي كافي نخواهيم داشت.

اگر تعداد شركت كنندگان بسيار كمتر از حد انتظار باشد، فضاي نسبتاً بزرگي خالي مي ماند.

ممكن است به دليل درست كار نكردن تهويه مطبوع، هواي محل مناسب نباشد.

اگر كليدها و پريزهاي اتاق از كنترل و نام گذاري نشده باشند، ممكن است با اشكالات فني موجه شويم.

ممكن است مجاري ارائه دهنده خدمات در محل تشكيل جلسه آن وجود نداشته باشد.

محل نشستن شركت كنندگان:

از قبل در مورد محل نشستن افراد تصميم بگيريد.

جلسه تك به تك:

در جلسات تك به تك (دو نفره) محل نشستن طرفين عامل تعيين كننده جو جلسه است.

به طور كلي، سه روش براي چيدن صندلي ها در جلسات تك به تك وجود دارد:

1.حمايتي،

2.مشاركتي،

3.رو در رو.

محل نشستن گروه ها:

باید محل نشستن افراد را به سه طريق مشخص كنيم.

1.ميز چهارگوش يا ميزگرد.

2.سلسله مراتبي.

3.رديف هاي پشت سر هم و روبه روي رييس جلسه.

مطرح كردن نقطه نظرات:

بایستی جاي نشستن مخاطبان را طوري در نظر بگيريم كه در جهت تقويت و تأمين هدف ما باشد.

مشاركت فعال:

با مطالعه دستور جلسه و صورت جلسه هاي قبلي مي توانيم اهداف جلسه را مشخص كرده و بر آنها متمركز شويم.

جمع آوري اطلاعات:

قبل از شروع جلسه يك سري تحقيقات اوليه و كامل در مورد موضوع مورد بحث انجام دهيم تا مشاركت ما در جلسه آگاهانه تر و گفته هايمان مؤثق تر باشد.

تشخيص مخالفت ها:

اگرفکر می کنیم نقطه نظراتمان با مخالفت شديد افراد مواجه خواهد شد، بایستی مخالفان خود را شناسايي و قبل از تشخيص جلسه به نحوي با آنها مصاحبه كنيم.

وضعيت ظاهر و شيوه سخن گفتن:

وضعيت ظاهر و طرز صحبت كردن ما ضامن انتقال صحيح پيام به ديگران است.

باید با اعتماد به نفس كامل و واضح صحبت كنيم.

تناسب نقش و وضعيت ظاهر:

داشتن ظاهري «حرفه اي» موجب مي شود كه مخاطبان هنگام شنيدن صحبت هايتمان احترام بيشتري براي ما قائل شوند.

گوش دادن به صحبت ديگران:

درست گوش كردن در نشست ها به اندازه درست صحبت كردن (و گاه بيش از آن) اهميت دارد. باید معاني مستتر در پس كلمات و عبارات را دريابيم.

دقت در گوش دادن:

خود را به حرف هاي فردي كه با ما صحبت ميكند علاقه مند نشان دهيم.

وقتي يكي از شركت كنندگان مشغول مطرح كردن نظراتش است حرف وي را قطع نكنيم و بگذاريم با خيالي آسوده و بدون استرس به صحبت خود ادامه دهد.

احترام به ديگران:

هميشه با احترام به صحبت هاي افراد گوش دهيم. انجام اين كار به نفع شما خواهد بود چرا كه وقتي نوبت شما شد سايرين نيز به همين ترتيب به شما احترام خواهند گذاشت.

تن گفتار:

به عنوان شنونده باید مراقب علائم ناخودآگاه خود باشیم.

درك نقش رييس جلسه:

رييس جلسه كسي است كه مسئوليت اداره يك نشست را بر عهده دارد. اين فرد اختيار تعيين مقررات برگزاري نشست را دارد و مسئول به اجرا در آوردن قوانين حاكم بر جريان مذاكرات، حفظ نظم، و برگزاري موفقيت آميز جلسه است.

رييس جلسه ايده ال بايد از طيف وسيعي از مهارت برخوردار باشد:

قاطعيت در استفاده از زمان جلسه و حل و فصل مشكلات؛

توانايي خلاصه كردن مذاكرات به شكلي مفيد و قابل فهم؛

انعطاف پذيري به هنگام برخورد با سبك و لحن متفاوت افراد؛

پذيرايي نظرات افراد بودن و گوش دادن به صحبت آنها؛

رعايت عدالت در دادن فرصت اظهار نظر به همه شركت كنندگان و توجه يكسان به آنها.

رياست جلسات غير رسمي:

در آن دسته از نشست هاي غير رسمي كه داراي رييس جلسه هستند، انتخاب فرد مورد نظر معمولاً از طريق رأي گيري يا با توجه به نظر ترتيب دهندگان نشست انجام مي شود. در اين قبيل جلسات، حفظ نظم و فراهم آوردن فرصت اظهار نظر براي كليه شركت كنندگان، مهمترين مسئوليت رييس جلسه است.

رياست جلسات رسمي:

يكي از مسئوليت هاي اصلي رييس جلسه، حصول اطمينان از تشكيل و برگزاري جلسه به شكل صحيح است. به عبارت ديگر، رييس جلسه بايد از به حد نصاب رسيدن تعداد افراد حاضر مطمئن شود و شرايطي ايجادكند كه ضمن رعايت ترتيب در رسيدگي به مفاد دستور جلسه، زمان كافي به بحث و بررسي كليه موارد اختصاص يابد.

به عنوان رييس جلسه لازم است :

 از قبل در مورد كليه افرادي كه قرار است در جلسه حضور يابند كسب اطلاع كنيد و با آنها آشنا شويم.

 جانب عدالت را رعايت كنيم تا كليه گروه هاي ذي نفع فرصت بيان نقطه نظرات خود را داشته باشند و از به بن بست رسيدن جلسه جلوگيري شود.

بايد از مهارت هاي فردي خود در زمينه شناخت تيپ هاي مختلف شخصيتي و سازگار شدن با آنها استفاده كنيم.

تنظيم وقت جلسه:

تنظيم دقيق وقت يكي از وظايف اصلي رييس جلسه است تا هر يك از افرادي كه قرار است صحبت كنند وقت كافي داشته باشند..

بهتر است زمان برگزاري جلسه را قبل از وقت ناهار در نظر بگيريم. در آن صورت احتمال اين كه جلسه به موقع خاتمه يابد بيشتر خواهد بود!

شروع به موقع:

بایستی هميشه جلسه را رأس زمان مقرر شروع كنيم. اگر رياست جلسه بر عهده ما می باشد، بایداندكي قبل از زمان شروع در محل جلسه حاضر شويم.

خواندن علائم منفي:

علائم غير كلامي از جمله كسالت و بي حوصلگي و نشستن بسته مانع برقراري ارتباط و احتمالاً نشان دهنده بي علاقگي به موضوع بحث است.

خواندن علائم مثبت:

علائمي وجود دارند كه بدون شك نشان دهنده علاقه مندي فرد و رضايت وي از روند پيشرفت جلسه هستند.

كاربرد آيين نامه هاي قانوني:

با كمك آيين نامه هاي قانوني مي توان جلسه را كنترل كرد و در عين حال به موضوع بحث جهت داد. اين آيين نامه ها نشان دهنده آن دسته از اختيارات قانوني هستند كه به واسطه قوانين و مقررات حاكم بر نحوه تشكيل جلسات در اختيار رييس جلسه قرار دارند.

ختم جلسه:

رييس جلسه بايد پايان نشست را پس از بحث و بررسي كليه موارد توافق در خصوص اقدامات لازم اعلام كند.

مديريت بعد از جلسات
1- ارسال صورتجلسه و مصوبات
2- پيگيري قاطع ولي محترمانه مصوبات
3- بكارگيري سياست تشويق و تنبيه
4- پيگيري در ابتداي جلسه بعد

مديريت سخنراني
كليات
1. اگر از ايستادن در مقابل جمع و ايراد سخنراني ترس داريد، آگاه باشيد كه در اين ترس تنها نيستيد و اين ترس براي افراد بسيار زيادي وجود دارد.
2. خود را در حال ايراد سخنراني مؤثر و قوي تصور كنيد.
3. در حال سخنراني بهترين حالت جسمي و روحي را داشته باشيد.
4. قبل از شروع صحبت، چند نفس عميق بكشيد.
5. در مورد مقدمه سخت كار كنيد.
6. با شنوندگان ارتباط چشمي برقرار كنيد.
7. از وسايل كمك آموزشي استفاده كنيد.
8. در آنچه مي گوييد صادق باشيد.
9. موضوع سخنراني بايد براي مخاطبان، جذاب و مفيد باشد.

تجزيه و تحليل شنونده
 در تجزيه و تحليل شنوندگان و صحبت كردني كه مناسب حال آنها باشد ، موارد ذيل بايد مورد توجه قرار گيرند:
1) سن مخاطبان.
2) جنسيت مخاطبان.
3) مذهب مخاطبان.
4) تعلق گروهي مخاطبان.
5) قوم و نژاد و آداب و رسوم مخاطبان.
6) سطح معلومات مخاطبان.
7) نگرش مخاطبان نسبت به سخنران.
8) توقع مخاطبان بر اساس موقعيت.

 نكته:
با عنايت به موارد فوق¬الذكر -با هر روشي كه امكان دارد- بايستي قبل از سخنراني اطلاعات لازم را در مورد مخاطبان خود به دست آوريد.


جمع آوري مطالب براي سخنراني
 به اندازه كافي مطالعه كرده و يادداشت برداري كنيد.
 از نظر وتجربه افراد صاحب نظر در رابطه با موضوع سخنراني استفاده كنيد.
 از كتابخانه ها و منابع موثق اينترنت كمك بگيريد.
 براي انجام يك سخنراني خوب بايستي موارد زير را نيز براي استفاده در سخنراني جمع آوري كنيد.
1- مثال ها و مصاديق.
2- آمار و ارقام (صحيح و دقيق
3- نظر دانشمندان و متخصصان.


 نكته:
هر قدر موضوع سخنراني مربوط به مسايلي باشد كه در مورد آن تجربه و معلومات قبلي داريد، به همان ميزان تسلط شما بيشتر شده و سخنراني بهتري ايراد خواهيد كرد.
 

سازماندهي متن سخنراني
 سازماندهي كردن متن سخنراني مهم است زيرا شنوندگان توقع دارند مطالب به هم مربوط باشند. آنها در برابر سخنراناني كه از موضوعي به موضوع ديگر مي پرند، صبر كمي دارند.
 اين را در ذهن داشته باشيد كه شنوندگان (بر خلاف خوانندگان) اگر در فهم مطالب گوينده دچار مشكل شوند، نمي توانند به صفحه قبل برگردند.
 نكته هاي اصلي را به دقت انتخاب كنيد و به نحو راهبردي منظم و مرتب كنيد.
 ميزان وقت اختصاص داده شده به نكته هاي اصلي را متعادل كنيد.
 در خصوص ترتيب بيان مطالب به دقت تصميم گيري كنيد.
 عناوين قسمت هاي مختلف سخنراني (مقدمه – متن – نتيجه گيري) را به تفكيك و به گونه اي بايد روي كاغذ آورد كه هنگام سخنراني به راحتي قابل استفاده باشد.
 يادداشت ها بايد خوانا باشد.
 در اثناء سخنراني لازم است براي اداي برخي مطالب حالت هايي براي خود داشته باشيد(مانند بلند شدن، آهسته گفتن، تأكيد كردن و …) براي فراموش نكردن اين مطلب در حين سخنراني، مي توان از قبل با علايم و يا نوشتن كلمه هاي فوق در كنار مطالب مورد نظر، مشكل را حل كرد.

 
شروع و خاتمه سخنراني
-1 شروع ها هميشه مهم هستند. شروعي ضعيف ممكن است شنوندگان را گيج يا دلزده كند و سخنران هرگز نتواند آنها را تحت پوشش بگيرد.
-2مقدمه را طولاني نكنيد.
-3مقدمه خود را بارها تمرين كنيد تا بدون مراجعه به يادداشت بتوانيد…
-4 اكثر افراد، شنوندگان ضعيفي هستند. بهتر است در مقدمه اجمالاً مشخص كنيد كه در طول سخنراني چه خواهيد گفت.

-5در شروع سخنراني توجه و علاقه شنوندگان را جلب كنيد.
• موضوع را به مخاطب ارتباط دهيد.
• اهميت موضوع سخنراني را به مخاطبان تفهيم نماييد.
• احساسات عاطفي و كنجكاوي مخاطبان را تحريك نماييد.
• با پرسيدن يك يا چند سؤال، ذهن مخاطبان را درگير موضوع كنيد.

6) موضوع سخنراني خود را به وضوح بيان كنيد. در غير اين صورت مخاطبان شما گيج مي شوند و همين كه آنها گيج شوند، شما براي جذب آنان به سخنراني شانس كمتري خواهيد داشت.


7) از آنجا كه اظهارنظر نهايي شما و نتيجه گيري از بحث به احتمال زياد مدت زيادتري در ذهن مخاطبان مي ماند، لذا بايد نتيجه گيري را با همان دقتي كه مقدمه را تهيه كرديد، با مهارت و استادي انجام دهيد.

 و نهايتاً سخنراني خود را مي توانيد به يكي از شكل هاي زير خاتمه دهيد:
1) بيان خلاصه مطالب ارائه شده و نكته هاي اصلي آن.
2) تمام كردن سخنراني با يك نقل قول.
3) استفاده از يك عبارت برجسته و مهيج كه خود ساخته ايد.
4) اشاره مجدد به مقدمه بحثتان.

 البته تلفيقي از روش هاي فوق نيز مي تواند خاتمه خوبي باشد.


كاربرد زبان


زبان نقش مهمي در سخنراني دارد. آشنايي يك سخنران با انواع واژه ها و معاني آنها و اينكه در هر مورد از چه واژه هايي استفاده شود، اهميت فراواني دارد.
-1 انتخاب واژه ها و كلمات بايد با فرهنگ و سطح سواد و … مخاطبان متناسب باشد.
-2 تا وقتي معني واژه اي را نمي دانيد، آن را در سخنراني به كار نبريد.
-3 از به كار بردن چند كلمه مترادف و هم معني به دنبال هم خودداري كنيد.
-4 براي وصل كردن بخش هاي مختلف سخنراني از تكيه كلام و عبارات تكراري استفاده نكنيد.
-5براي تأثيرگذاري بيشتر سخنراني از تشبيه و استعاره و نيز كلماتي استفاده كنيد كه براي شنونده تصوير ذهني ايجاد كند.
 به طور كل رعايت ادب و نزاكت در طول سخنراني را فراموش نكنيد.

تقويت اعتبار سخنراني

موارد زيادي بر اعتبار سخنران تأثير مي گذارد از جمله:
 صلاحيت، مهارت و دانش سخنران
 شخصيت سخنران
 جذابيت فيزيكي و جسماني سخنران
 اعتبار اجتماعي و شهرت سخنران

پيام  های كوتاه به مديران برای هدايت سازمان ها
1- مديريت، هدايت و به كارگيري نيروها و امكانات است، نه وارد امور اجرايي و جزئي شدن.
2- تفكر، تعقل، نوآوري و خلاقيت داشته باشيد.
3- ماهي يك بار با مديران تابعه خود تشكيل جلسه بدهيد، عملكردشان را بررسي و مصوبات قبلي را پيگيري كنيد و سياست ها و جهت گيري هاي آينده را با هم ترسيم كنيد.
مديريت زمان
1- كمبود وقت بيشتر به خودتان برمي گردد، تقصير ديگران و چيزهاي ديگر نيندازيد.
2- به عقيده متخصصان، در مقابل هر دقيقه وقتي كه صرف برنامه ريزي مي كنيد، معادل ده دقيقه وقت در حين انجام كار صرفه جويي مي كنيد.
3- پايبندي به جدول زمان بندي كارها بسيار خوب است، اما خيلي هم خشك و سرسخت نباشيد، انعطاف¬پذير باشيد و به برخي مصلحت ها و اولويت هاي پيش آمده ترتيب اثر بدهيد.
فعاليت يا محصول سازمان
1- هرگز به وضع موجود قانع نباشيد، دنبال پيشرفت، ترقي و محصولات و فعاليت بيشتر و
بهتري باشيد.
2- منافع بيشتر را در افزايش كيفيت محصول يا فعاليت سازمانتان بجوييد.
3- خدمات پس از فروش خود را بهبود ببخشيد.
مشتريان، مخاطبين و مراجعين
1- براي تمايلات و سلايق مخاطبين و مشتريان سازمان خود ارزش قائل شويد.
2- رضايت مشتريان و مخاطبين خود را اندازه گيري كنيد.
3- باور كنيد كه پرخاش و تهاجم به ديگران، شما را به خواسته هايتان نمي رساند.
رفتار با مافوق
1- اگر كاري به شما واگذار مي شود كه خارج از توان شماست، با شهامت نپذيريد.
2- در برابر مافوق خود احساس ذلت و حقارت نكنيد.
3- به خاطر رضايت مافوق خود، موجبات نارضايتي مردم يا خشم خداوند را فراهم نكنيد.
رفتار با كاركنان و مديران تابعه
1- با كاركنان و مديران تابعه خود مهربان و خوش اخلاق باشيد.
2- به كاركنان خود نگاه ابزاري نداشته باشيد، آنها انسان هستند.
3- براي گره گشايي از مشكلات كاركنانتان، به آنها مساعده، وام و يا پول قرض بدهيد.
امور شخصي و اخلاقي
1- رياست طلب نباشيد، چرا كه آخرش هلاكت است.
2- حدس و گمان را كنار بگذاريد، آگاهانه تصميم گيري كنيد.
3- هر روز لحظاتي را با خود خلوت كرده و در محيطي آرام و بدون مزاحمت تفكر كنيد.
خانواده
1- بين كار و زندگي شخصي توازن برقرار كنيد.
2- براي خانواده خود وقت بگذاريد.

دادن پول زياد و در اختيار گذاشتن اتومبيل، نيازهاي آنان را تأمين نمي كند.
3- گاهي در امور خانه به همسرتان كمك كنيد. به ويژه كارهايي كه معمولاً جزء وظايف
خانم ها مي باشد.

اصول حاکم بر اداره جلسات meeting
کلید موفقیت  رهبران تحول گرا در توانمند کردن دیگران است رهبران تحول گرا آنهایی هستند که کارکنان عادی را به سطوح بالای بالای عملکرد ارتقا می دهند نقش مدیریت برتر مانند یک  کاتالیزور است خودش مستقیما در واکنش شرکت ندار بلکه باعث ترکیب مواد با یکدیگر میشود رهبر تحول گرا نیز کاری میکند که کارکنان به نحوی بهتر با یکدیگر همکاری کنند.

اصول حاکم بر اداره جلسات

اصل اول: تعیین هدف از برگزاری جلسه.
اصل دوم: عناوین دستور جلسه
اصل سوم: زمان برگزاری را با عبارتهای زیر اعلام کنید:

روز و تاریخ برگزاری جلسه 

ساعت شروع                           .

ساعت خاتمه                        

مدت جلسه            

اصل چهارم: مدت زمان برگزاری جلسه را متناسب با عناوین آن و زمان لازم برای بررسی و تصمیم گیری و اخذ نتیجه تعیین کنید.

مدت جلسه =  مدت زمان بررسی + تصمیم گیری و اخذ نتیجه متناسب با موضوع تعین شده!

نکته: جلسه را دقیقا طبق جدول زمانبندی اجرا و مدیریت کنید.

اصل پنجم: اطلاعات مورد نیاز برای حضور فعال شرکت کنندگان رو قبلا به آنان اعلام کنید.

نکته: اعلام موضوعات و زمان برگزاری جلسه باید به گونه ای باشد که مدعوین بتوانند درباره آنها بیاندیشندو مطالب خویش را آماده ارائه کنند.

اصل ششم: اسامی شرکت کنندگان و ارتباط آنها با دستور جلسه را مشخص کنید.

به عبارت دیگر لازم است مدعوین از تبادل اطلاعات در جلسه و سخنرانان و مطالب آنها آگاهی یابند.

اصل هفتم:خود و یا فردی ذی صلاح را برای اعلام اطلاعات مورد نیاز برای طرح موضوع در ابتدای جلسه آماده کنید.

نکته1: توانایی ایجاد ارتباط با دیگران مهمتریم مهارت شما میباشد. شاید بتان گفت بجسته ترین کاری که انجام میدهید حل مسائل و تصمیم گیری میباشد.چه به تنهایی و چه به کمک دیگران!
نکته2: در آغاز جلسه این پرسش را مطرح کنید. ” مساله دقیقا چیست؟” واضح بودن مساله یا موضوع 50% راه حل است. مساله باید برای تمامی شرکت کنندگان در جلسه کاملا روشن باشد تا تک تک افراد بتوانند د رحل آن مشارکت داشته باشند.

اصل هشتم: وفاداری خود و دیگران به دستور جلسه و پرهیز از حاشیه ها را در دستور کار خود و دیگران قرار دهید.

اصل نهم: مسیر حرکت جلسه را طبق دستور جلسه هدایت و کنترل کنید.

نکته: هنگام بحث در مورد مساله یا موضوع از به حاشیه رفتن مباحث جلوگیری کنیدو همواره به آینده فکر کنید و از شرکت کنندگان بپرسید که” از این به بعد چه باید کرد؟” و چه انتخابهایی برای آینده داریم؟ بسیاری از جلسات که برای حل مشکلات تشکیل میشوند ، مدیریت جلسه طوری است که که سرانجام به تمرکز اعضا روی وقایع گذشته منجر میشود و این که چه کسی مقصر است! د رجلسات بررسی مشکلات سازمان، یک مدیر کار آمد روی این موضوع تمرکز میکند که افراد و سازمان به چه سمتی حرکت میکند و در آینده چه اتفاقاتی روی خواهد داد.

گذشته از کنترل ما خارج است و آینده تنها طرف معامله است که میشود برای آن برنامه ریزی کرد و روی آن کنترل داشت.

اصل دهم: به دیگران فرصت ابراز نظر بدهید.

نکته1: در حل مسائل صحبت کردن درباره راه حل به جای حرف زدن درباره مساله نکته اساسی است. این وظیفه شماست که توجه حاضرین در جلسه را به سمت راه حلهای ممکن معطوف کنید و نگذارید بحث فقط به آنچه که اتفاق افتاده محدود شود.

نکته2: گقتگو درباره راه حل ماهیتا ثبت، پویا و خلاقیت بر انگیز است. در حالی که بحث صرف درباره مشکل دلسر کننده است و خلاقیت را محدود می کند. وقتی گفتگو فقط روی مشکل متمرکز میشود،هرکس فقط به دفاع از خود فکر میکند و این که چگونه میتواند خود را تبرئه کند. در چنین وضعیتی افراد نمیتوانند به راه حل فکر کنند.

اصل یازدهم: شرکت کنندگانی را که به همه چیز معترض هستند و با مطرح نمودن موضوعات بیهوده حق ابراز نظر دیگران را از بین میبرند، کاملا کنترل نمایید.

مديريت‌ اثربخش‌ جلسات‌ ادارات ، شرکتها و مدارس 

‌امروزه‌ عواملي‌ چون‌ بزرگ‌ شدن‌ سازمانها، پيچيدگي‌ ساختار و فعاليتهاي‌ آنها، افزايش‌ متغيرهاي‌ محيطي‌ تاثيرگذار و… مديران‌ را ناگزير كرده‌ است. براي‌ انجام‌ بهتر وظايف‌ و اداره‌ موثر سازمان، از ساير اعضا كمك‌ بگيرند. بدين‌منظور، مديران‌ معمولاً‌ جلساتي‌ را تشكيل‌ مي‌دهند و با همفكري‌ و تعامل‌ درمورد موضوعهاي‌ مطرح‌ شده‌ به‌ تبادل‌ اطلاعات‌ مي‌پردازند يا تصميماتي‌ را به‌ صورت‌ گروهي‌ اتخاذ مي‌كنند. تشكيل‌ جلسات‌ نه‌ تنها منجر به‌ تبادل‌ اطلاعات‌ و اتخاذ تصميمات‌ مطلوب‌ مي‌شود بلكه‌ تا اندازه‌ زيادي‌ به‌ بهبود ارتباطات‌ و درك‌ متقابل‌ واحدها از همديگر نيز كمك‌ مي‌كند. البته‌ موارد مذكور درصورتي‌ صادق‌ است‌ كه‌ جلسات‌ نيز همانند ساير فعاليتهاي‌ سازماني‌ از مديريت‌ مناسب‌ برخوردار باشد وگرنه‌ تشكيل‌ جلسات‌ نه‌ تنها به‌ بهبود كارايي‌ و كارآمدي‌ سازمان‌ كمك‌ نخواهدكرد بلكه‌ به‌عنوان‌ يك‌ غده‌ سرطاني‌ موجب‌ اتلاف‌ منابع‌ و ايجاد تضادهاي‌ درون‌ سازماني‌ خواهدشد. در مقاله‌ حاضر ابتدا تعريفي‌ از جلسه‌ ارائه‌ مي‌شود، سپس‌ انواع‌ جلسه‌ و اركان‌ جلسه‌ همراه‌ با وظايف‌ آنها تشريح‌ خواهدشد در نهايت‌ ضمن‌ معرفي‌ موانع‌ و مشكلات‌ جلسات، توصيه‌هايي‌ را نيز براي‌ اثربخشي‌ جلسات‌ ارائه‌ خواهيم‌ كرد.

 
انواع‌ جلسه‌
‌جلسات‌ متفاوتي‌ در سازمانها برگزار مي‌شود. گاهي‌ هدف‌ از جلسه‌ تبادل‌ اطلاعات‌ و گزارش‌دهي‌ است، گاهي‌ توجيه‌ و قانع‌ كردن‌ ديگران‌ براي‌ انجام‌ كار و گاهي‌ تصميم‌گيري‌ درمورد يك‌ مساله‌ است. دويل‌ و استراوس‌ جلسات‌ را به‌ چهار نوع‌ زير تقسيم‌ مي‌كنند:


1-جلسه‌ حل‌ مساله:

عبارت‌ حل‌ مساله‌ براي‌ افراد گوناگون‌ معني‌ مختلفي‌ دارد. مشكل‌ به‌ موقعيتي‌ اطلاق‌ مي‌شود كه‌ نتوان‌ آن‌ را تغيير داد. مشكل‌ مي‌تواند شامل‌ ابهام‌ درمورد يكسري‌ مقررات‌ جديد، نداشتن‌ نام‌ براي‌ محصول‌ و… باشد، آنچه‌ اهميت‌ دارد اين‌ است‌ كه‌ وضعيت‌ موجود بايد تغيير يابد. تا تمايلي‌ به‌ تغيير نباشد، مشكل‌ حل‌ نخواهدشد. يك‌ جلسه‌ حل‌ مساله‌ زماني‌ خوب‌ جواب‌ مي‌دهد كه‌ تمايل‌ به‌ تغيير در جلسه‌ وجود داشته‌ باشد.


-2 جلسه‌ تصميم‌گيري:

جلسه‌ حل‌ مسائل، جلسه‌ برخورد با مساله‌ است‌ و الزاماً‌ تصميم‌گيري‌ نيست. درحالي‌ كه‌ در يك‌ جلسه‌ تصميم‌گيري‌ فشار براي‌ تصميم‌گيري‌ نهايي‌ است. اگر سازمان‌ از ساختار سلسله‌ مراتبي‌ پيروي‌ مي‌كند، جلسه‌ بايد تصميم‌گيرنده‌ نهايي‌ داشته‌ باشد. در اين‌ جلسات‌ تعداد اعضاي‌ گروه‌ نبايد كمتر از 15 نفر باشد، تشكيل‌ جلسه‌ با حضور 30 نفر هم‌ امكان‌پذير است. قبل‌ از هر جلسه‌ بايد اطمينان‌ حاصل‌ شود كه‌ همه‌ افراد از نحوه‌ تصميم‌گيري‌ آگاه‌ هستند و آن‌ را قبول‌ دارند. در برخي‌ از موارد مديران‌ قبل‌ از تشكيل‌ چنين‌ جلساتي، تصميم‌ را خود اتخاذ مي‌كنند و از افراد به‌طوري‌ صوري‌ استفاده‌ مي‌كنند. در چنين‌ مواردي‌ بهتر است‌ به‌ جاي‌ جلسه‌ تصميم‌گيري‌ يك‌ جلسه‌ استفاده‌ از اطلاعات‌ تشكيل‌ شود و مدير تصميم‌ خود را بگيرد.


3 -جلسه‌ گزارش‌دهي‌ و اطلاع‌رساني:

درصدي‌ از جلسات‌ اداري‌ مخصوص‌ گزارش‌دهي‌ و استفاده‌ از اطلاعات‌ است. هدف‌ مديران‌ از برگزاري‌ چنين‌ جلساتي، برقراري‌ اعتماد و حصول‌ اطمينان‌ از انجام‌ كارهاست. مبادله‌ اطلاعات، حكم‌ اكسيژن‌ براي‌ هر سازمان‌ اداري‌ است. ازطريق‌ مبادله‌ اطلاعات‌ است‌ كه‌ كاركنان‌ مي‌توانند مشكل‌ سازمان‌ خود را حل‌وفصل‌ كنند. يك‌ مدير از راه‌ مبادله‌ اطلاعات، قادر است‌ از تمام‌ دانشها، اطلاعات، تجربيات‌ و عواطف‌ اعضاي‌ خود به‌ منظور پيشبرد اهداف‌ سازمان‌ استفاده‌ كند. درنتيجه‌ عدم‌ اطلاع‌رساني، سوءظن‌ دربين‌ اعضاء سازمان‌ پرورش‌ مي‌يابد و گاهي‌ به‌ حوادث‌ ناهنجار مي‌انجامد. مبادله‌ اطلاعات‌ عمودي‌ كه‌ از بالا به‌ پايين‌ صورت‌ مي‌گيرد نسبت‌ به‌ مبادله‌ اطلاعات‌ افقي‌ كه‌ ميان‌ مقامات‌ همسطح‌ جاري‌ است‌ از اهميت‌ بيشتري‌ برخوردار است.


4 -جلسه‌ ارزيابي‌ (بازخور):

پويايي‌ جلسات‌ بازخور، متفاوت‌ از جلسات‌ گزارش‌دهي‌ است. در چنين‌ جلساتي‌ افراد زيادي‌ اظهارنظر و پيشنهاد ارائه‌ مي‌كنند. اين‌گونه‌ جلسات‌ ارزشمند است‌ چرا كه‌ هريك‌ از افراد فرصت‌ مشاركت‌ و گوش‌ دادن‌ به‌ نظريات‌ ديگران‌ را دارد. برخلاف‌ جلسات‌ گزارش‌دهي، جلسات‌ بازخور بايد سازمان‌يافته‌ و برنامه‌ريزي‌ شده‌ باشد.

اركان‌ جلسه‌ و وظايف‌ آنها
‌در رويكرد سنتي‌ اداره‌ جلسه، اركان‌ جلسه‌ را به‌ سه‌ دسته‌ رئيس، دبير و عضو جلسه‌ طبقه‌بندي‌ مي‌كنند ولي‌ در رويكرد تعاملي‌ كه‌ يك‌ روش‌ جديد در اداره‌ جلسات‌ محسوب‌ مي‌شود، به‌ منظور اجتناب‌ از اثر نامطلوب‌ رئيس‌ در جلسه، ركن‌ چهارم‌ به‌ عنوان‌ مجري‌ جلسه‌ اضافه‌ شده‌ است. بنابراين، اركان‌ جلسه‌ عبارتند از مجري، دبير، رئيس‌ و عضو جلسه‌ كه‌ همگي‌ در يك‌ سيستم‌ خود تصحيحي‌ در جلسه‌ ايجاد تعادل‌ مي‌كنند. (دويل، استراوس: 1375)

مجري‌ جلسه‌
‌مجري‌ عضوي‌ است‌ بي‌طرف‌ كه‌ درنظريات‌ جلسه‌ مشاركت‌ نكرده‌ و در ارزيابي‌ آنها نقش‌ ندارد بلكه‌ نقش‌ او فقط‌ كمك‌ به‌ گروه‌ در متمركزساختن‌ انرژيها در زمينه‌ وظايف، جلوگيري‌ از برخورد شخصي‌ در گروه‌ و ايجاد فرصت‌ مشاركت‌ براي‌ كليه‌ افراد است.
دبير جلسه:

دبير فردي‌ بي‌طرف‌ و غيرارزيابي‌كننده‌ است. وظيفه‌ وي‌ نوشتن‌ نقطه‌نظرات‌ اساسي‌ افراد در خلال‌ جلسه‌ است دبير عين‌ جملات‌ افراد را يادداشت‌ مي‌كند.

البته‌ هدف‌ اين‌ نيست‌ كه‌ همه‌ مطالب‌ كلمه‌ به‌ كلمه‌ گزارش‌ شود. فعاليت‌ دبير نبايد موجب‌ كندي‌ سرعت‌ جلسه‌ شود اين‌ گزارش‌ را حافظه‌ گروهي‌ مي‌گوييم‌ و به‌عنوان‌ گزارش‌ موردقبولي‌ از آنچه‌ واقعاً‌ اتفاق‌ افتاده‌ تلقي‌ مي‌شود.


اعضاي‌ جلسه:

اعضاي‌ جلسه‌ مشاركت‌كننده‌ فعال‌ در جلسه‌ هستند مسئوليت‌ اعضاي‌ جلسه‌ اين‌ است‌ كه‌ بگذارند دبير و مجري‌ نقش‌ بي‌طرف‌ خود را ايفا كنند و اعضاي‌ جلسه‌ بايد مراقب‌ باشند كه‌ نظرات‌ افراد به‌طور صحيح‌ گزارش‌ شود اعضاي‌ گروه‌ علاوه‌ بر اينكه‌ انرژي‌ خود را صرف‌ وظيفه‌ خود مي‌كنند، مراقب‌ هستند كه‌ مجري‌ امكان‌ مشاركت‌ همه‌ را در بحث‌ فراهم‌ كند.


رئيس‌ جلسه:

در روش‌ سنتي، رئيس‌ جلسه‌ همزمان‌ اداره‌كننده‌ جلسه‌ نيز محسوب‌ مي‌شود ولي‌ در روش‌ تعاملي، رئيس، جلسه‌ را اداره‌ نمي‌كند بلكه‌ عضو فعال‌ آن‌ است رئيس‌ تمام‌ تصميمات‌ نهايي‌ را مي‌گيرد درصورتي‌ كه‌ پيشرفت‌ جلسه‌ رضايت‌بخش‌ نباشد، مي‌تواند محدوديتهايي‌ وضع‌ كند و درمورد نقطه‌نظرات‌ خود به‌طور فعال‌ بحث‌ كند رئيس‌ مي‌تواند اعضاي‌ گروه‌ را به‌ قبول‌ وظايف‌ ترغيب‌ سازد و يا ترتيب‌ جلسه‌ ديگر و با گروه‌ ديگر را بدهد و يا با رسانه‌ها در تماس‌ باشد.


موانع‌ و مشكلات‌ جلسات‌
‌جلسات‌ يكي‌ از پيچيده‌ترين‌ فعاليتهايي‌ است‌ كه‌ انجام‌ مي‌پذيرد. موفقيت‌ و شكست‌ آنها درگرو تجزيه‌وتحليل‌ آنچه‌ انجام‌ شده‌ و انجام‌ نشده‌ است.محققان‌موانع‌ومشكلات‌ جلسه‌رادر6 عنوان‌طبقه‌بندي‌مي‌كنند:

 
1 -توجه‌ اعضاي‌ جلسه‌ به‌ موضوعهاي‌ مختلف‌ در يك‌ زمان: جلسه‌ تركيبي‌ از افراد متعدد است‌ و هر فرد داراي‌ علائق، مشكلات‌ و اولويتهاي‌ خاص‌ خود است. بنابراين‌ طبيعي‌ است‌ كه‌ به‌ هنگام‌ جلسه، ذهن‌ هريك‌ از حضار به‌ مورد خاصي‌ معطوف‌ شود. يكي‌ از مهمترين‌ موانع‌ جلسات، همين‌ موضوع‌ است.


2 -مغشوش‌ شدن‌ موضوع‌ جلسه‌ با فرايند آن: براي‌ رسيدن‌ به‌ يك‌ مركز توجه‌ مشترك، گروه‌ بايد برروي‌ آنچه‌ كه‌ بايد در جلسه‌ بحث‌ شود و همچنين‌ چگونگي‌ اين‌ بحث‌ به‌ توافق‌ برسند. تمايز بين‌ محتوي‌ (مشكل، عنوان‌ يا صورتجلسه) و فرايند (روش، متد) دشوار، اما حياتي‌ است‌ و عدم‌ توجه‌ به‌ آن‌ يكي‌ از علل‌ عدم‌ موفقيت‌ جلسات‌ است.


3 -برخورد شخصي‌ و مشكل‌ تراكم‌ گفتگو در جلسه: اغلب‌ افراد تمايل‌ دارند به‌ سرعت‌ به‌ جريان‌ گفتگوي‌ جلسه‌ واردشده‌ و نقطه‌نظرات‌ خود را مطرح‌ كنند. اين‌ موضوع‌ منجر به‌ بروز مشكل‌ تراكم‌ گفتگو در جلسات‌ مي‌شود كه‌ خود منجربه‌ منحرف‌ شدن‌ جلسه‌ از هدف‌ اصلي‌ خود مي‌گردد. براي‌ حل‌ اين‌ مشكل، لازم‌ است‌ كه‌ فردي‌ جريان‌ متعادلي‌ از مكالمه‌ را برقرار كرده‌ و افراد را از برخوردهاي‌ شخصي‌ با يكديگر برحذر دارد.


-4 روشن‌ نبودن‌ نقشها و مسئوليتها: يكي‌ از مهمترين‌ موانع‌ جلسات‌ موثر، روشن‌ نبودن‌ مسئوليتها و نقشهاي‌ افراد شركت‌كننده‌ در جلسه‌ است. تنها راه‌حل‌ اين‌ موضوع‌ تعريف‌ دقيق‌ نقش‌ و مسئوليت‌ هريك‌ از حضار جلسه، قبل‌ از تشكيل‌ آن‌ است.
-5 سوءاستفاده‌ از قدرت‌ توسط‌ رئيس‌ جلسه: وقتي‌ مدير در موضوع‌ جلسه‌اي‌ ذينفع‌ است، تقريباً‌ غيرممكن‌ است‌ آن‌ را بدون‌ مداخله‌ و دستكاري‌ اداره‌ كند. حتي‌ اگر مدير نخواهد گروه‌ را تحت‌ تاثير خود قرار دهد با اشارات‌ غيركلامي‌ از افرادي‌ حمايت‌ مي‌كند كه‌ از عقايد او دفاع‌ مي‌كنند.

تجربه‌ نشان‌ داده‌ است‌ كه‌ مديراني‌ كه‌ جلسات‌ را خود اداره‌ مي‌كنند، تمايل‌ دارند كه‌ فعال‌ترين‌ فرد جلسه‌ باشند و تقريباً‌ 60% از وقت‌ جلسه‌ را به‌ خود اختصاص‌ مي‌دهند. به‌ همين‌ علت‌ مشاركت‌ افراد در جلسه‌ پايين‌ مي‌آيد. بنابراين، در بيشتر جلسات‌ سازمانهاي‌ سلسله‌ مراتبي‌ كه‌ با روش‌ سنتي‌ اداره‌ مي‌شوند. مدير با بيشترين‌ اختيار و قدرت‌ تصميم‌گيري‌ معمولاً‌ رئيس‌ جلسه‌ است‌ كه‌ نقشهاي‌ متعددي‌ را در يك‌ لحظه‌ ايفا مي‌كند. مثل‌ مسابقه‌اي‌ كه‌ يك‌ فرد هم‌ داور و هم‌ كاپيتان‌ تيم‌ است.
‌راه‌حل‌ اين‌ مشكل‌ جداكردن‌ نقش‌ فرايند از نقش‌ قدرت‌ و تصميم‌گيري‌ است. بدين‌ترتيب‌ كه‌ مدير مسئوليت‌ تصميم‌گيري‌ و درگير شدن‌ با موضوع‌ را بپذيرد و وظايف‌ مربوط‌ به‌ فرايند را به‌ فرد ديگري‌ (مجري) تفويض‌ كند.


6-گرايش‌ افراد به‌ يكسان‌ فكركردن: جنيس‌(JANIS) يكي‌ از صاحبنظران‌ موضوع، تمايل‌ گروهها براي‌ يكسان‌ فكركردن‌ را <گروه‌ فكري> مي‌نامد و دلايل‌ زير را درمورد اينكه‌ چرا <گروه‌ فكري> ايجاد مي‌شود، ذكر مي‌كند:


-1 اگر شما با رئيس‌ يك‌ شركت‌ بزرگ‌ و بااهميت‌ و يا اعضاي‌ گروه‌ مهم‌ تصميم‌گيري‌ برخورد داشته‌ باشيد، متوجه‌ مي‌شويد كه‌ آنها اين‌ احساس‌ را دارند كه‌ <ما هر كاري‌ را مي‌توانيم‌ انجام‌ دهيم‌ چون‌ افراد خوبي‌ هستيم‌ و بنابراين، تصميمات‌ ما نيز درست‌ خواهدبود>. همين‌ احساس‌ در گروه‌ به‌ صورت‌ حس‌ قدرت‌ و اهميت‌ جمعي، كاملاً‌ مشخص‌ است‌ و يكي‌ از نگرشهاي‌ خطرناكي‌ است‌ كه‌ منجر به‌ تصميمات‌ خطرناكي‌ مي‌شود;
2-هرقدر كه‌ فرد به‌ سطوح‌ بالاتر سازمان‌ ارتقا مي‌يابد، بيشتر از واقعيتهايي‌ كه‌ در سطوح‌ پايين‌تر سازمان‌ و يا بيرون‌ آن‌ اتفاق‌ مي‌افتد، جدا مي‌شود. زيرا ارزشهاي‌ سازمان‌ بر افراد تاثير مي‌گذارد و در يك‌ فرايند طبيعي‌ غربال، صرفاً‌ افراد مشابهي‌ به‌ بالاي‌ سازمان‌ راه‌ پيدا مي‌كنند. بنابراين، مديران‌ سازمان‌ هر روز با نقطه‌نظرات‌ مشابهي‌ سروكار دارند و ممكن‌ است‌ فكر كنند كه‌ هرقدر در سازمان‌ ارتقاء مي‌يابند، اطلاعات‌ صحيح‌تر و نظرات‌ افراد متخصص‌ و متنوع‌تري‌ را دريافت‌ مي‌كنند، اما به‌ لحاظ‌ وجود اين‌ فيلترها (يعني‌ گفتن‌ آنچه‌ كه‌ ديگران‌ مي‌خواهند بشوند) واقعيت‌ درست‌ برعكس‌ اين‌ است;
-3 هرقدر در گروه‌ حس‌ به‌هم‌ پيوستگي‌ و اعتماد وجود داشته‌ باشد، افراد احساس‌ راحتي‌ بيشتري‌ براي‌ ابراز مخالفت‌ خواهند داشت‌ كه‌ البته‌ اين‌ امر تا نقطه‌اي‌ صدق‌ مي‌كند. از آن‌ حد به‌ بالا، افراد با خود مي‌گويند كه‌ اگر اعتراضي‌ كنند، كار گروه‌ پيچيده‌تر مي‌شود. براي‌ بسياري‌ از افراد احساس‌ تعلق، اهميت‌ بيشتري‌ از اتخاذ بهترين‌ تصميم‌ در گروه‌ دارد;
-4 وقتي‌ كه‌ گروه‌ با هم‌ رشد مي‌كنند، يكسري‌ باورهاي‌ مشتركي‌ در افراد شكل‌ مي‌گيرد و هركسي‌ اين‌ باورها را زيرسوال‌ ببرد به‌عنوان‌ مزاحم‌ تلقي‌ مي‌شود و فشار بر او زياد مي‌شود و به‌ جاي‌ تشويق‌ ابراز نظرات‌ مختلف، افراد را به‌ سازش‌ وامي‌دارند;
5-وقتي‌ كه‌ اعضا گروه‌ شامل‌ مديراجرايي‌ ارشد و كاركنان‌ مي‌شود. وفاداري‌ و حمايت‌ يكي‌ از دلايل‌ ديگري‌ است‌ كه‌ افراد را از انتقاد بازمي‌دارد;
-6 وقتي‌ كه‌ اشتياق‌ زيادي‌ براي‌ توافق‌ در گروه‌ وجود داشته‌ باشد، هر نوع‌ نشانه‌ مخالفت‌ ممكن‌ است‌ ناديده‌ گرفته‌ شود. و اگر يك‌ عضو درمورد موضوعي‌ سكوت‌ كند براي‌ ديگر اعضا موافقت‌ تلقي‌ مي‌شود;
-7 گروه‌ فكري‌ وقتي‌ ايجاد مي‌شود كه‌ گروه‌ تحت‌ فشار براي‌ تصميم‌گيري‌ باشد (مثلاً‌ تا ساعت‌ 5 بايد تصميمي‌ گرفته‌ شود)
8-مواردي‌ كه‌ افراد مايل‌ نيستند كه‌ رهبر گروه‌ زير سوال‌ قرار گيرد. اين‌ هم‌ يكي‌ از راههايي‌ است‌ كه‌ منجربه‌ گروه‌ فكري‌ مي‌شود.
‌يكي‌ از بهترين‌ راهها براي‌ جلوگيري‌ از پيامدهاي‌ گروه‌ فكري، حصول‌ اطمينان‌ از اين‌ است‌ كه‌ اعضاي‌ جلسه‌ غيرمتجانس‌ هستند. به‌عبارت‌ ديگر بايد مطمئن‌ شد كه‌ افراد با نقطه‌نظرات‌ مختلفي‌ در جلسات‌ تصميم‌گيري‌ و حل‌ مساله‌ حضور دارند. در بسياري‌ از جلسات‌ سازمانها سلسله‌ مراتبي‌ افراد ثابتي‌ شركت‌ مي‌كنند (مدير و كاركنانش). وقتي‌ كه‌ همه‌ افراد از يك‌ بخش‌ باشند و سابقه‌ و تجربه‌ مشابهي‌ هم‌ داشته‌ باشند و اين‌ افراد براي‌ جلسات‌ گزارش‌دهي‌ و استفاده‌ از اطلاعات‌ بسيار مناسب‌ هستند. اما وقتي‌ مشكلي‌ بروز مي‌كند بايد از افراد ديگري‌ دعوت‌ شود. مدير نه‌ تنها بايد از <گروه‌ فكري> جلوگيري‌ كند بلكه‌ بايد از فوايد مشاركت‌ و همكاري‌ هم‌ بهره‌ ببرد. به‌عبارت‌ ديگر اگر مدير اجازه‌ دهد نوع‌ مشكل‌ يا مساله، اعضاي‌ گروه‌ را تعيين‌ كند به‌طور طبيعي‌ يك‌ گروه‌ نامتجانس‌ انتخاب‌ مي‌شود. هرقدر گروه‌ نامتجانس‌تر باشد، نياز بيشتري‌ به‌ روشن‌ كردن‌ و سازمان‌ دادن‌ نقشها و فرايندها هست.
‌از ساير مشكلات‌ جلسات‌ مي‌توان‌ به‌ موارد زير اشاره‌ كرد:


1-مشخص‌ نبودن‌ اهداف‌ و انتظارات: يعني‌ براي‌ افراد جلسه‌ مشخص‌ نباشد كه‌ چرا دعوت‌ شده‌اند و چه‌ كاري‌ بايد انجام‌ دهند;
-2 وجود مشكلات‌ و مسائل‌ حل‌ نشده‌اي‌ درمورد قدرت‌ و اختيار: يعني‌ مشخص‌ نباشد كه‌ آيا افراد جلسه‌ قدرت‌ تصميم‌گيري‌ دارند;
3-اجتناب‌ از مساله: افراد جلسه‌ معتقد باشند كه‌ هيچ‌ مشكلي‌ وجود ندارد;
4-نگرش‌ منفي: افراد جلسه‌ باور داشته‌ باشند كه‌ نمي‌توانند درمورد مساله‌ كاري‌ انجام‌ دهند و تلاش‌ براي‌ حل‌ آن‌ زيرسوال‌ باشد;
-5 مشكل‌ ارتباطي: افراد جلسه‌ به‌ صحبتهاي‌ ديگران‌ گوش‌ نكنند و يا از صحبتهاي‌ آنها چيزي‌ متوجه‌ نشوند;
6-عدم‌ وجود محيط‌ مناسب: فضاي‌ جلسه‌ به‌ صورتي‌ باشد كه‌ افراد نتوانند به‌ راحتي‌ صداي‌ ديگران‌ را بشنوند و يا آنها را ببينند;
7-تضادهاي‌ شخصي‌ و فقدان‌ صداقت‌ در جلسه.
‌همچنين‌ يك‌ بررسي‌ كه‌ از 635 نفر مدير به‌عمل‌ آمده، نشان‌ مي‌دهد كه‌ مديران‌ از 75% جلساتي‌ كه‌ در آنها حضور يافته‌اند ناراضي‌ بودند. دليل‌ نارضايتي‌ آنان‌ در  زیر خلاصه‌ شده‌ است.

نحوه برگزاری جلسات و میتینگ های اداری  


جلسات و میتینگ ها راهی بسیار فوق العاده برای خلق ایده ها، توضیح و تفصیل افکار و اداره فعالیت های گروهی است. اما این برخورد رو در رو با اعضای گروه و همکاران، اگر با آمادگی قبلی نبوده و مدیریت صحیح نداشته باشد، شکست می خورد.


اهمیت آمادگی قبلی
برای اطمینان از اینکه همه ی افراد بتوانند مشارکتی موثر و کارآمد داشته باشند، خوب است زمانی را برای جلسه انتخاب کنید که افراد فرصت ایجاد آمادگی قبلی در خود را داشته باشند.
وقتی زمان و مکان میتینگ انتخاب شد، باید خود را برای سوالاتی که ممکن است از طرف شرکت کنندگان جلسه پرسیده شود، آماده کنید.

اگر شما مدیر جلسه هستید، خوب دستور جلسه ای با قید کامل و دقیق جزئیات تهیه کنید.
در این یادداشت ها، هدف اصلی و ساختار جلسه را طرح ریزی کنید و آن را در اختیار شرکت کنندگان نیز بگذارید. این کار باعث می شود همه ی شرکت کنندگان با آمادگی لازم برای بررسی هدف در جلسه شرکت کنند.
موفقیت یک میتینگ یا جلسه اداری به مهارت های رئیس جلسه بستگی دارد. برای اطمینان از موفقیت جلسه، رئیس باید کارهای زیر را انجام دهد:


تهیه دستور جلسه
ـ شروع بحث و تشویق دیگران به شرکت فعالانه در جلسه
ـ متعادل کردن روند جلسه—نه خیلی سریع و پرشتاب و نه خیلی کند
ـ خلاصه کردن بحث موردنظر و ارائه پیشنهادات در انتهای هر بخش از جلسه
ـ اطمینان یافتن از اینکه کلیه شرکت کنندگان خلاصه مذاکرات و صورت جلسات را دریافت کرده اند.
علاوه بر این نکات که به شما کمک میکند تا میتینگی پربار و سودمند داشته باشید، موارد مهم دیگری را نیز باید مد نظر قرار داد.


مدیریت و رهبری میتینگ
یکی از اصلی ترین کلیدهای موفقیت هر جلسه کاری، انتخاب صحیح شرکت کنندگان است. باید شرکت کنندگانی را انتخاب کنید که بتوانند تصمیمات خوب و ارزنده ای بگیرند و پیشنهادات سودمند ارائه دهند. تعداد شرکت کننده ها نباید از ۱۲ نفر تجاوز کند، حتی کمتر از این تعداد باشند هم بهتر است. این افراد باید اطلاعات لازم برای مباحثه درمورد مواردی که در صورت جلسه قید شده را دارا باشند.
ـ نكته:
کافی است فقط چند لحظه به مخارجی که این میتینگ برایتان در بر خواهد داشت فکر کنید. متوجه می شوید که راه انداختن میتینگ کاری تقریباً پرهزینه است، به همین خاطر مهم است که افرادی که در جلسه شرکت می کنند و هر دقیقه از زمان این میتینگ ارزش دار باشند.

پس افرادی را به جلسه دعوت کنید که حرفی برای گفتن داشته باشند و بتوانید از وجود آنها استفاده کنید. همچنین برای موضوعات و مشکلات ساده و پیش پا افتاده ای که می توان آنها را به راحتی با ایمیل یا نامه برطرف کرد، لازم نیست میتینگ تشکیل دهید.
اگر شما رهبر جلسه هستید، اطمینان حاصل کنید که افکار و ایده های همه ی افراد شرکت کننده در جلسه مطرح شود و اختیار عنان جلسه دست عده ای خاص نباشد و همه بتوانند آزادانه حرفهایشان را مطرح کنند.

بهتر است پس از پایان یافتن هر بخش از موارد ذکر شده در دستورجلسه، توقف کوتاهی کنید، بحث انجام گرفته را خلاصه بندی کنید و سپس به سراغ مبحث بعدی بروید.
وقتی یکی از موضاعات و اهداف دستورجلسه به نتیجه می رسد، مسئولیت آن را به یکی از افراد حاضر در جلسه بسپارید. برای جلوگیری از هرگونه سردرگمی و سوء تفاهم، عملیات را خلاصه کرده و در گزارشات صورت جلسه قید کنید.


زمانبندی
معمولاً گفته می شود که جلسات اداری نوعی اتلاف وقت هستد. در این قسمت راهکارهایی برایتان عنوان می کنیم که به شما کمک میکند چطور از اتلاف و هدر رفتن زمان در جلساتتان جلوگیری به عمل آورید.


جلسه را سر ساعت آغاز کنید.
ـ اگر کسی دیر سر جلسه حاضر شد، مطالب گفته شده را دوباره برای او ذکر نکنید، چون اینکار باعث می شود گمان کنند دیر آمدن سر جلسات اشکال و ایرادی ندارد و وقت ارزشمند دیگران را نیز هدر می دهد.
ـ زمان مشخصی برای اتمام جلسه در نظر گیرید و تا هر زمان که دوست دارید جلسه را طول ندهید.
ـ برای اینکه بتوانید بهتر وراحت تر مطالب لازم را تا زمان تعیین شده برای اتمام جلسه برسانید، می توانید موضوعات دستورجلسه را به ترتیب اهمیت فهرست کنید، با این کار اگر وقت کم بیاورید، بررسی موضوعات مهم را از دست نداده اید.
ـ اگر به همه ی مضوعات دستورجلسه رسیدگی به عمل آورده اید و مسئله دیگری بر جا نمانده است، می توانید قبل از رسیدن وقت اتمام جلسه، جلسه را پایان دهید.


تهیه گزارش کار
تصمیمات اتخاذ شده و عملکردهای توافق شده را می توانید در این گزارش کار ذکر کنید. در جلسات بعدی می توانید از این گزارش کار به عنوان مروری بر تصمیمات و عملکردهای قبلی استفاده کنید و با این روش پیشرفت بیشتری در کارها روی می دهد.
سبک نگارش این گزارش کار یا صورت جلسه بستگی به موقعیت دارد.

در موقعیت ها ی مهم و بحرانی و زمانیکه ثبت گزارش اهمیت زیادی دارد ، این صورت جلسات باید تفصیلی بسیار دقیق باشند.

در شرایط معمولی این صورت جلسات می تواند فهرست ساده ای از تصمیمات اتخاذ شده و عملکردهای توافق شده باشد. اندازه این گزارشات باید برحسب نیاز باشد، تا حد ممکن خلاصه و با ذکر کلیه اطلاعات لازم. تهیه چنین گزارش کاری ساده تر و سریعتر خواهد بود.
رئیس جلسه باید این گزارش کار را تا ۲۴ ساعت پس از اتمام جلسه در اختیار شرکت کنندگان قرار دهد و اگر اینکار در همان روز جلسه صورت گیرد، چه بسا بهتر خواهد بود.

اثربخشي جلسات
اصولاً جلسه به چه منظوري برگزارمي شود؟

در دنياي امروز بخشي از زندگي و ساعات گرانبهاي عمر همه ما در جلسات سپري مي‌شود. برگزاري جلسات جزء جدائي ناپذير دنياي سازماني ما است. برگزاري اين گونه جلسات با هزينه‌هاي سنگين همراه هستند كه مهمترين بخش اين هزينه‌ها، وقت گرانبهاي مديران و اعضاي شركت كننده در جلسات است. اگر چه گاهي در نظام اداري ما برگزاري تعداد جلسات به عنوان يكي از شاخص‌هاي موفقيت در ارزيابي عملكرد تبيين شده است، ولي از نظر اصولي تا حد امكان از تشكيل جلسات بايد خودداري گردد و سعي گردد مسائل از راه‌هاي كم هزينه‌تري حل و فصل شود. بر پايي يك جلسه هم مي‌تواند به ياري مديران بشتابد و راهگشا باشد و هم مي‌تواند بهترين ساعات كاري آنها را هدر دهد.
اصولاً جلسه به چه منظوري برگزارمي شود؟ پاسخ بايد گويا و هدفمند باشد.اگر در فكر تشكيل جلسه‌اي هستيد،اول از خودتان بپرسيد :

2-1- آيا مقصود روشن و مهمي براي تشكيل جلسه وجود دارد؟ (هيچ وقت به دليل اينكه چون هر صبح شنبه جلسه داشته‌ايد يا اگر موري براي بحث نداريد جلسه تشكيل ندهيد).
2-2. جلسه شما ممكن است براي كداميك از منظورهاي زير تشكيل شود ؟
1- اشتراك تجربه
2- كسب اطلاعات از ديگران
3- دادن اطلاعات به ساير افراد
4- آموزش تحرك ذهني براي نظريه‌هاي جديد
5- حل مشكلات
6- ارزيابي پيشنهادات
7- تصميم‌گيري
8- طرح شكايات
9- پند گرفتن
10- به ديگران پند دادن
11- بالا بردن روحيه گروه
12- تعيين هدف / تاريخ اتمام كار
13- مشورت براي نحوه استفاده از سود حاصله

2-3- آيا مي‌دانم كداميك از منظورهاي فوق از همه مهمتر است؟ در موارد ذيل جلسه تشكيل ندهيد :
–         اگر نمي‌دانيد از نظرات ديگران چه مي‌خواهيد
–         مطلب به خصوصي براي گفتگو نداريد
–         به نظرات ديگران احتياجي نداريد
–         ازجلسه به عنوان جايگزين كار استفاده شود
–         اگر كاري كه مي‌خواهيد انجام دهيد تصميم خود را گرفته‌ايد
–         اگر دخالت ديگران برنامه شما را پيچيده‌تر كند
–         براي تصديق كوركورانه نباشد   
درهريك ازمواردفوق بهترين راه حل براي شما همان لغو جلسه است، زيرا انجام ندادن بسياري از فعاليت‌هايي كه انجام مي‌دهيد خود نوعي بهره وري است.
در موارد ذيل برگزاري جلسات توصيه مي‌شود :
–         مي‌خواهيد اطلاعاتي را در اختيار عده زيادي قرار دهيد،
–         به آراي ديگران در مورد ايده خود نيازمنديد،
–         به موافقت يكپارچه اعضاء احتياج داريد،
–         اگر در رابطه با ايده‌اي مي‌خواهيد به اعضاء انگيزه و نيرو بدهيد.
برگزاري جلسات در نظام اداري اجتناب‌ناپذير است اما چه كنيم كه كمتر جلسه برگزار شده و جلسات تشكيل شده نيز در زمان كم و اثربخش باشد .

اداره جلسه :
      از برگزاري جلسات در سازمانها زياد انتقاد مي‌شود.جلسات متعددي تشكيل مي‌شود كه باعث اتلاف وقت با ارزش مي‌شود و با در نظر گرفتن حقوق افراد شركت كننده در آنها ،گران تمام مي‌شود.

جلسه فرصت زيادي براي افراد ورّاج ايجاد مي‌كند. جلسه باعث كند شدن سرعت تصميم‌گيري و كم شدن شهامت افراد براي توكل و تهور مي‌شود. در آنها روي چيزهاي پيش پا افتاده بحث مي‌شود و موارد حقيقي ناديده گرفته مي‌شود و غيره.

      در عين حال بسياري از كارهاي سازمان نمي‌تواند بدون طرح در جلسات انجام شود. جلسات ما را قادر به همفكري و كسب اطلاعات از يكديگر مي‌كنند.

جلسه مي‌تواند اطمينان دهد افرادي كه نقطه نظرات مخالفي دارند از طرح آنها در جمع احساس رضايت مي‌كنند. آنها مي‌توانند منتج به ساخته شدن گروهها و هماهنگ شدن بهتر فعاليتها شوند.

آنها مي‌توانند نظرات و راه‌حل‌هاي بهتري نسبت به راه‌حل‌هاي افراد وقتي به طور جداگانه كار مي‌كنند ارائه دهند و غيره.

  دلايل زيادي براي بي‌فايده شدن جلسات وجود دارد براي مثال ممكن است تشكيل جلسه لازم نباشد يا در وقت مناسبي تشكيل نشود يا كنترل ضعيفي داشته باشد. اما واقعيت اصلي اين است كه جلسات اجتناب‌ناپذيرند.

 پس چگونه مي‌توانيم بدون گرفتار شدن در دام، تمام فوايد را درو كنيم پاسخ اين است كه بايد جلسات را خوب ترتيب دهيم، اعم از اينكه رئيس جلسه يا فقط شركت كننده آن هستيم.

بايد به چهار جنبه اصلي جلسات توجه كنيم :
ارزیابي جلسه- تشكيل جلسه- رياست بر جلسه- شركت در جلسه


      به همين منظور آسيب‌شناسي از چگونگي برگزاري جلسات، مديريت جلسات و اقدامات بعد از برگزاري جلسات لازم و ضروري است و بايد به دنبال يافتن پاسخ سئوالات ذيل باشيم ؟ آيا جلساتي كه برگزار مي‌شوند ضرورت دارند ؟ آيا جلسات بر اساس اهداف مشخص تشكيل مي‌شوند ؟ آيا زمان شروع و پايان جلسات در دعوت نامه‌ها قيد مي‌شوند ؟ آيا زمان برگزاري جلسات مناسب است ؟ آيا زمان مشخص بر هر يك از دستورات كار جلسات مشخص مي‌شود ؟ آيا مستندات لازم و انتظارات به مدعوين اطلاع‌رساني مي‌شود ؟ آيا دستور كار جلسات بر اساس اهميت تنظيم مي‌شوند ؟ مدت زمان ارسال دعوت به جلسات چند روز است ؟ فاصله زماني بين ارسال و دريافت صورت‌جلسات توسط مدعوين چقدر است ؟ آيا جلسات در زمان مشخص شده برگزار مي‌شوند ؟ آيا جلسات در زمان مقرر به اتمام مي‌رسند ؟ آيا همه دستور كارها بررسي مي‌شوند ؟ ميزان تأخير در شروع جلسات چقدر است ؟ چند درصد شركت كنندگان خودشان شخصاً شركت نكرده‌اند ؟ آيا جلسات بر اساس دستورالعمل‌ها پيش مي‌روند ؟ ميزان مشاركت اعضاء چقدر است ؟ چقدر وقت جلسه رارئيس جلسه مي‌گيرد ؟ چقدر وقت جلسه رادبير جلسه مي‌گيرد ؟ فاصله زماني براي ارسال صورت جلسات چقدر است ؟ ميزان رضايت اعضاء جلسه چقدر است ؟ چرا تعدادي از اعضاء به صورت فعالانه در دستور كار جلسات مشاركت نمي‌كنند ؟
جلسات بي حاصل احتمالاً بزرگترين عامل اتلاف وقت در موسسات دولتي و بازرگاني است. جلسات بخش ناگزيري از محيط هاي كاري مدرن است ولي برگزاريهاي آنها بايد ضروري تشخيص داده شده و مفيد باشد در غير اين صورت به هيچ وجه نبايد جلسه تشكيل شود. از توصيه هاي زير براي اثر بخشي جلساتتان استفاده كنيد.


• اهداف جلسه را مشخص كنيد: در طول مدت جلسه چه كار انجام خواهيد داد. هدفتان چيست؟ 
• دستور جلسه تنظيم كنيد : تقريباً دليل شكست همه تلاشها ناشي از عدم برنامه ريزي آگاهانه است و جلسات نيز از اين قاعده مستثني نيستند.قبل از اينكه هر كس موضوعي را به جلسه تحميل كند. يك دستور كلي براي جلسه تهيه كنيد. 
• شركت كنندگان در جلسه را محدود سازيد: معمولاً وقتي تعداد شركت كننده افزايش مي بابد ، جلسه كم بازده مي شود. بنا براين،. موقع تصميم گيري در مورد تعداد افراد شركت كننده در جلسه ، سخت گير باشيد. 
• بر موضوعهاي دستور جلسه تمركز كنيد: معمولاً جلسات موقعي مفيد و اثر بخش مي شود كه توجه افراد به موضوعهاي دستور جلسه تمركز شود. 
• وقت شناس باشيد: اگر قرار است جلسه اي در ساعت 8 شروع شود ، آن را درست سر ساعت 8 شروع كنيد. 
• زمان اتمام جلسه را تعيين كنيد: جلسات نه تنها بايد به موقع شروع شود بلكه بايد به موقغ نيز تمام شود. 
• زمان جلسه را تعيين كنيد: بهترين زمان براي برگزاري جلسات ساعت 11 صبح و 4 بعد از ظهر است. 
• جلسه را بدون وقفه اجرا كنيد: هرگز اجازه ندهيد در جلسه وقفه اي ايجاد شود مگر اينكه وضع اضطراري به وجود آيد. 
• بلند شويد و ايستاده صحبت كنيد: اگر شما نيازمند يك جلسه كوتاه هستيد كه بيش از 10 دقيقه به طول نمي انجامد سعي كنيد ايستاده جلسه را اجرا كنيد. 
• مكان مناسبي براي جلسه انتخاب كنيد: محل جلسه بر روي چگونگي كاركرد جلسه تاثير دارد. محل مناسب جلسه ، جلسه خوبي را تضمين نمي كند ، اما اتاق جلسه نا مناسب به بد شدن جلسه كمك مي كند.

چگونه جلساتی اثر بخش داشته باشیم؟

جلسات بي حاصل احتمالاً بزرگترين عامل اتلاف وقت در موسسات دولتي و بازرگاني است. جلسات بخش ناگزيري از محيط هاي كاري مدرن است ولي برگزاريهاي آنها بايد ضروري تشخيص داده شده و مفيد باشد در غير اين صورت به هيچ وجه نبايد جلسه تشكيل شود. از توصيه هاي زير براي اثر بخشي جلساتتان استفاده كنيد:


1- اهداف جلسه را مشخص كنيد
در طول مدت جلسه چه كار انجام خواهيد داد. هدفتان چيست؟

2- دستور جلسه تنظيم كنيد
تقريباً دليل شكست همه تلاشها ناشي از عدم برنامه ريزي آگاهانه است و جلسات نيز از اين قاعده مستثني نيستند.قبل از اينكه هر كس موضوعي را به جلسه تحميل كند. يك دستور كلي براي جلسه تهيه كنيد.

3- شركت كنندگان در جلسه را محدود سازيد
معمولاً وقتي تعداد شركت كننده افزايش مي بابد ، جلسه كم بازده مي شود. بنابراين، موقع تصميم گيري در مورد تعداد افراد شركت كننده در جلسه، سخت گير باشيد.

4- بر موضوعهاي دستور جلسه تمركز كنيد
معمولاً جلسات موقعي مفيد و اثر بخش مي شود كه توجه افراد به موضوعهاي دستور جلسه تمركز شود.

5- وقت شناس باشيد
اگر قرار است جلسه اي در ساعت 8 شروع شود، آن را درست سر ساعت 8 شروع كنيد.

6- زمان اتمام جلسه را تعيين كنيد
جلسات نه تنها بايد به موقع شروع شود بلكه بايد به موقغ نيز تمام شود.

7- بهترین زمان را برای جلسات تعيين كنيد
بهترين زمان براي برگزاري جلسات ساعت 1۰ صبح و 4 بعد از ظهر است.

8- جلسه را بدون وقفه اجرا كنيد
هرگز اجازه ندهيد در جلسه وقفه اي ايجاد شود مگر اينكه وضع اضطراري به وجود آيد.

9- در صورت امکان ايستاده صحبت كنيد
اگر شما نيازمند يك جلسه كوتاه هستيد كه بيش از 10 دقيقه به طول نمي انجامد سعي كنيد ايستاده جلسه را اجرا كنيد.

10- مكان مناسبي براي جلسه انتخاب كنيد
محل جلسه بر روي چگونگي كاركرد جلسه تاثير دارد. محل مناسب جلسه ، جلسه خوبي را تضمين نمي كند ، اما اتاق جلسه نا مناسب به بد شدن جلسه كمك مي كند.

11- تهیه صورتجلسه فراموش نشود
سعی کنید کسی که در نوشتن صورتجلسه مهارت دارد به عنوان منشی ثابت جلسات انتخاب نمایید و از او بخواهید موارد لازم را حتما پیگیری نماید

‌با گسترش‌ و پیچیده‌تر شدن‌ ساختارها و فعالیتهای‌ سازمانها، شیوه‌ تشکیل‌ جلسات‌ و اداره‌ موثر آنها نیز پیچیده‌تر شده‌ و خود به‌عنوان‌ فن‌ و مهارت‌ خاصی‌ درآمده‌ است‌ که‌ سطوح‌ مختلف‌ مدیران‌ ناگزیر از اکتساب‌ این‌ فن‌ و مهارت‌ هستند. آشنایی‌ با فنون‌ و روشهای‌ تشکیل‌ جلسه‌ و استفاده‌ موثر از آن‌ به‌عنوان‌ یکی‌ از عوامل‌ موفقیت‌ و نفوذ مدیران‌ در سازمان‌ درآمده‌ است.

‌ ‌عدم‌ موفقیت‌ جلسات‌ معلول‌ عوامل‌ متعددی‌ است‌ که‌ درمجموع‌ در چگونگی‌ اعمال‌ مدیریت‌ خلاصه‌ می‌شود. برنامه‌ریزی‌ قبلی، تهیه‌ به‌ موقع‌ دستور کار، انتخاب‌ اعضای‌ مناسب‌ و کارآمد، تخصیص‌ مکان‌ و تسهیلات‌ لازم، زمان‌ مناسب، استفاده‌ موثر از وقت، تعیین‌ اهداف‌ جلسه، تبیین‌ مسائل‌ و مشکلات‌ درجلسه، تعیین‌ ضوابط‌ و مقررات‌ برای‌ مدیریت‌ جلسه‌ و ارزشیابی‌ جلسه‌ از عوامل‌ موثر در بهبود کیفیت‌ و اثربخشی‌ جلسات‌ محسوب‌ می‌شود. نیل‌ به‌ مقصد مذکور مستلزم‌ تجهیز مدیران‌ به‌ روشهای‌ مناسب‌ اداره‌ جلسات‌ است

چرا اكثر مردم شنوندگان خوبي نيستند ؟

از ميان چهار مهارت تبادل نظر كه ما هر روز از آن استفاده مي كنيم (گوش دادن، صحبت كردن، خواندن و نوشتن)

بيش از يك سوم زمان بيدار ما به شنيدن مي گذرد. با اين حال كمترين ميزان آموزش ازآن گوش دادن است.

قواعد گوش دادن

موسسه سيپري كه به دليل توجه خاص به مسايل گوش دادن شهرت دارد چند راه براي بهتر گوش دادن توصيه مي

كند:

• در برابر عوامل حواس پرتي مقاومت كنيد.

• ببينيد در سخناني كه داريد مي شنويد چه چيز جالبي براي شما وجود دارد.

• محتواي سخن را بسنجيد نه نحوه ارايه آن را.

• قبل از اينكه صحبت را به طور كامل بشنويد درباره آن بحث يا قضاوت نكنيد.

• براي دست يافتن به نظريات و موضوعات مهم گوش كنيد نه فقط براي كسب اطلاعات.

• تا حد ممكن خوب گوش كنيد و نشان دهيد كه به موضوع علاقه منديد.

• فكر خود را باز نگه داريد و به سرعت و از روي احساسات جواب ندهيد .

• سعي كنيد در مواجهه با صحبت كنندگان كند و خسته كننده حواستان پرت نشود.

• اگر مي خواهيد افراد خوب گوش كنند به آنها پاداش دهيد و اين مساله را درفرآيند ارزيابي خود از كاركنان

بگنجانيد در غير اين صورت هيچكس خوب گوش كردن را جدي نمي گيرد.

گوش دادن انعكاسي

از روش هاي آساني كه مي تواند به شما كمك كند تا بهتر مذاكره كنيد همين گوش كردن انعكاسي است. اين روش

ساده و مهم به طرف مقابل نشان مي دهد كه به حرفهايش گوش مي دهيد. براي مثال بگوييد: “من مي فهمم شما چهمي گوييد”، “متوجه هستم” و با تكان دادن سر علاقه منديتان را به بحث وي نشان دهيد. در اين صورت وي مي فهمدكه خودش و كلامش براي شما مهم بوده است. به دليل آنكه در اكثر بحث ها و مذاكرات ميان مردم چيزي به ناماختلاف، جروبحث يا سو تفاهمات وجود دارد به بررسي چند راه براي مقابله با اختلافات مي پردازيم:

مقابله آرام

بر طبق اين روش، شما بايد بسيار مدبرانه و روشن با وضعيت روبرو شويد. در پايان كار اگر به اين سه سوال جواب مثبت

بدهيد در استفاده از اين شيوه موفق بوده ايد:

-1 آيا رفتار طرف شما عوض شده است؟

-2 آيا طوري عمل كرده ايد كه عزت نفس طرف خود را جريحه دار نكنيد؟

-3 آيا رابطه دو جانبه را حفظ كرده ايد؟

براي استفاده از اين روش موارد زير را رعايت كنيد:

• احساسات خود را كنترل كنيد و هيچ وقت بيش از اندازه احساساتي نشويد.

• شكايت نكنيد. شكايت مداوم از رفتار يك نفر هيچ چيز را عوض نمي كند. اگر زياد شكايت كنيد مردم از

اطرافتان دور مي شوند.

• آنچه را مي خواهيد بگوييد اول تمرين كنيد.

• صدا ، حالات چهره و بدنتان را كنترل كنيد.

• موعظه نكنيد . مردم از موعظه و سرزنش بيزارند.

• به حرف طرف مقابل گوش دهيد و كلامش را قطع نكنيد.

• رفتار نا مطلوبي را كه سعي داريد تغيير دهيد توصيف كنيد و در انجام اين كار واقع بين باشيد.

• انتظارات خود را به طور واضح بيان كنيد.

• به جواب طرف مقابل خود گوش دهيد.

• از طرف خود قول يا موافقت بگيريد. به عنوان مثال از او بپرسيد: “آيا با خواسته من موافقيد؟” در حال

پرسش مستقيم در چشمهايش بنگريد و موافقت را در آنها جستجو كنيد.

خلع سلاح كردن طرف مقابل

گاهي ادعاي طرف شما برحق است. در اين صورت اگر واقعيت را منكر شويد مشكل باقي خواهد ماند. پس با پذيرش واقعيت او را در همان مرحله خلع سلاح كنيد.

برخورد با عصبانيت

هيچ وقت به طرف مقابل نگوييد عصباني نباش. در عوض او را ترغيب كنيد علت آن را به شما بگويد. به هنگام رويارويي با يك فرد عصباني مي بايستي: به حرفش گوش دهيد، با او جروبحث نكنيد، با او همدلي كنيد .

متوسل شدن به يك طرف ثالث قوي

برخي مشكلات را دو طرف نمي توانند حل كنند. بنابراين شما به گروه سومي متوسل مي شويد كه راهي را پيشنهاد ميكند كه به ضرر يا نفع طرفين نباشد.

• تصورات ذهني را كه از نظرات يكديگر داريد با هم در ميان بگذاريد.

• اگر كسي شما را به بازي گرفت به وي بفهمانيد كه مي دانيد او چه مي كند.

مراجعين ناخوانده

مراجعين ناخوانده، افرادي هستند كه بدون دليل يا بدون هماهنگي نزد شما مي آيند و با توجه به اينكه مي خواهند وقت شما را بگيرند، جزو غاصبان زمان محسوب مي شوند. براي مقابله با چنين افرادي، مواردي وجود دارد كه باعث برخورد با ايشان مي شود كه عبارتند از

از تماس چشمي با آنها بپرهيزيد.

يكي از ابزار هاي مهم در ارتباطات موثر حفظ تماس چشمي مي باشد، يعني مادامي كه فردي با شما صحبت

مي كند مي بايست به وي نگاه كنيد تا ارتباط موثري داشته باشيد. در غير اينصورت و عدم تماس چشمي

ارتباط ناموثر خواهد بود و موجب مي شود مخاطب هر چه سريع تر دفتر كار شما را ترك نمايد.

به آنها اجازه نشستن ندهيد.

هرگاه مراجعه كننده اي بدون هماهنگي وارد دفتر شما شد به جهت احترام گذاشتن به وي، از جاي خود

برخيزيد ولي فراموش نكنيد كه در اين حال، دوباره ننشينيد و به حالت ايستاده بمانيد. تا زماني كه ايستاده

ايد، او به خود اجازه نشستن نمي دهد و مجبور است مورد خود را به صورت سرپايي ارايه نمايد و خارج شود.

اين نوع برخورد را جلسه سرپايي مي نامند كه كوتاه ترين نوع جلسات محسوب مي شود.

هدايت به سمت در خروجي

وقتي مراجعه كننده اي ناخوانده وارد اتاق شده است مي توانيد به آهستگي در كنار او قرار گرفته و او را تشويق

به قدم زدن كنيد و با خود همراه سازيد.

در اين حالت هر دو در حال صحبت كردن به سمت در خروجي مي رويد و در آستانه در و در حين صحبت، در را باز مي كنيد. وي هر چه سريع تر صحبت را خاتمه داده و خارج

مي شود.

هماهنگي زماني

به همكاران و مراجعين ياد بدهيد كه جهت ارتباط رو در رو با شما، وقت بگيرند. اين امر باعث مي شود تا

ايشان بياموزند كه شما فرد پر مشغله اي هستيد و زمان كافي براي صحبت هاي غير ضروري و درد دل هاي

بي ارزش نداريد.

تعيين زمان ملاقات

با مدير خود مشورت كنيد تا در طي هفته ساعاتي را مشخص نمايد تا مراجعين فقط در ساعت مشخص شده

اجازه ورود به دفتر ايشان را داشته باشند و در غير اين صورت از پذيرش ايشان در ساير ساعات جلوگيري

كنيد.

چگونه يك صورت جلسه بد ننويسيم!

بي شك براي شما هم پيش آمده است كه مسئول تدوين صورت جلسه كامل و دقيقي براي يك جلسه شده باشيد. معمولا هنگام تدوين اولين صورت جلسه امكان توجه به تمام زواياي تنظيم يك صورت جلسه مناسب سخت است، چرا كه صورت جلسه مورد نظر بايد علاوه بر اينكه اهداف و نيازهاي جلسه را برآورده مي نمايد بتواند بعنوان مرجع مناسبي در آينده نيز مورد استناد قرار گيرد.

اگر در خود صبر و حوصله كافي سراغ داريد، مي توانيد با خواندن اين دست نوشته و مرور مستمر آن قبل از تدوين صورت جلسات آتي، دانش كافي براي تدوين صورت جلسات رسمي را آموخته و با نوشتن حداقل ده صورت جلسه با توجه به مباني مطرح در اين دست نوشته، به مهارت كافي در تدوين يك صورت جلسه مناسب دست يابيد.  بدين منظور كافيست پنج گام تشريح شده را به ترتيب مدنظر قرار دهيد.

گام اول: استفاده از يك الگوي مناسب                                                                                

اگر مي خواهيد هنگام نوشتن صورت جلسه، براي يادآوري اطلاعات عمومي جلسه و همچنين ثبت نكات كليدي زمان زيادي را صرف نكنيد، بايد قبل از برگزاري جلسه براي آن آماده شويد. از اين رو هميشه يك الگوي مناسب براي يادداشت اطلاعات جلسه و نكات مطرح شده در آن همراه داشته باشيد.

شما مي توانيد به راحتي از الگوي پيشنهادي در اين دست نوشته استفاده كرده و يادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حين آن با ثبت در اين الگو و يا الگوهاي مشابه انجام دهيد.

گام دوم: يادداشت هاي قبل از جلسه

زمان هاي ابتدايي جلسه كه معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضاي جلسه، با كندي و تشويش خاطر سپري مي شود موقع مناسبي براي تنظيم بخش هاي عمومي يك صورت جلسه است.

محل برگزاري، ساعت شروع، تاريخ برگزاري، موضوع جلسه، نام دبيرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومي يك جلسه هستند كه در اكثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص مي باشند و شما مي توانيد قبل از رسمي شدن جلسه اين اطلاعات را در صورت جلسه يادداشت كنيد.

بدين ترتيب علاوه بر اينكه بخشي از صورت جلسه را تنظيم كرده ايد، از اتلاف وقت خود نيز جلوگيري نموده ايد.

گام سوم: جمله آغاز كننده

معمولا در تدوين هر نوشته اي جمله شروع كننده بسيار مهم و راهگشا است. اگر نمي دانيد متن صورت جلسه را چگونه بايد آغاز كنيد از اين جمله پيشنهادي استفاده نماييد:

 اين جلسه با حضور اعضاي ذيل برگزار گرديد.

يادآوري: اين جمله ساده علاوه بر اينكه راهگشاي تداوم نگارش صورت جلسه مي تواند باشد، هدايتگر خوبي براي توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اسامي حاضرين در جلسه مي باشد كه نام آنها معمولا در ذيل صورت جلسه ثبت مي گردد.

جملات بعدي بستگي به ذوق و سليقه شما در نگارش صورت جلسه دارد كه مي توانيد از الگوهاي ذيل و يا تركيبي از آنها استفاده نماييد. ليكن به آنها محدود نشويد.

  • هدف اين جلسه عبارت است از …
  • پيرو بررسي مفاد صورت جلسه قبلي و مذاكرات انجام يافته حين جلسه، نتايج ذيل حاصل گرديد:
  • در ابتداي جلسه آقاي/ خانم … در خصوص … توضيحات لازم را ارايه نمودند.

گام چهارم: ثبت نكات كليدي و مصوبات جلسه

به خاطر داشتن نكات مطرح در اين دست نوشته، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواسته هاي ذينفعان هر جلسه سبب ساز كسب مهارت در تدوين به هنگام (حين جلسه) و دقيق يك صورت جلسه خواهد گرديد.

ليكن تا زمان كسب چنين مهارتي كافيست نكات كليدي جلسه و مصوبات آنرا يادداشت نماييد و پس از جلسه و با آسودگي خاطر صورت جلسه اصلي را تنظيم و منتشر نماييد.نكات اصلي جلسه كه لازم است كليات ويا جزييات اين نكات (بسته به اهميت و خواسته هاي صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از:

  • خلاصه مذاكرات انجام يافته حين جلسه با قيد نام فرد مطرح كننده،
  • عناوين پيشنهاد هاي مطرح شده در جلسه با قيد نام پيشنهاد دهنده،
  • شرح مصوبات جلسه با قيد مشخصات زماني و مسئول اجراي هر مصوبه.

ثبت دقيق و كامل مصوبات جلسه نيز مهمترين بخش تدوين يك صورت جلسه است.

روش كامل ثبت مصوبات جلسه بايد مبتني بر الگوي 5W-H به شرح ذيل باشد:

  • شرح موضوع مصوبات (what)،
  • نام محل اجراي مصوبه (where)،
  • نام فرد مسئول (who)،
  • زمان دقيق اجراي مصوبات (when)،
  • دلايل اجراي مصوبه (why)،
  • چگونگي انجام مصوبه (how).

يادآوري: در برخي موارد و به دلايل مختلف امكان ثبت كامل نكات ياد شده براي مصوبات جلسه نيست ليكن ضروري است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زماني اجراي مصوبه حتما در كنار مصوبه قيد گردد.

توصيه مي گردد براي راحتي نوشتن و پيگيري هاي بعدي، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد. به مثال ذيل توجه نماييد.

خلاصه مطالب و مصوبات جلسهمسئول انجامتاریخ انجام
معرفي اين دست نوشته به كليه علاقه مندانكليه خوانندگانبدون فوت وقت

گام پنجم: ثبت اطلاعات تكميلي

ثبت ساعت خاتمه، تكميل اسامي و سمت حاضرين در جلسه، ثبت اسامي غايبين جلسه، درج شماره صفحه و شماره كل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضرين در صورت امكان و حصول اطمينان از تكميل بودن صورت جلسه گام پاياني تدوين يك صورت جلسه خوب است.

پس از حصول اطمينان از تكميل تمامي قسمت هاي يك صورت جلسه مطابق الگوي پيشنهادي، به تعداد لازم از صورت جلسه تكثير نموده و آنها را براي ذينفعان جلسه ارسال نماييد.

يادآوري: توصيه مي گردد صورت جلسه را به صورت الكترونيكي تدوين نموده و فايل آن را براي ذينفعان جلسه ايميل نماييد. 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *